Negoziare è più frequente di quanto si pensi. Non solo quando si conclude un affare o si discute del proprio stipendio, ma anche quando si distribuiscono i compiti all'interno del team, si allineano le scadenze con un cliente o si convince il consiglio di amministrazione ad approvare un budget aggiuntivo. Eppure, la maggior parte dei professionisti non impara queste tecniche a scuola o durante il percorso di studi. La conseguenza: le negoziazioni vengono condotte basandosi sull'intuito, con risultati altalenanti. In questo articolo, scoprirai tecniche di negoziazione collaudate, imparerai a evitare gli errori più comuni e riceverai strategie concrete da applicare immediatamente.
Che cos'è la negoziazione?
La negoziazione è il processo attraverso il quale due o più parti tentano di raggiungere un accordo su questioni su cui non sono (ancora) d'accordo. Implica la ricerca di un risultato accettabile per tutte le parti coinvolte o, nel migliore dei casi, vantaggioso.
Un'idea sbagliata molto diffusa è che la negoziazione consista nel vincere. Non è così. In una negoziazione efficace, si cercano soluzioni che creino valore per entrambe le parti. Il metodo Harvard, sviluppato da Roger Fisher e William Ury, definisce questo approccio "negoziazione di principio": inflessibile sulla sostanza, ma indulgente nei confronti della relazione.
Per manager e professionisti delle vendite, la negoziazione è una competenza fondamentale. Che si tratti di discutere un contratto con un fornitore, negoziare la tempistica di un progetto con un cliente o risolvere una controversia di lavoro, i principi sono applicabili ovunque.
Le cinque fasi di una negoziazione
Ogni negoziazione di successo si articola in cinque fasi. Chi conosce queste fasi e le affronta consapevolmente ha un vantaggio sulla controparte.
Fase 1: preparazione
La preparazione determina l'ottanta percento dell'esito di una negoziazione. Eppure, molti trascurano questo passaggio. Una buona preparazione si compone di tre elementi. Innanzitutto, si definisce la propria BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement, migliore alternativa a un accordo negoziato): qual è la migliore alternativa nel caso in cui la negoziazione fallisca? Questo stabilisce il limite minimo. In secondo luogo, si definisce il risultato obiettivo: il risultato che si desidera maggiormente raggiungere. Infine, si individuano gli interessi dell'altra parte. Cosa desidera realmente? Spesso, in questo ambito, c'è più margine di manovra di quanto si pensi.
Fase 2: apertura
L'apertura definisce il tono dell'intera conversazione. Iniziate instaurando un rapporto di fiducia: una breve conversazione personale, individuando un interesse comune o esprimendo apprezzamento per la collaborazione. Successivamente, stabilite l'ordine del giorno. Chi definisce il quadro generale guida la negoziazione. Osate fare una prima offerta ambiziosa, poiché le ricerche dimostrano che l'offerta iniziale ha un forte effetto di ancoraggio sul risultato finale.
Fase 3: esplorazione
In questa fase, si scoprono i veri interessi che si celano dietro le posizioni. Ponete domande aperte: "Cosa è più importante per te in questa collaborazione?" o "Quali sono le tue maggiori preoccupazioni?". Ascoltate attivamente e riassumete ciò che sentite. Quanto meglio comprenderete gli interessi dell'altra persona, tanto più creativamente potrete cercare soluzioni che funzionino per entrambi. Questo è anche il momento di individuare gli interessi comuni, che costituiscono la base per un accordo.
Fase 4: Negoziazione e concessioni
Ora inizia la vera negoziazione. La regola d'oro per le concessioni: non dare mai qualcosa senza ottenere qualcosa in cambio. Usa la formula "se... allora...": "Se accetti la durata più lunga, possiamo ridurre il prezzo del cinque percento". Fai concessioni di entità decrescente. Inizia con la concessione più grande e riduci gradualmente le concessioni successive. Questo segnala che ti stai avvicinando al limite.
Fase 5: chiusura e documentazione
Una buona chiusura è importante quanto una buona apertura. Riassumete gli accordi raggiunti, verificate che entrambe le parti abbiano compreso appieno e mettete tutto per iscritto. Dedicate del tempo a consolidare il rapporto. Una negoziazione non è un evento isolato, ma parte di una collaborazione più lunga. Assicuratevi che l'altra parte si congedi con un'impressione positiva, anche se avete negoziato con fermezza.
