Che cos'è il feedback?
Il feedback è un'informazione sul tuo comportamento o sulle tue prestazioni che ricevi da qualcun altro. Può riguardare ciò che fai bene, ciò che potrebbe essere migliorato o come il tuo comportamento viene percepito dagli altri. Un buon feedback è specifico, tempestivo e focalizzato su comportamenti che il destinatario può modificare. È uno degli strumenti più efficaci per lo sviluppo professionale, a patto che venga utilizzato in modo efficace.
Eppure, dare e ricevere feedback è un'attività che mette a disagio la maggior parte delle persone. Molti professionisti preferiscono evitarlo piuttosto che cercarlo. Questo è comprensibile, ma anche dannoso: senza feedback, si perdono informazioni essenziali per la propria crescita. Si continua ad agire sulla base di supposizioni sulle proprie prestazioni, mentre chi ci circonda nota cose che a noi sfuggono.
Perché il feedback è importante
Il feedback svolge molteplici funzioni sul posto di lavoro. Innanzitutto, aiuta a correggere il comportamento. Se un dipendente non si rende conto che il suo stile di presentazione risulta poco chiaro, non può cambiarlo. Il feedback mette in evidenza i punti ciechi.
In secondo luogo, il feedback rafforza il rapporto tra chi lo fornisce e chi lo riceve. Esprimere apprezzamento (feedback positivo) crea fiducia. Discutere le aree di miglioramento dimostra che si sta investendo nello sviluppo dell'altra persona. Entrambi contribuiscono a una cultura di apertura e collaborazione.
In terzo luogo, il feedback è essenziale per le prestazioni del team. I team che si scambiano feedback regolari e costruttivi ottengono risultati migliori rispetto a quelli che non lo fanno. Correggono più velocemente, imparano più in fretta e costruiscono maggiore fiducia.
Fornire feedback: modelli e tecniche
Esistono diversi modelli per fornire feedback. Tutti hanno lo stesso obiettivo: aiutarti a formulare un feedback costruttivo e utilizzabile dal destinatario. Di seguito sono riportati i modelli più comunemente utilizzati.
Il modello SBI (Situazione-Comportamento-Impatto). Questo modello ti aiuta a formulare un feedback in modo concreto e obiettivo. Descrivi prima la situazione, poi il comportamento specifico e infine l'impatto. Seguendo questa struttura, eviti feedback vaghi o accusatori.
Il modello 4G (Comportamento-Sentimento-Conseguenza-Desiderio). Simile all'SBI, ma con un passaggio in più. Devi descrivere il comportamento, la sensazione che ha suscitato in te, la conseguenza per la collaborazione e il comportamento desiderato.
Il metodo del sandwich. Iniziate con qualcosa di positivo, poi menzionate l'area di miglioramento e concludete con un altro aspetto positivo. Questo metodo è diffuso ma anche controverso. I critici ritengono che diluisca il messaggio.
Feedforward Un'alternativa al feedback tradizionale che si concentra sul futuro piuttosto che sul passato. Invece di discutere di cosa è andato storto, si discute di cosa si può fare diversamente la prossima volta.
Ricevere feedback: ecco come farlo in modo efficace
Ricevere feedback è almeno altrettanto difficile quanto darlo. La reazione naturale alle critiche è difensiva. Ma questa reazione compromette l'effetto di apprendimento.
Ricevere un feedback efficace inizia con l'ascolto. Ascoltare davvero, senza formulare una controargomentazione mentre l'altra persona sta ancora parlando. Riassumere ciò che si è ascoltato aiuta a verificare di aver compreso correttamente.
Poni domande approfondite. Se qualcuno dice che la tua presentazione non è stata chiara, chiedi ulteriori chiarimenti: quale parte in particolare? Cosa l'ha resa poco chiara?
Prenditi il tempo necessario per elaborare il feedback. Non devi decidere immediatamente se sei d'accordo o meno. Ringrazia chi te l'ha dato, riflettici su e decidi in seguito quale azione intraprendere.
La valutazione delle prestazioni: formalizzare il feedback
La valutazione delle prestazioni è il momento formale in cui viene fornito un feedback sul rendimento di una persona in un periodo prolungato. Molte organizzazioni conducono valutazioni delle prestazioni annuali o semestrali, spesso collegate a stipendi e promozioni.
