-Come si fa a far sì che un progetto proceda senza intoppi ed in modo efficiente?
Quali sono le ragioni principali per cui spesso le cose vanno male? (Più avanti parlerò di insidie pratiche.)
-Come si sfrutta positivamente la diversità del team?
Questi e altri aspetti sono trattati nel mio post del blog, della durata di circa 10 minuti, con una breve analisi del problema dietro il problema e, naturalmente, ricco di suggerimenti efficaci.
Di recente, un collega mi ha chiesto se fossi disposto a riflettere un attimo con lui su alcune cose. Essendo un fan del libro "Getting Naked" scritto da Patrick Lencioni e delle idee che contiene, sono stato felice di dedicargli un po' di tempo (Nb.
(per chi ha ancora dubbi sulla reciprocità in un rapporto d'affari; lettura altamente consigliata).
La sua "descrizione del problema": "A causa della situazione attuale, molti dei nostri dipendenti lavorano da remoto". Pertanto, la sua azienda utilizza Teams con maggiore frequenza come strumento online.
All'improvviso ci si rende conto che "lavorare da remoto" può essere piuttosto difficile. Soprattutto se si hanno progetti in corso che coinvolgono diverse discipline all'interno dell'azienda.
Aveva notato (seguendo il mio blog 'Da Covid19 a Topfit20') che le persone si concentrano molto sui propri spazi. Questo va bene ed è positivo per l'efficienza, ma a volte porta a una mancanza di comprensione reciproca.
Mentre una persona ha ancora delle domande o vuole indagare su qualcosa in pace, un'altra sta già lavorando alla fase successiva o sta semplicemente organizzando le cose di sua iniziativa.
IL TUO METRO QUADRATO:
Le persone amano concentrarsi sul proprio ruolo. Ruoli come Account Manager, CFO, CPO, Product Manager, Responsabile Acquisti o Logistica (e potremmo continuare).
Non c'è niente di sbagliato in questo, perché l'attenzione è rivolta al lavoro e questo garantisce stabilità e certezza nella definizione di compiti e responsabilità, consentendo di passare rapidamente da un compito all'altro.
Ecco perché si può essere particolarmente produttivi lavorando da casa. Anche se, purtroppo, questo può anche rivelarsi un'insidia.
"Lavorare con concentrazione" e "in profondità" nel lavoro ha portato a un numero crescente di ruoli specializzati. Questo ci permette di massimizzare il nostro potenziale, entrare più rapidamente nel flusso e ottenere risultati migliori. Ma questo rientra nel nostro proverbiale "metro quadro", e qui sta il pericolo.
Spero che nella vostra azienda lavorino molti specialisti motivati, entusiasti e appassionati, desiderosi di aiutare i clienti a progredire. Ancor di più, spero che affrontino la vita con una mentalità aperta e collaborino strettamente con i colleghi.
Inoltre, ognuno ha i propri compiti specifici da svolgere, il che significa che, inconsciamente o inconsciamente, possono entrare in gioco interessi leggermente diversi, anche se tutti hanno sinceramente le migliori intenzioni.
t. l'azienda. Non riconoscere e non tenere conto di questi diversi interessi fa la differenza tra "olio o sabbia" negli ingranaggi.
È un po' come la differenza tra il Twix di sinistra e quello di destra nella pubblicità televisiva. Interessi personali divergenti possono portare a notevoli fastidi reciproci. Richiede coordinamento, comprensione e la conoscenza dei punti di forza e di debolezza dell'altro.
Una buona squadra ha, per così dire, un unico cuore pulsante. Quanto è buona la tua squadra? Hai "dipendenti", "colleghi", "collaboratori" o un mix di questi? Ti auguro sinceramente tanti "colleghi".
Questo per quanto riguarda la retrospettiva.
Il mio rapporto ha notato che i membri del team (con diversi livelli di conoscenza ed esperienza) sono tutti molto impegnati nell'azienda, ma che in qualche modo ci sono sempre più incomprensioni e litigi (fortunatamente a distanza, altrimenti si attaccherebbero anche a vicenda).