Sette tecniche di negoziazione collaudate
Oltre alla suddivisione in fasi, esistono tecniche specifiche che migliorano l'esito delle negoziazioni. Queste sette tecniche si basano su ricerche scientifiche e anni di esperienza pratica.
1. L'effetto ancoraggio. La prima offerta influenza l'intero corso della negoziazione. Chi propone per primo una cifra "ancora" la conversazione attorno a quel punto. Pertanto, osate essere i primi a fare un'offerta ambiziosa (ma realistica). L'altra parte, inconsciamente, prenderà spunto dalla vostra offerta iniziale.
2. Il silenzio come arma. Dopo aver esposto la vostra offerta o dopo una proposta dell'altra parte: rimanete in silenzio. Molti negoziatori riempiono il silenzio con concessioni superflue. Lasciate che sia il silenzio a parlare. L'altra parte si sentirà sotto pressione per rispondere e spesso fornirà ulteriori informazioni o una controproposta.
3. La tattica del salame. Non chiedere tutto in una volta, ma procedi a piccoli passi. Ogni passo sembrerà una piccola concessione all'altra parte, ma il risultato complessivo potrà essere sostanziale. Questo approccio funziona particolarmente bene nelle trattative di lunga durata che coinvolgono molteplici argomenti.
4. Inquadratura. Il modo in cui presenti qualcosa influenza il valore che ne attribuisce l'altra persona. "Riceverai uno sconto del 15%" suona più allettante di "il prezzo è di 850 euro", anche se l'importo è lo stesso. Formula sempre le tue proposte dal punto di vista dell'altra persona: cosa ci guadagna?
5. Negoziazione del pacchetto. Non negoziare i singoli punti, ma raggruppali in pacchetti. "Offriamo un periodo di garanzia più lungo, consegne più rapide e un referente dedicato. In cambio, chiediamo un contratto di due anni." I pacchetti offrono maggiori possibilità di trovare soluzioni creative rispetto alla negoziazione punto per punto.
6. Diritto tecnico di livello superiore. Tieni sempre a disposizione una persona incaricata delle decisioni. "Devo solo verificare questo con il mio consiglio di amministrazione" ti dà il tempo di pensare e ti impedisce di prendere decisioni sotto pressione di cui ti pentirai in seguito. Questa è una tecnica comunemente usata in ambienti di vendita professionali.
7. Identificare ZOPA. ZOPA sta per Zona di Possibile Accordo: l'area in cui gli interessi di entrambe le parti si sovrappongono. Se il tuo limite minimo è di 80.000 euro e l'altra parte è disposta a pagare un massimo di 95.000 euro, la ZOPA si trova tra 80.000 e 95.000 euro. Cerca di stimare la ZOPA il prima possibile per capire quanto margine di trattativa c'è.
I cinque errori più comuni durante una negoziazione
Anche i negoziatori più esperti possono incorrere in errori. Impara a conoscere questi cinque errori comuni ed evitali.
Errore 1: Non conoscere la propria BATNA. Senza un'alternativa, sei alla mercé dell'altra parte. Elabora sempre una solida BATNA prima di sederti al tavolo delle trattative. Migliore è la tua alternativa, più forte sarà la tua posizione.
Errore 2: fare concessioni troppo in fretta. Sotto pressione o per paura di perdere l'affare, i negoziatori spesso cedono troppo in fretta. Ogni concessione fatta senza ottenere nulla in cambio indebolisce la propria posizione. Prenditi il tuo tempo. È perfettamente normale che una negoziazione richieda un po' di tempo.
Errore 3: Concentrarsi sulle posizioni anziché sugli interessi. "Vogliamo uno sconto del 10%" è una richiesta. L'interesse sottostante potrebbe essere la certezza del budget, l'approvazione del consiglio di amministrazione o un'alternativa concorrente. Chiedendo quali siano questi interessi, si trovano spesso soluzioni più creative rispetto alla semplice offerta di uno sconto.
Errore 4: trascurare la relazione. Una negoziazione vinta ma una relazione persa non è una vittoria. Certamente non se si ha a che fare frequentemente con la stessa controparte. Investi nella relazione, anche (soprattutto) quando la negoziazione si fa difficile. Questo si allinea con l'importanza di una buona tecniche di conversazione nelle vendite.
