Analisi degli stakeholder: cos'è, come si fa e perché è importante?

Che cos'è un'analisi degli stakeholder?

L'analisi degli stakeholder è un metodo strutturato per identificare quali individui, gruppi o organizzazioni hanno un interesse in un progetto, un cambiamento o una decisione. L'obiettivo è chiaro: comprendere chi ha influenza, chi è influenzato dai vostri piani e qual è il modo migliore per coinvolgere tali parti.

Il termine "stakeholder" si riferisce a chiunque abbia un interesse diretto o indiretto in ciò che fate. Questi possono essere stakeholder interni, come il management, i colleghi o gli azionisti, ma anche soggetti esterni come clienti, fornitori, autorità di regolamentazione o la comunità locale. Un'analisi degli stakeholder vi aiuta a identificare e dare priorità in modo sistematico a tutte queste parti.

In pratica, manager, responsabili di progetto e consulenti utilizzano l'analisi degli stakeholder praticamente per ogni iniziativa importante. Che si tratti di una riorganizzazione, del lancio di un nuovo prodotto o dell'implementazione di un sistema IT, senza una buona gestione degli stakeholder si corre il rischio che le parti cruciali si sentano inascoltate, oppongano resistenza o semplicemente non collaborino.

Perché l'analisi degli stakeholder è importante?

I progetti raramente falliscono per mancanza di competenze tecniche. Si bloccano perché le persone giuste non sono coinvolte al momento giusto. Un'analisi approfondita degli stakeholder previene questo problema. Fornisce informazioni preziose su tre domande essenziali: chi sono i vostri stakeholder, cosa desiderano e quanta influenza hanno?

Grazie a questa conoscenza, è possibile comunicare in modo mirato. Un membro del consiglio di amministrazione preoccupato per i costi necessita di un approccio diverso rispetto a un utente finale che si chiede se il nuovo sistema funzioni correttamente. Allineando il messaggio agli interessi di ciascuna parte interessata, si aumenta il supporto e si riduce la resistenza.

Inoltre, un'analisi degli stakeholder aiuta a valutare i rischi. Gli stakeholder con elevata influenza e scarso entusiasmo rappresentano un potenziale problema. Identificandoli tempestivamente, è possibile affrontare proattivamente le loro obiezioni anziché dover intervenire a posteriori per risolvere i problemi.

La matrice degli stakeholder: mappatura dell'influenza e dell'interesse

Lo strumento più comunemente utilizzato nell'analisi degli stakeholder è la matrice degli stakeholder, nota anche come matrice potere-interesse. Si tratta di un modello semplice ma efficace che categorizza gli stakeholder lungo due assi: il grado di influenza (potere) e il grado di importanza (interesse).

La matrice produce quattro quadranti, ognuno con il proprio approccio:

Grande influenza, grande importanza. Questi sono i vostri stakeholder più importanti. Possono decretarne il successo o il fallimento e hanno un interesse significativo in esso. Pensate al cliente, al team di gestione o a un cliente chiave. L'approccio: collaborare strettamente, coordinarsi regolarmente e coinvolgerli attivamente nelle decisioni.

Elevata influenza, scarsa importanza. Questo gruppo ha il potere di influenzare il vostro progetto, ma non si sente direttamente coinvolto. Pensate a un membro del consiglio di amministrazione che non segue il progetto quotidianamente, ma prende decisioni di bilancio. L'approccio: mantenerli soddisfatti, informarli sulle linee guida principali e assicurarsi che non incontrino sorprese.

Poca influenza, grande importanza. Stakeholder molto coinvolti ma con scarso potere formale. Gli utenti finali ne sono un tipico esempio. L'approccio: informarli bene, ascoltare il loro contributo e prenderli sul serio. Il loro supporto è prezioso, anche se non hanno potere decisionale.

Bassa influenza, scarsa importanza. Questo gruppo richiede la minima attenzione. Tienili informati tramite la comunicazione standard, ma concentra le tue energie principalmente sugli altri quadranti.

La conoscenza del modello DISC aiuta ad adattare il proprio stile di comunicazione ai diversi tipi di interlocutori.