Mi ha chiesto una soluzione semplice e a breve termine.
I PROCESSI DIVENTANO SEMPRE PIÙ VELOCI:
All'interno delle aziende, sempre più processi vengono eseguiti simultaneamente. Nella vecchia gerarchia, era chiaro chi faceva cosa o chi doveva fare cosa. In ogni caso, c'era più tempo per riflettere sulle cose, accantonarle per la settimana e quindi procedere passo dopo passo.
In realtà, oggigiorno non facciamo le cose in modo diverso, e non c'è niente di nuovo sotto il sole, se non per la differenza essenziale che tutto procede a una velocità molto più elevata. Rilassarsi o distrarsi anche solo per un attimo aumenta il rischio di errori. Questo, a sua volta, richiede tempo per recuperare, e il tempo è denaro.
Le strutture organizzative sono sempre più interconnesse, le persone lavorano più spesso in strutture a matrice e ognuno contribuisce con un piccolo tassello al quadro generale. Di conseguenza, si rischia di perdere la visione d'insieme e il coinvolgimento.
Causa malcontento, incomprensioni e mette a repentaglio i rapporti di fiducia reciproca.
Il danno finale sarà di gran lunga superiore ai soli costi direttamente attribuibili. Perché quando le persone non si comprendono più o non vogliono più comprendersi, la resistenza sorge spontanea e la fiducia reciproca scompare.
Proprio come molti clienti insoddisfatti non si lamentano ma semplicemente vanno a comprare altrove, i dipendenti insoddisfatti e incompresi cercano un altro lavoro, dove anche nei momenti di crisi le brave persone trovano sempre un altro bel lavoro.
-A- Il talento per il futuro è sparito.
-B- L'azienda potrebbe nuovamente sostenere dei costi per trovare e reclutare persone valide.
-C- Bisogna formare di nuovo le nuove persone, bisogna coinvolgerle nel gruppo, bisogna ottenere e mantenere la loro motivazione e bisogna fare tutto questo in modo che contribuiscano al risultato (o semplicemente guadagnino soldi per te).
Tutto questo richiede più che tempo e impegno. Hai mai considerato tutti i costi nascosti di questa storia? (Attenzione, rimarrai scioccato quando farai i calcoli.)
COME PREVENIRE GLI ERRORI? UN METODO SEMPLICE:
Commettere errori per imparare è fantastico, ma prevenirli è ancora meglio. Nell'ambito di Lean Six Sigma, il DMAIC Circle è un'utile metodologia in 5 fasi per guidare i processi e, soprattutto, per rimanere sulla stessa lunghezza d'onda e compiere sempre insieme il passo successivo.
-Fase 1: Ddefinire, oppure; Qual è la domanda, il problema o l'obiettivo?
-Fase 2: MMangiare; Garantire la misurazione di base. Garantire i dati. Garantire la comprensione. Cosa abbiamo? Cos'altro ci serve? Quanto sono grandi le sfide per ottenere queste informazioni?
-Fase 3: AAnalizzare: Quali sono le cause profonde dei blocchi? In che modo influenzano il problema o l'obiettivo? Cosa è necessario per ottenere progressi? Quale risultato vogliamo ottenere? Chi dobbiamo coinvolgere?
-Fase 4: IImplementare: quali sono le soluzioni migliori? Formulare soluzioni SMART e determinare: chi farà cosa? Condurre un progetto pilota prima dell'implementazione finale.
-Fase 5: CControllo; Come salvaguardiamo e verifichiamo i risultati? Come garantiamo il miglioramento continuo?
Suggerimento 1: Coinvolgi i tuoi clienti fin dall'inizio, puntando al fattore WOW. Coinvolgi "il cliente" nella pianificazione fin dal primo passo e intraprendete il percorso insieme. Questo aumenterà il coinvolgimento e, di conseguenza, l'impegno, eviterà errori inutili e soddisferà al meglio tutte le loro esigenze.
