Per molte persone, la posta elettronica di lavoro è un'enorme fonte di frustrazione. Anzi, può causare un forte stress. Una ricerca dell'Associazione Olandese degli Organizzatori Professionali mostra che oltre il 30% degli olandesi soffre di stress legato alla posta elettronica di lavoro. Vi suona familiare? Allora questo blog fa proprio al caso vostro!
Casella di posta e frustrazioni comuni
Le email possono causare molta frustrazione e irritazione. Pensate al flusso costante di email in copia? "Avresti dovuto leggerlo, eri in copia!". O a quei colleghi che inviano un'email e sono già alla vostra scrivania 10 minuti dopo. Ma la frustrazione più grande è l'enorme volume di email che ricevete e che dovete esaminare al ritorno dalle vacanze. Spesso sono centinaia. Il vostro primo giorno di lavoro è completamente andato, e anche allora non siete completamente aggiornati. Oltre a ciò, nuove email continuano ad arrivare durante il giorno. Non si riesce a vedere la foresta per gli alberi, il che causa stress. Nella nostra vita quotidiana, ci imbattiamo in caselle di posta con centinaia, se non migliaia, di messaggi aperti. Il nostro record? Un manager con 11.582 email nella sua casella di posta normale!
6 consigli d'oro per tenere sotto controllo la tua posta elettronica
Le email aziendali causano molto stress. Inutile, secondo noi. Ecco perché abbiamo raccolto per voi i nostri 6 migliori consigli.
Osate essere rigorosi
La gestione della casella di posta consiste principalmente nel fare delle scelte. Scelte rigorose. Un'email è più vecchia di due settimane? Spostala nell'archivio senza esitazione. Se è davvero importante, probabilmente ne hai già sentito parlare, o ci sono sicuramente email più recenti nella tua casella di posta sullo stesso argomento. O il tuo collega è alla tua scrivania, ovviamente. In breve, archiviala. Non eliminarla, ovviamente. Inoltre, è saggio eliminare immediatamente newsletter, email non importanti e scambi di CC insignificanti. Hai cose più importanti di cui preoccuparti.
Non rimandare le risposte semplici
È allettante rimandare la risposta immediata alle email quando si controlla la posta in arrivo perché si vuole prima organizzarsi. Tuttavia, questo tipo di procrastinazione alla fine non fa che creare ulteriore stress. In breve, se ci sono email (e sicuramente ce ne sono) a cui puoi rispondere immediatamente con una risposta rapida, fallo! Ogni email che elimini è una buona email.
Lavora con le cartelle, per il tuo bene
Di recente ci siamo imbattuti in una casella di posta con 4.328 email in sospeso. Tutte nella posta in arrivo centrale. Mi sta facendo impazzire, ovviamente. Quindi, per il tuo bene, usa cartelle come "archivio", "rispondi" e "urgenti" in modo da avere sempre una panoramica e poter stabilire le priorità .
Fai spazio nel tuo calendario
Ci sono sempre alcune email su cui è necessario davvero indagare, che richiedono più ricerca. Email importanti che richiedono la tua attenzione. Anche la procrastinazione è estremamente pericolosa per questo tipo di email. Riserva del tempo nel tuo calendario, ad esempio 30 minuti al giorno, per rispondere a questo tipo di email.
Lavora per avere una casella di posta vuota
Cerca di avere una casella di posta praticamente vuota a fine giornata, o che contenga non più di 5-10 email. Non appena ti ritrovi a scorrere la posta in arrivo, perdi praticamente il controllo e lo stress può prendere il sopravvento. In breve, elimina le email già finite, prendi decisioni e, come detto, gestisci le cartelle. Una casella di posta vuota offre un'enorme tranquillità .
Scegli se conservare o archiviare
Le opinioni divergono. Alcuni vogliono rimanere connessi durante le vacanze, mentre altri vogliono disconnettersi completamente. Qualunque cosa tu scelga, fai una scelta. Riservare 15 minuti ogni giorno (o a giorni alterni) per svuotare la posta in arrivo può prevenire molto stress durante le vacanze. Se non vuoi farlo, il che è comprensibile, fai delle scelte concrete al tuo ritorno e archivia ed elimina le email meno importanti.
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