Errore 5: mancata registrazione per iscritto. “Non avevamo forse concordato che…” è una frase che non vorreste mai sentire. Mettete per iscritto gli accordi immediatamente, preferibilmente durante la conversazione. Una breve e-mail che riassuma gli accordi in seguito previene controversie future.
Negoziare in veste di manager: negoziazioni interne
La negoziazione non è solo una competenza di vendita. Come manager, negoziate quotidianamente all'interno della vostra organizzazione: sui budget con il reparto finanziario, sulle priorità con gli altri team leader, sulle scadenze con i clienti e sulle condizioni di lavoro con i membri del vostro team.
Le negoziazioni interne hanno una dimensione in più: è fondamentale continuare a collaborare anche dopo la conclusione. Spesso, la relazione è più importante del risultato a breve termine. Pertanto, è importante scegliere consapevolmente un approccio collaborativo e ricercare soluzioni che vadano a vantaggio di entrambe le parti. Un manager che "vince" sempre nelle negoziazioni interne finisce per perdere la fiducia dei colleghi.
Una buona preparazione per le negoziazioni interne implica la mappatura degli interessi di tutte le parti interessate, non solo tuoi e del tuo interlocutore diretto. Chi altro ha interesse nell'esito? Quali dipartimenti sono coinvolti? Adottando una prospettiva più ampia, troverai più terreno comune per un accordo. Vorresti migliorare in questo? Esplora le possibilità di un formazione alle vendite of formazione manageriale con Kenneth Smit.
Negoziazione online: consigli per videochiamate ed email
Sempre più negoziazioni si svolgono online, tramite videochiamate o e-mail. Ciò richiede un adattamento del vostro approccio.
Durante le videochiamate, si perde parte della comunicazione non verbale. Per compensare, riassumete più spesso ("Ho capito bene che...?") e chiedete esplicitamente all'interlocutore come sta. Assicuratevi di mantenere un ambiente professionale e riducete al minimo le distrazioni. Utilizzate la chat per fissare appuntamenti immediatamente.
Quando si negozia via e-mail, il rischio di incomprensioni è maggiore. Il tono e l'intento sono difficili da trasmettere tramite testo. Utilizzate l'e-mail per scambiare proposte e documenti, ma conducete la negoziazione vera e propria a voce. Chiamate se notate che uno scambio di e-mail sta degenerando.
Migliora le tue capacità di negoziazione
La negoziazione è un'abilità che si può apprendere e allenare. Il modo migliore per migliorare è attraverso la pratica consapevole. Preparati alla tua prossima negoziazione utilizzando le cinque fasi descritte in questo articolo. Scegli una tecnica da sperimentare e valuta in seguito cosa ha funzionato e cosa no.
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Nella negoziazione, due parti cercano di raggiungere un accordo, in cui entrambe fanno delle concessioni. Quando si persuade, si cerca di convincere l'altra parte del proprio punto di vista senza dover cedere nulla. La negoziazione è una strada a doppio senso; la persuasione è una strada a senso unico. In pratica, spesso si combinano entrambe le abilità.
BATNA è l'acronimo di Best Alternative to a Negotiated Agreement (Migliore alternativa a un accordo negoziato). Rappresenta la tua migliore alternativa nel caso in cui la negoziazione fallisca. Una BATNA solida ti conferisce potere negoziale, perché sai di poterti ritirare senza gravi conseguenze. Definisci sempre la tua BATNA prima di iniziare una negoziazione.
Mantieni la calma e la professionalità. Descrivi il comportamento senza giudicarlo: "Noto che la conversazione si sta scaldando. Torniamo ai fatti". Stabilisci dei limiti per i comportamenti inaccettabili. Fai una pausa se la tensione aumenta. Concentrati sugli interessi piuttosto che sulle posizioni e non lasciarti trasportare dalle emozioni. Una solida BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement, ovvero la migliore alternativa a un accordo) ti aiuta a evitare di cedere alla pressione.
Nella maggior parte dei casi, sì. Le ricerche dimostrano che la prima offerta ha un forte effetto ancoraggio sul risultato finale. L'eccezione si verifica quando si hanno pochissime informazioni sul valore o sulle aspettative dell'altra parte. In tal caso, può essere opportuno porre prima delle domande e lasciare che sia l'altra parte a fare la prima offerta.