Suggerimento 2: Ovviamente, qualcosa può andare storto in qualsiasi momento. Infatti, chi non commette errori probabilmente ha qualcosa da nascondere (o semplicemente non fa nulla). Pertanto, lavora "PUC".
Assicurati sempre di avere un buon piano; descrivilo nel modo più chiaro e orientato possibile agli obiettivi. Ricorda che dedicare un po' più di tempo alla pianificazione ti eviterà errori inutili in seguito.
Durante la fase di esecuzione, incontrerete le sfide necessarie che richiederanno un adeguamento del percorso da seguire; in altre parole, rimanete flessibili, creativi, critici e perseveranti, ma non rigidi. Assicuratevi sempre che ogni membro del team sappia in quale fase del DMAIC sta lavorando.
Inoltre, il team stesso è responsabile del controllo di ciascuna fase, compresa la relativa reportistica e la formulazione di raccomandazioni o soluzioni per i colli di bottiglia da presentare al/ai cliente/i del progetto. Assicurarsi del reciproco impegno prima di procedere alla fase successiva.
Insidia pratica 1: se si analizza ulteriormente la pratica quotidiana e si osservano i punti sopra, si vedrà che l'errore più comune è di gran lunga saltare i passaggi 2 e 3 del cerchio DMAIC (o correggerli, il che in realtà equivale alla stessa cosa) con le seguenti motivazioni: è così che facciamo le cose qui (cultura) e mancanza di concentrazione.
Pertanto, non sottovalutate la frenesia della giornata e la preferenza dei membri del team per percorsi brevi o scorciatoie.
Insidia pratica 2: Prendere queste scorciatoie è purtroppo nella natura umana. Le persone fanno naturalmente molte supposizioni, e più velocemente si evolve la società, più supposizioni facciamo. "Sbrigati e vai" è una parola d'ordine che si sente spesso.
Insidia pratica 3: Purtroppo, le persone tendono a sovrastimare enormemente la quantità di lavoro che possono portare a termine in poco tempo, spinte da scadenze e promesse irrealistiche.
La conseguenza logica sono le supposizioni basate sulle nostre convinzioni, opinioni ed esperienze passate, che ci impediscono di ascoltare "veramente" gli altri.
Pertanto, create team con discipline, esperienze e background diversi e chiedete ai membri del team di essere aperti alle opinioni degli altri, stimolando così il processo creativo.
All'inizio di un progetto, chiedete sempre l'impegno di tutti ed esprimetelo a vicenda; questo eviterà molta frustrazione.
Un'altra potenziale insidia: ogni organizzazione ha la propria cultura aziendale, con le proprie norme e valori.
Se queste norme e questi valori non sono noti a tutti in azienda, o se si lavora con persone esterne che non allineano le proprie norme e i propri valori a quelli del cliente, molto può andare storto prima ancora di iniziare.
Tra l'altro, se non avete tempo a sufficienza per gestire questi processi, potete anche assumere un "Black Belt" Lean Six Sigma. Sarà lui o lei a monitorare il processo.
Riassunto
Segui consapevolmente ogni fase del ciclo DMAIC (prima impara a camminare, poi impara a correre). Dedica fin da subito tempo sufficiente alla pianificazione.
Eseguite questa procedura sia prima che durante il processo (e continuate a farlo). Ciò garantisce che l'esecuzione proceda più velocemente e, soprattutto, che siano necessarie meno correzioni durante la successiva fase di audit.
MA C'È DI PIÙ, almeno se vuoi collaborare con maggiore successo (ecco il succo):
Lavorare insieme, uhhhh, lavorare insieme è come guidare una macchina. Una persona è come l'acceleratore e vuole continuare ad andare, un'altra come il freno perché stiamo andando troppo veloci, e un'altra ancora come il pedale della frizione perché senza innestare la frizione non si passa alla marcia successiva.
E poi non abbiamo ancora parlato della questione di quale marcia stiamo attualmente guidando, o di quale dovremmo effettivamente guidare se vogliamo fare seri progressi.
