Reuniones. Nos gusta hacerlo en nuestro pequeño país de pólder. Me gusta y sobre todo mucho. Aunque pretenden resolver problemas y tomar decisiones juntos, muchas veces logran lo contrario. Una cultura de reuniones requiere mucho tiempo y causa más problemas en lugar de menos. Probablemente conozcas la sensación: reuniones que duran horas, cuando en realidad solo podrían durar una hora. Si se le pregunta a un empleado promedio cuál es su mayor frustración, es muy probable que las reuniones estén en la lista de nominados. ¿Son efectivas sus reuniones?
Reuniones y reuniones efectivas
Por lo tanto, nuestras reuniones son a menudo motivo de irritación y cuestan más tiempo del que ahorran. Las reuniones efectivas pueden ahorrar y generar dinero. El mayor problema es que las reuniones suelen carecer de estructura. Llegamos a la reunión con nuestros colegas completamente desprevenidos, sin saber exactamente qué se discutirá, cuál es el objetivo, cuál debería ser el resultado y quién hablará. El resultado: nuestras reuniones a menudo tratan más de cómo y qué se discutirá, en lugar de abordar el tema real por sus cuernos. Al agregar más estructura al proceso, se obtienen reuniones que SÍ producen resultados. Nos gustaría compartir con usted algunos consejos de nuestros años de experiencia.
Consejos para reuniones efectivas
Una agenda y una preparación estrictas
Si falta una agenda, los participantes no pueden prepararse y no hay un hilo conductor al que adherirse. El resultado es que la reunión durará más de lo necesario por falta de estructura. Así que asegúrese de que el líder de la reunión siempre envíe una agenda a más tardar 2 días antes de la reunión.
organización
Muchos edificios de oficinas tienen escasez de espacio para reuniones. A menudo se olvidan las reservas. Para llevar a cabo reuniones efectivas, se debe organizar la logística. ¿Con qué frecuencia experimentas que tú y tus compañeros dedican 10 minutos a buscar un espacio? Todo esto es a expensas del tiempo de reunión.
Toma tu cronómetro
Una reunión nunca debe durar más de 60 a 90 minutos. Simplemente no podemos mantener nuestra concentración por tanto tiempo. Coge el reloj y enciende el cronómetro. Esto te obliga a ser eficaz y centrarse en las prioridades.
Reunión de pie
Hemos estado sentados todo el día. Lo mismo ocurre con las reuniones. La mitad del equipo se recuesta en la silla, lo que no favorece precisamente la eficacia y la interacción de la reunión. Así que celebrar reuniones estando de pie, realmente funciona. Además, ¡es mucho mejor para tu cuerpo!
La ronda de las 'emociones'
Los temas del día traen consigo muchas emociones en la oficina. Euforia, frustración, irritación, estrés. Las reuniones se suelen utilizar para expresar estas emociones. Por supuesto que es importante expresar emociones, pero no sirve de nada hacerlo durante toda la reunión. Por tanto, empieza o finaliza la reunión con una 'ronda de emociones' en la que todos puedan expresarse.
hacer un resumen
Nos reunimos durante unas horas, discutimos todo y luego nos separamos y ya no sabíamos realmente de qué se habló ni a quién le asignaron qué tareas. Rara vez se llegan a acuerdos concretos al final de la reunión. Es aconsejable encargar a alguien la tarea de crear un resumen que enumere los puntos de acción para cada persona. Una especie de resumen, que incluye división de tareas y planificación.
El liderazgo comienza con el autoconocimiento.
Los líderes eficaces conocen sus fortalezas y debilidades. Saben cuándo guiar y cuándo delegar. Este autoconocimiento no surge automáticamente, sino que requiere reflexión consciente y disposición para recibir retroalimentación. Pregunte regularmente a su equipo cómo perciben su liderazgo y tome en serio sus opiniones.
Un error común entre los líderes es creer que deben tener la respuesta a todo. En realidad, los mejores líderes son aquellos que hacen las preguntas adecuadas, valoran la experiencia de los miembros de su equipo y se atreven a admitir cuando desconocen algo. Eso no es debilidad, sino fortaleza.
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