Le valutazioni delle prestazioni hanno una cattiva reputazione, e ci sono delle ragioni. Se è l'unica occasione in cui viene fornito un feedback, viene percepito come una sorpresa o un verdetto.
Una buona valutazione delle prestazioni non è mai una sorpresa. È una sintesi dei feedback forniti durante l'anno. Alla base c'è un dialogo continuo su prestazioni, sviluppo e aspettative.
Consigli per una valutazione delle prestazioni efficace: preparatevi bene con esempi concreti, iniziate dai punti di forza del dipendente, siate onesti riguardo alle aree di miglioramento e formulate insieme accordi concreti per il periodo a venire. Fate in modo che sia una conversazione, non un monologo.
Costruire una cultura del feedback
Le capacità di fornire feedback individuali sono preziose, ma la vera differenza la fa la cultura aziendale. Nelle organizzazioni con una solida cultura del feedback, dare e ricevere feedback è normale, sicuro e apprezzato.
Non si costruisce una cultura del feedback in un giorno. Tutto inizia dalla leadership: quando i manager chiedono attivamente feedback e rispondono apertamente alle critiche, comunicano che è un ambiente sicuro in cui esprimersi.
La sicurezza psicologica è il prerequisito fondamentale. Le persone forniscono un feedback onesto solo se si fidano del fatto che non verrà usato contro di loro.
Errori comuni con il feedback
Essere troppo vago. Quanto più specifico è il feedback, tanto maggiori sono le probabilità che il destinatario possa farvi qualcosa.
Aspettare troppo a lungo. Il feedback è più efficace se fornito a ridosso del momento in cui si verifica l'evento.
Attaccare la persona anziché il comportamento. Concentrati sui comportamenti osservabili, non sui tratti caratteriali.
Fornisci solo feedback negativi. Il feedback positivo è altrettanto importante: rinforza il comportamento desiderato e ti motiva a mantenerlo.
Il feedback come strumento di sviluppo presso Kenneth Smit
Presso Kenneth Smit, il feedback è incluso in quasi ogni corso di formazione. Nel corso di formazione Comunicare in modo efficace ti eserciti a dare e ricevere feedback. La formazione Comunicazione assertiva ti aiuta a formulare feedback in modo chiaro e rispettoso. E per i manager, la formazione offre Coaching di leadership Un'analisi approfondita sull'utilizzo del feedback come strumento guida per lo sviluppo del team.
Domande frequenti sul feedback
Un feedback efficace è specifico, tempestivo e focalizzato sul comportamento piuttosto che sulla personalità. Utilizza un modello come SBI (Situazione, Comportamento, Impatto) per strutturare il tuo feedback. Indica concretamente cosa hai osservato, quale effetto ha avuto e cosa vorresti che venisse fatto diversamente. Kenneth Smit forma i manager su come fornire feedback costruttivi.
Ricevere feedback inizia con l'ascoltare senza mettersi subito sulla difensiva. Ringrazia chi te lo fornisce, poni domande di chiarimento e rifletti su ciò che hai ascoltato. Non devi necessariamente accettare tutti i feedback, ma essere aperti ad essi aumenta la tua consapevolezza di te stesso e la fiducia del tuo team.
Il feedback si concentra su ciò che è accaduto, mentre il feedforward guarda al futuro e al comportamento desiderato. Invece di dire "hai consegnato il report in ritardo", si dice "la prossima volta puoi iniziare un giorno prima". Il feedforward è meno conflittuale e si concentra maggiormente sul miglioramento e sulla crescita.
I modelli di feedback comunemente utilizzati includono il modello SBI (Situazione, Comportamento, Impatto), il modello 4G (Comportamento, Sentimento, Conseguenza, Desiderio), il metodo sandwich (positivo-negativo-positivo) e il feedforward. Ogni modello presenta vantaggi e svantaggi. La scelta dipende dalla situazione e dalla relazione con il destinatario.
Si crea una cultura del feedback dando il buon esempio: chiedete regolarmente feedback e rispondete apertamente. Integrate il feedback nelle riunioni di team, celebrate i miglioramenti e promuovete un'atmosfera serena in cui gli errori possano essere discussi. Questo richiede tempo, ma il risultato sarà un team più forte e resiliente.