Home > Kennisbank > Beoordelen of veroordelen Beoordelen of veroordelen Pieter Willemse | 16-12-2020 We zitten inmiddels midden in de donkere dagen voor kerst en stevenen af op 2021, hopelijk een beter jaar als 2020, hoewel voor sommige bedrijven heeft COVID-19 ook voorspoed gebracht. Het einde van het jaar nadert en voor veel managers staan ze al weer in hun agenda ingepland; de beoordelingsgesprekken. Zeker na dit bijzondere jaar, toch een bijzonder moment want hoe ga je het doen, per teams of zoom. Kun je elkaar wellicht toch persoonlijk ontmoeten of sla je het gewoon een jaartje over, omdat je er toch al een hekel aan hebt? Dat laatste zou ik ten strengste afraden, meer dan ooit hebben medewerkers behoefte aan contact. Dus zeker doen, maar hoe pak je het dit jaar aan? Beoordelingsgereedschap van de manager. Beoordelingsgesprekken zijn een onderdeel van de tools, naast popgesprekken, functioneringsgesprekken en voortgangsgesprekken, die je als manager beschikbaar hebt om je medewerkers te coachen en te motiveren. Je kunt de structuur het beste vergelijken met de wijze waarop een huis wordt gebouwd. De POP (Persoonlijk Ontwikkelings Plan) is het bestek en bouwplan, het voortgangsgesprek en de functioneringsgesprekken zijn de bouwvergaderingen en het beoordelingsgesprek is de oplevering van het huis; tekenen we ervoor of keuren we het af. Kortom, het moment waarop je je waardeoordeel uitspreekt over de wijze waarop er is gewerkt en aangeeft of dat je vindt dat de medewerker zijn salaris wel of niet waard is geweest. Hoe zorg je er nu voor dat de beoordeling geen veroordeling wordt? Wanneer je medewerker goed gefunctioneerd heeft is dat niet zo lastig, je kunt hem complimenteren en wellicht zit er zelfs een loonsverhoging in. Al moet je het effect daarvan niet overschatten, daar later meer over. Maar hoe pak je het aan als het niet goed is gegaan, van een salarisverhoging absolute geen sprake kan zijn, dus onvoldoende om tevreden te zijn, maar goed genoeg om iemand te houden? Een negatieve beoordeling terwijl je de medewerker toch wil motiveren een stap extra te zetten. Het antwoord op de vraag “wat zijn de belangrijkste motivatoren voor medewerkers?” geeft een goede indicatie. Salaris bijvoorbeeld is niet de belangrijkste motivator voor medewerkers, sterker nog het kan een enorme de-motivator zijn. Wat zijn nu die belangrijkste motivatoren voor medewerkers, want dat wil je toch als manager; je medewerkers motiveren. Hoe belangrijk is motivatie? Eerst maar eens een antwoord op de vraag: hoe belangrijk is motivatie? Het antwoord is simpel Motivatie zorgt ervoor dat iemand wordt aangezet tot actie. Zolang een medewerker goed werk laat zien, ben je als leidinggevende vaak wel over de medewerker te spreken. Anders wordt het wanneer de motivatie van een medewerker beneden peil is – de prestaties zullen dan achteruitgaan. Je mag echter niet de conclusie trekken dat medewerkers die goed werk afleveren ook gemotiveerd zijn. Die fout wordt namelijk vaak gemaakt. Leidinggevenden maken echter geregeld dezelfde fout als hun eigen managers: ze weten maar weinig van het motivatiepatroon van de medewerker. Pas als ze stilstaan bij de factoren die hun eigen enthousiasme en hun eigen gedrevenheid bepalen, begrijpen ze wat motivatie eigenlijk is. Wat maakt nu dat medewerkers gemotiveerd zijn?: macht betekenis, waarde van het werk deskundigheid creativiteit verbondenheid met groep autonomie, beslissingsruimte of regelcapaciteit zekerheid status materiële beloning Opvallend is dus dat de materiële beloning pas op plaats 9 komt en dit vaak het meeste besproken