De formule voor cold e-mailing

Koude acquisitie via e-mail, ook wel cold e-mailing genoemd, is simpelweg het mailen van een potentiële klant waar je eerder nog geen contact mee hebt gehad. Naast het alom bekende cold calling kan cold e-mailing een zeer succesvolle methode zijn om nieuwe leads te genereren, mits goed uitgevoerd. Eén van de valkuilen is dat koude e-mails al snel als spam worden gezien. De onderwerpregel in de e-mail is dan ook een essentieel onderdeel van het succesvol uitvoeren van cold e-mailing. Wil jij dat je e-mails niet linea recta terecht komen in de prullenbak van jouw prospecten? Ontdek dan hieronder de formule voor cold e-mailing.

Ingrediënt 1: Het onderwerp

Hoeveel e-mails ontvang jij dagelijks? Volgens het Nationaal E-mail Onderzoek lag het gemiddelde in 2016 op maar liefst 79 e-mails. Het is dan ook een must om een opvallende e-mail te schrijven en dat begint bij het formuleren van het onderwerp. De prospect bepaalt namelijk aan de hand van de onderwerpregel in een fractie van een seconde of jouw e-mail wordt gelezen of verwijderd. In 2016 werd 37% van de e-mails op een smartphone gelezen. Aangezien lange onderwerpregels op een smartphone van het scherm ‘afvallen’ is het aan te raden om in een onderwerpregel maximaal 3-5 woorden te gebruiken. Naast de lengte van de onderwerpregel draait het bij het behalen van een hoog openingspercentage vooral om testen. Experimenteer met verschillende varianten, zoals bijvoorbeeld het benoemen van de prospect zijn naam in de onderwerpregel.

Ingrediënt 2: Houd het kort

Het moment dat jouw prospect ervoor kiest om de e-mail te openen zit hij of zij niet te wachten op een lang verhaal over wat jouw product of dienst allemaal kan betekenen voor het bedrijf. Houd het kort en creëer een e-mail van maximaal 5 zinnen. Een handige manier om je e-mail een stuk natuurlijker te laten overkomen is door te schrijven zoals je spreekt. Bij het ontmoeten van een prospect op een beurs zou je ook niet meteen starten met een pitch. Introduceer jezelf, zeg iets vriendelijks (zie ingrediënt 3), praat over gemeengoed en start dan pas met je pitch.

Ingrediënt 3: Maak het persoonlijk

Wellicht is een standaard e-mail script wel zo handig om meerdere cold e-mails op te stellen, maar hierbij loop je het gevaar dat de prospect je invuloefening in de gaten heeft. Maak je e-mail zo persoonlijk mogelijk door voorafgaand onderzoek te doen. Zoek uit wat de behoeftes en interesses zijn van de prospect en maak kenbaar waarom je uitgerekend hem of haar moet spreken en niet iemand anders.  Een voorbeeld van personalisatie is het geven van een compliment voor een (blog) artikel of een blijk van waardering voor een eigenschap van een product of dienst.

Ingrediënt 4: Follow-up

Krijg je een week na het versturen van de e-mail nog steeds geen reactie? Geen paniek, dan is het hoog tijd voor het versturen van een follow-up. Het versturen van follow-ups kan voor sommigen als irritant worden ervaren. Daartegenover staat wel waardering krijgen voor je doorzettingsvermogen van andere prospecten. Je kan ervan uitgaan dat bij vrijwel elke verstuurde cold e-mail een follow-up noodzakelijk zal zijn. De inzet van cold e-mailing vergt naast doorzettingsvermogen dan ook een flinke dosis geduld. Krijg je na het versturen van diverse follow-ups nog steeds geen reactie? Analyseer dan je benadering met behulp van de onderstaande vragen:

1. Trekken de onderwerpregels wel genoeg aandacht?
2. Komen de e-mails geloofwaardig over?
3. Ben ik wel de juiste afzender met de meeste invloed?
4. Tonen de e-mails duidelijk en concreet van welke waarde je kan zijn?
5. Zijn de e-mails kort genoeg?
6. Is het verzoek aan het einde van de e-mails helder en eenvoudig te vervullen?

Ingrediënt 5: E-mailadressen verkrijgen

Via LinkedIn, vooral met een Premium account, is het vrij gemakkelijk te achterhalen wie binnen een bedrijf de prospecten zijn die je moet spreken. Natuurlijk kun je deze personen via een InMail of middels het maken van een connectie bereiken, maar er is ook een andere manier: e-mailen. Maar hoe kom je nu achter iemand zijn e-mailadres? Door goed onderzoek te doen en een gok te wagen.

Zodra je erachter komt waar je prospect werkzaam is, ben je al een stap dichter bij het vinden van het juiste e-mailadres. Er bestaat een grote kans dat de domeinnaam (achter het apenstaartje) van zijn of haar e-mailadres hetzelfde is als de website van de organisatie. Vervolgens moet je op zoek naar de juiste “combinatie” vóór het apenstaartje. Is het bijvoorbeeld ‘j.smit@bedrijf.nl’, ‘jan@bedrijf.nl’ of ‘jan.smit@bedrijf.nl’. Maak een korte selectie en verifieer de e-mailadressen met behulp van de tool Verify Email. Honderd procent betrouwbaar is het niet, maar wel goed om te bedenken dat als je eenmaal de ‘gouden combinatie’ hebt gevonden je vervolgens ook direct de e-mailadressen van de andere prospecten tot je beschikking hebt.