Eseguire un'analisi degli stakeholder in 5 fasi

L'analisi degli stakeholder non deve essere necessariamente un processo complicato. Seguendo questi cinque passaggi, otterrete un risultato utilizzabile.

Fase 1: Identificare tutti gli stakeholder. Iniziate con un elenco generale. Elencate chiunque sia anche solo lontanamente coinvolto nel vostro progetto. Utilizzate sessioni di brainstorming con il vostro team, consultate gli organigrammi e prendete in considerazione anche le parti esterne. È meglio elencare troppi nomi in questa fase piuttosto che troppo pochi.

Fase 2: Analizzare interessi e aspettative. Per ogni stakeholder, determinare: qual è il loro interesse in questo progetto? Un'analisi SWOT può aiutare a comprendere il contesto più ampio. Cosa sperano di ottenere o cosa temono di perdere? Provate a mettervi nei loro panni. Un direttore finanziario vede un progetto in modo diverso da un caposquadra in officina.

Fase 3: Determinare l'influenza e l'importanza. Assegnare un punteggio a ciascuna parte interessata sui due assi della matrice delle parti interessate. Chi ha potere decisionale formale? Chi ha influenza informale? E chi è maggiormente influenzato dal risultato?

Fase 4: Creare la matrice degli stakeholder. Inserire tutti gli stakeholder nella matrice. Questa panoramica visiva chiarisce immediatamente quali sono le priorità. Gli stakeholder nel quadrante "alta influenza, alta importanza" ricevono la massima attenzione.

Fase 5: Creare un piano di comunicazione e coinvolgimento. Stabilire per ogni quadrante (o anche per ogni stakeholder) come comunicare, con quale frequenza e attraverso quale canale. Documentare il tutto in modo che non diventi un esercizio non vincolante.

Che cosa sono esattamente gli stakeholder? Stakeholder interni vs. esterni

La domanda "cosa sono gli stakeholder?" sembra semplice, ma la risposta è più complessa di quanto si possa pensare. Uno stakeholder è letteralmente qualcuno che ha un "interesse" (una posta in gioco) in una particolare attività o decisione. Tale interesse può essere di natura finanziaria, ma anche emotiva, strategica o operativa.

Gli stakeholder interni si trovano all'interno della vostra organizzazione. Pensate ai dipendenti che lavorano direttamente al progetto, al management che prende decisioni, al consiglio di fabbrica che valuta le implicazioni per il personale o agli azionisti con un interesse finanziario.

Gli stakeholder esterni sono soggetti esterni all'organizzazione, ma sono influenzati dalle sue attività. Clienti, fornitori, partner, enti governativi, associazioni di categoria, media e la comunità locale possono essere tutti considerati stakeholder esterni.

Questa distinzione è rilevante perché gli stakeholder interni ed esterni hanno spesso interessi ed esigenze di comunicazione differenti. Un dipendente vuole sapere quali cambiamenti lo riguardano. Un cliente vuole sapere se il livello di servizio rimane invariato. Un ente regolatore vuole sapere se si rispettano le normative.

Gestione degli stakeholder: dall'analisi all'azione

L'analisi degli stakeholder non è un'attività da svolgere una tantum. È il punto di partenza per una gestione continua degli stakeholder. Durante un progetto, gli interessi cambiano, emergono nuovi stakeholder e le dinamiche si modificano. Una buona gestione degli stakeholder implica aggiornare regolarmente l'analisi e adattare l'approccio.

Alcuni consigli pratici per una gestione efficace delle parti interessate:

Siate proattivi. Non aspettate che siano le parti interessate a contattarvi con reclami o domande. Prendete l'iniziativa per informarle e coinvolgerle. Questo crea fiducia e impedisce che piccoli problemi si trasformino in obiezioni più gravi.

Ascoltate davvero. La gestione degli stakeholder non è una strada a senso unico. Non si tratta solo di comunicare, ma soprattutto di ascoltare. Cosa preoccupa i vostri stakeholder? Quali sono le loro preoccupazioni? Ascoltando attivamente, dimostrate di prendere sul serio il loro contributo. Concentratevi sulle questioni che rientrano nella vostra sfera di influenza e dedicate le vostre energie a ciò che potete realmente fare la differenza.