onderwerp is in een beoordelingsgesprek. Motivators en De-motivators Medewerkers halen bevrediging uit persoonlijke ontwikkeling, successen, erkenning, gezag of autoriteit, het vermogen resultaten te boeken, kennis te bezitten en in te zetten, enzovoort. Deze positieve zaken verhogen je werkplezier wanneer ze aanwezig zijn. Ze worden ook wel motivators genoemd zaken die je gelukkiger en meer tevreden maken en je dus motiveren. Sommige taken hebben bepaalde demotiverende kenmerken. Denk aan het langdurig uitvoeren van routinematige taken of een aanhoudend te hoge werkdruk. Ook zijn er veel beroepen waarbij je de hele dag achter de computer zit. In andere functies ervaren mensen dat ze te weinig mogelijkheden hebben om hun eigen werk te organiseren of de kwaliteit ervan te beïnvloeden. Ook de werkomgeving kan leiden tot ontevredenheid. Denk aan stressoren zoals geluidsoverlast of een te hoge temperatuur. Dergelijke zaken dragen bij aan een vermindering van de tevredenheid over het werk en worden ook wel de-motivators genoemd. Ze werken dus demotiverend. Een paar voorbeelden: gebrek aan competenties (kennis, vaardigheden, inzichten) gebrek aan feedback over de resultaten gebrek aan uitdagingen gebrek aan duidelijke doelstellingen sterke afhankelijkheid van anderen gebrek aan persoonlijke waardering eentonigheid in de taken gebondenheid aan de werkplek slechte relatie met leidinggevende en/of collega’s onduidelijkheid over verantwoordelijkheden langdurig te hoge werkdruk onduidelijkheid over werkgelegenheid of loopbaanperspectief slechte arbeidsomstandigheden slechte beloning oneerlijke verhoudingen (bevoorrechten) intimidatie/ongewenste intimiteiten privéproblemen (financieel, sociaal, etcetera) Ook hier valt weer op dat een slechte beloning pas op plek 14 staat. Hoe kan je de motivatiepatronen van medewerkers achterhalen? Jij als leidinggevende hebt de taak om samen met de medewerker te zoeken naar een nieuw evenwicht tussen de verwachtingen van de medewerker en datgene wat jouw bedrijf kan bieden. Je kunt dat doen door gerichte gesprekken te voeren: Functioneringsgesprekken, die één of twee keer per jaar worden gehouden, bieden de mogelijkheid te praten over de toekomst van de medewerker en om daar duidelijke afspraken over te maken. In een loopbaangesprek kun je als leidinggevende expliciet spreken over de persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP’s) van de medewerkers. Bij problemen in de werksfeer kan je ook een probleem-verhelderend gesprek voeren. Het beoordelingsgesprek, het rapport van de afgelopen periode. Met één of meerdere goede gesprekken kan je de oorzaak van motivatieproblemen achterhalen. Samen op zoek gaan naar oplossingen vormt vaak al een deel van de oplossing zelf. Je kunt als leidinggevende afspraken maken over verdere begeleiding en overleg. Een vinger aan de pols houden door regelmatig van gedachten te wisselen is belangrijk. Persoonlijke aandacht helpt op een effectieve manier bij het weer op de rails te krijgen van gedemotiveerde medewerkers. Jij kunt, als leidinggevende, je medewerkers niet motiveren, medewerkers kunnen alleen zichzelf motiveren. Als leidinggevende kan je wel zorgen voor omstandigheden die motiverend werken. Bijvoorbeeld door een functie aantrekkelijk te maken en te houden. Denk aan afwisseling en uitdaging. Tot slot Het einde van het einde van het jaar nadert, een bijzonder jaar en we weten nog niet wat 2021 ons gaat brengen. Pak vlak voor de champagne en de oliebollen die kans en ga een motiverend beoordelingsgesprek met je medewerker aan, hij of zij verdient het en jij niet minder.