Riunioni. Le adoriamo nel nostro paese dei polder. Le adoriamo e le facciamo spesso. Sebbene siano pensate per essere uno sforzo collaborativo per risolvere problemi e prendere decisioni, spesso ottengono l'effetto opposto. Una cultura delle riunioni è un processo che richiede tempo e crea più problemi, non meno. Probabilmente conoscete la sensazione: riunioni che si trascinano per ore, quando in realtà potrebbero durare solo un'ora. Chiedete a un dipendente medio qual è la sua più grande frustrazione e molto probabilmente le riunioni saranno nella lista. Le vostre riunioni sono efficaci?
Riunioni e riunioni efficaci
Le nostre riunioni sono spesso fonte di frustrazione e richiedono più tempo di quanto ne generino. Le riunioni efficaci possono far risparmiare denaro e generare profitti. Il problema principale è che spesso mancano di struttura. Entriamo in riunione completamente impreparati, insieme ai colleghi, senza sapere esattamente cosa verrà discusso, qual è l'obiettivo, quale dovrebbe essere il risultato o chi interverrà . Il risultato: le nostre riunioni spesso si concentrano più su come e cosa verrà discusso che sull'affrontare l'argomento vero e proprio. Aggiungendo più struttura al processo, le vostre riunioni saranno davvero efficaci. Vorremmo condividere con voi alcuni suggerimenti tratti dalla nostra pluriennale esperienza.
Suggerimenti per riunioni efficaci
Un programma e una preparazione rigorosi
Senza un ordine del giorno, i partecipanti non possono prepararsi e non c'è un filo conduttore da seguire. Di conseguenza, la riunione durerà più del necessario a causa della mancanza di una struttura precisa. Pertanto, assicuratevi che il moderatore della riunione diffonda sempre un ordine del giorno almeno due giorni prima della riunione.
Organisatie
Molti edifici adibiti a uffici soffrono di carenza di spazi per riunioni. Le prenotazioni vengono spesso dimenticate. Per organizzare riunioni efficaci, la logistica deve essere a posto. Quante volte tu e i tuoi colleghi passate 10 minuti a cercare una sala? Tutto questo riduce il tempo dedicato alle riunioni.
Prendi il tuo cronometro
Una riunione non dovrebbe mai durare più di 60-90 minuti. Semplicemente non riusciamo a mantenere la concentrazione per così tanto tempo. Prendi l'orologio e avvia il cronometro. Questo ti costringe a essere efficace e per concentrarsi sulle priorità .
Riunioni permanenti
Stiamo già seduti tutto il giorno. Le riunioni non fanno eccezione. Metà del team si appoggia allo schienale della sedia, il che non migliora esattamente l'efficacia e l'interazione della riunione. Quindi iniziate a stare in piedi durante le riunioni: funziona davvero. E poi, fa molto meglio al vostro corpo!
Il round "emozione"
La routine quotidiana porta con sé una serie di emozioni in ufficio: euforia, frustrazione, irritazione, stress. Le riunioni sono spesso utilizzate per sfogare queste emozioni. Sebbene sia importante esprimere le emozioni, non è utile farlo per tutta la durata della riunione. Pertanto, iniziate o concludete la riunione con un "round di emozioni" in cui tutti possano esprimersi.
Fai un riepilogo
Riunioni intense di qualche ora, in cui si discute di tutto, per poi interrompersi e perdere di vista il punto della situazione o i compiti assegnati. Raramente si prendono accordi concreti alla fine della riunione. È consigliabile incaricare qualcuno di redigere un report riepilogativo che delinei i punti d'azione per ogni persona. Una sorta di riepilogo, che includa l'assegnazione e la pianificazione dei compiti.
La leadership inizia con la conoscenza di sé.
I leader efficaci conoscono i propri punti di forza e di debolezza. Sanno quando intervenire e quando lasciare andare. Questa consapevolezza di sé non è automatica, ma richiede una riflessione consapevole e la disponibilità a ricevere feedback. Chiedete regolarmente al vostro team come percepisce la vostra leadership e prendete sul serio i loro commenti.
Un errore comune commesso dai leader è pensare di dover avere la risposta a tutto. In realtà , i migliori leader sono coloro che pongono le domande giuste, danno spazio alle competenze dei membri del loro team e osano ammettere quando non sanno qualcosa. Questa non è debolezza, ma forza.
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