Réunions. Nous aimons le faire dans notre petit pays des polders. J'aime ça, et surtout beaucoup. Bien que destinés à résoudre des problèmes et à prendre des décisions ensemble, ils aboutissent souvent au contraire. Une culture de réunion prend beaucoup de temps et cause plus de problèmes que moins. Vous connaissez probablement ce sentiment : des réunions qui durent des heures, alors qu’elles pourraient en réalité ne durer qu’une heure. Demandez à un employé moyen quelle est sa plus grande frustration et il y a de fortes chances que les réunions figurent sur la liste des nominés. Vos réunions sont-elles efficaces ?

Des réunions efficaces

Nos réunions sont donc souvent source d’irritation et coûtent plus de temps qu’elles n’en font gagner. Des réunions efficaces peuvent permettre d’économiser et de générer de l’argent. Le plus gros problème est que les réunions manquent souvent de structure. Nous entrons dans la réunion avec des collègues sans être complètement préparés, sans savoir exactement de quoi nous parlerons, quel est l'objectif, quel devrait être le résultat et qui prendra la parole. Résultat : nos réunions portent souvent davantage sur la manière et le contenu des discussions, plutôt que sur le sujet lui-même par les cornes. En ajoutant plus de structure au processus, vous obtenez des réunions qui produisent des résultats. Nous aimerions partager avec vous quelques conseils issus de nos années d’expérience.

Conseils pour des réunions efficaces

Un agenda et une préparation stricts

S’il manque un ordre du jour, les participants ne peuvent pas se préparer et il n’y a pas de fil conducteur auquel s’accrocher. Le résultat est que la réunion durera plus longtemps que nécessaire en raison d’un manque de structure. Assurez-vous donc que le responsable de la réunion envoie toujours un ordre du jour au plus tard 2 jours avant la réunion.

Organisation

De nombreux immeubles de bureaux manquent d’espaces de réunion. Les réservations sont souvent oubliées. Afin de tenir des réunions efficaces, la logistique doit être organisée. À quelle fréquence constatez-vous que vous et vos collègues passez 10 minutes à chercher un espace ? Tout cela se fait au détriment de votre temps de réunion.

Prenez votre chronomètre

Une réunion ne doit jamais durer plus de 60 à 90 minutes. Nous ne pouvons tout simplement pas maintenir notre concentration aussi longtemps. Prenez l'horloge et allumez le chronomètre. Cela vous oblige à être efficace et se concentrer sur les priorités.

Réunions permanentes

Nous sommes restés assis toute la journée. Il en va de même pour les réunions. La moitié de l’équipe s’adosse au fauteuil, ce qui ne favorise pas vraiment l’efficacité et l’interaction de votre réunion. Alors organisez des réunions debout, ça marche vraiment. En plus, c’est bien meilleur pour votre corps !

Le tour « émotion »

Les enjeux du jour entraînent de nombreuses émotions au bureau. Euphorie, frustration, irritation, stress. Les réunions sont souvent utilisées pour exprimer ces émotions. Bien sûr, il est important d’exprimer ses émotions, mais il n’est pas utile de le faire pendant toute la réunion. Commencez ou terminez donc la réunion par un « tour d'émotions » dans lequel chacun peut s'exprimer.

Faire une conclusion

Nous nous sommes rencontrés quelques heures, avons discuté de tout, puis nous nous sommes séparés et ne savions plus vraiment de quoi il s'agissait ni à qui étaient confiées quelles tâches. Il est rare que des accords concrets soient conclus à la fin de la réunion. Il est sage de charger quelqu’un de créer un résumé répertoriant les points d’action pour chaque personne. Une sorte de résumé, comprenant la répartition des tâches et la planification.