Documentate e condividete. Tenete traccia di ciò che avete discusso con ciascuna parte interessata e di ciò che è stato concordato. Condividete queste informazioni con il vostro team di progetto in modo che tutti siano allineati.

Adatta il tuo stile. Non tutti gli stakeholder comunicano allo stesso modo. Alcuni preferiscono una presentazione dettagliata, altri una breve telefonata. Adatta il tuo stile di comunicazione alle preferenze dello stakeholder. Consulta anche la nostra guida sui modelli di feedback per conversazioni efficaci con gli stakeholder.

Errori comuni nell'analisi degli stakeholder

Sebbene il concetto sia semplice, nella pratica le cose spesso vanno storte. Gli errori più comuni sono:

Pensare in modo troppo ristretto. Molti team di progetto identificano solo gli stakeholder più ovvi, come il cliente e il team di progetto stesso. Dimenticano le parti che sono indirettamente coinvolte, come il reparto IT che deve gestire il sistema o il servizio clienti che riceve le richieste.

Analizzare una sola volta. Condurre un'analisi degli stakeholder all'inizio di un progetto e poi non rivederla mai più. Le relazioni con gli stakeholder cambiano. Chi inizialmente aveva scarso interesse può improvvisamente diventare cruciale a metà del progetto. Soprattutto nei processi di gestione del cambiamento , le relazioni si evolvono costantemente.

Trattate tutti gli stakeholder allo stesso modo. Non ha senso dedicare lo stesso tempo a uno stakeholder con scarsa influenza e importanza rispetto al vostro cliente più importante. La matrice degli stakeholder serve proprio a stabilire le priorità.

Ignorare gli interessi. Alcuni project manager considerano la gestione degli stakeholder come un mero esercizio di comunicazione: informare e basta. Ma si tratta anche di valutare gli interessi degli stakeholder nelle proprie decisioni. Gli stakeholder che si rendono conto che il loro contributo non porta a nulla si disimpegnano.

Analisi degli stakeholder nella pratica: un esempio

Supponiamo che tu sia il responsabile del progetto di implementazione di un nuovo CRM. Come si svolgerebbe la tua analisi degli stakeholder?

Si inizia identificando le parti interessate. Il management (cliente), il team di vendita (utente quotidiano), il reparto IT (gestione tecnica), il marketing (che desidera i dati dal sistema), la finanza (che finanzia il progetto), il fornitore esterno (partner di implementazione) e i clienti (che notano indirettamente la transizione).

Successivamente, li si posiziona nella matrice. Il management si trova nel quadrante ad alta influenza e alta importanza. Il team di vendita ha una bassa influenza formale ma un'importanza molto elevata (ci lavorano quotidianamente). L'IT ha un'elevata influenza (devono rendere il progetto tecnicamente fattibile) e un'importanza media. I clienti hanno bassa importanza e bassa influenza in questo specifico progetto.

Sulla base di questa analisi, create il vostro piano: una riunione bisettimanale del comitato direttivo con il management, sessioni di lavoro settimanali con il team di vendita, coordinamento mensile con l'IT e una newsletter per l'intera organizzazione.

L'analisi degli stakeholder come competenza manageriale

La capacità di analizzare e gestire efficacemente gli stakeholder è una delle competenze più importanti per manager, responsabili di progetto e consulenti. Essa implica comunicazione, consapevolezza politica, empatia e pensiero strategico. La leadership personale ne costituisce il fondamento: chi conosce bene se stesso è anche in grado di guidare meglio gli altri.

Presso Kenneth Smit, puoi ulteriormente sviluppare questa competenza nel corso di formazione Strategic Account Management with Impact , dove imparerai a identificare gli stakeholder giusti e a costruire relazioni che portino a un successo commerciale duraturo. Anche il corso From Project Management to Leadership dedica ampia attenzione alla gestione degli stakeholder come parte integrante di una leadership di progetto efficace.

Consulta anche la nostra guida completa sulla gestione dei progetti per una panoramica delle metodologie e delle competenze necessarie a ogni manager.

Leggi anche: Gestione degli stakeholder: influenzare e coinvolgere i propri stakeholder — dall'analisi all'azione.