Continuiamo? Cosa succede se acceleri e freni contemporaneamente? Ah, giusto; e chi guida il tutto?
Un buon team è composto da persone che non solo possiedono conoscenze diverse, ma dimostrano anche differenti stili di lavoro e di pensiero. Offre molteplici prospettive, sfruttando i punti di forza di ciascuno.
Unendo le forze nel modo giusto, si forma una squadra indistruttibile. Come "Leader", il tuo compito è quello di garantire che i tuoi collaboratori mettano le ali, per così dire, per superare agevolmente gli ostacoli, sia individualmente che collettivamente.
Sta a te investire parte del tuo tempo e delle tue energie nel tuo team. Perché, anche se le persone non compaiono nel bilancio, insieme raggiungono i risultati migliori.
Quanto più si conoscono, quanto più si fidano l'uno dell'altro (con tutte le differenze di conoscenze e di carattere), tanto più mirato può essere il loro lavoro per raggiungere i risultati desiderati.
Con Insights Discovery, puoi analizzare l'interazione tra i membri del team utilizzando un modello cromatico semplice e intuitivo.
Insights Discovery fornisce informazioni dettagliate su ciascun membro del team basandosi su 4 colori distintivi. Ogni persona possiede in sé tutti questi colori, ma la quantità varia da individuo a individuo, rendendo ogni persona unica.
È come avere un codice PIN personale. Se impari a decifrare questi codici PIN, si apre un mondo completamente nuovo, conferendo improvvisamente ai processi di gruppo una dinamica (di gruppo) aggiuntiva.
I colori si riferiscono alle caratteristiche comportamentali che le persone solitamente o preferiscono mostrare.
Quando ogni membro del team ha una chiara comprensione di sé stesso e delle proprie preferenze comportamentali, nonché di quelle degli altri membri del team, si crea una maggiore comprensione e una migliore comprensione dei punti di forza e di debolezza di ciascuno, e si possono utilizzare i punti di forza di ciascun membro del team in modo più mirato e proattivo.
Secondo te, che effetto ha questo sul risultato da raggiungere?
I workshop di gruppo, i profili personali e i profili di gruppo consentono di coordinare meglio le persone. https://www.insightsbenelux.com Troverai maggiori informazioni qui. Se sei interessato, posso aiutarti a organizzare questo evento per te e il tuo team.
E SE VUOI RENDERE L'INDIVIDUO O IL GRUPPO ANCORA PIÙ SUCCESSIVO E PIÙ ABILITATO?
La formazione continua del personale non è sostanzialmente diversa. Innanzitutto, considerate gli obiettivi dell'organizzazione. Poi, la posizione dell'organizzazione e le persone che la compongono. In questo modo, scoprirete le lacune tra il singolo individuo e il team.
Ricorda che una persona dotata di una conoscenza illimitata e brillante può avere vero successo solo se sa come utilizzare, sfruttare e applicare tale conoscenza con competenza.
Quest'ultima dà loro vere e proprie ali per il successo.
-A- Solo più soldi nella cassa.
-B- Agiscono come ambasciatori della tua azienda, non solo attraendo altre persone, ma motivando allo stesso tempo se stessi a livello inconscio a continuare a dare il massimo. Quanto può essere meraviglioso? È come mettere il turbo a una situazione vantaggiosa per tutti.
Gestire l'organizzazione, affrontare il cambiamento, acquisire nuovi clienti redditizi e, allo stesso tempo, coinvolgere, motivare e fidelizzare le persone è complesso. Richiede un grande impegno da parte della vostra leadership.
Non è sempre facile. Aiutare e agevolare questo processo è ciò che io e i miei colleghi facciamo.
Darwin (vissuto dal 1809 al 1882) disse una volta: "Non è la specie più forte a sopravvivere, né la più intelligente. È la specie più reattiva al cambiamento". Come state affrontando, tu e il tuo team, i cambiamenti in corso?
Questo blog ti ha fatto riflettere?
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Koos Minnema
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