Heb je stiekem het gevoel dat vandaag een aparte dag is? Dat je al de hele dag achter de feiten aanrent, maar je kunt er de vinger niet opleggen? Dat klopt, want het is vandaag de kortste dag van het jaar. We hoeven je vast niet te vertellen dat deze dag (net als alle andere dagen) ook 24 uur heeft. Alleen vandaag is de zonsopkomst op z’n laatst en de zonsondergang op z’n vroegst. En daarom krijg jij het gevoel dat je als een slak achter de feiten aanhobbelt. Je krijgt het nu al Spaans benauwd bij de gedachten over jouw to-do-lijst van vandaag. Stop! Laten we ‘to-the-point’ komen, deze dag is al zo kort ;). Hier zijn 3 handige tips over Timemanagement. Timemanagement krijg is hierbij essentieel.
1. Stel prioriteiten en timemanagement krijg
Je kunt niet alles doen op één dag. Je kunt niet een uitgebreid verslag schrijven, enkele vergaderingen bijwonen, afspraken maken, overleggen met medewerkers en een groot project afronden op één dag. De ene taak is belangrijker dan de andere en daarom moet je prioriteiten stellen. Bepaal aan het begin van je werkdag de top 5 taken die echt afgerond moeten worden. Schrijf deze 5 taken op en ga ze vervolgens stap voor stap uitwerken. Er zijn verschillende manieren om dit overzichtelijk bij te houden. Bijvoorbeeld ‘old school’ opschrijven met pen en papier en vervolgens kun je het blaadje niet meer terugvinden ;). Een snellere manier is via een online to-do-lijst. Die raak je nooit kwijt, is overzichtelijk en handig in gebruik.
2. Durf “ Nee” te zeggen
Vanochtend lag er een megagrote stapel papier op jouw bureau. Je bent lekker aan het werk en het einde is eindelijk in zicht. Je geeft jezelf al bijna een schouderklopje omdat je zo hard hebt gewerkt. Je bent echt lekker op dreef en je zit in een goede flow. En dan ineens -uit het niets- komt je goedlachse collega aangehuppeld die jouw hulp nu direct nodig heeft. Durf dan maar eens nee te zeggen. Gewoon doen! Je zit er nu net lekker in en als je hem nu gaat helpen wordt die stapel papier op jouw bureau niet kleiner. Wanneer jij allemaal kleine klusjes gaat uitvoeren voor je lieve collega’s kom je niet aan je eigen werkzaamheden toe. Je verliest dan de controle over je eigen werk en krijgt niet veel meer gedaan. En dat willen we niet. We willen immers onze to-do-lijst graag aftikken!
3. Check niet voortdurend je e-mail
We weten dat het verleidelijk is om voortdurend je mail te checken. Je bent benieuwd of je dat rapport al ontvangen hebt, hoeveel leads er via de website zijn binnengekomen en wat de reactie op die offerte is. Niet doen! Check niet constant je e-mail. Je raakt telkens afgeleid en het kost je gemiddeld meer dan tien minuten voordat je weer met ‘full focus’ aan het werk bent. Kijk op vaste momenten naar je e-mail, zodat je je volledig kunt richten op de taak waarmee je bezig bent. Wanneer mensen jou echt dringend nodig hebben dan bellen ze wel. Een beller is niet voor niets veel sneller ;).
Timemanagement training nodig?
Vandaag hebben wij tips gegeven hoe je veel gedaan krijgt in korte tijd. Als je dit wilt oefenen in real life volg dan een training Timemanagement. Deze training is zowel incompany als in open vorm te volgen op verschillende locaties in Nederland.
Besluitvaardigheid en richting geven
In onzekere tijden kijken medewerkers naar hun leidinggevende voor richting. Dat vraagt om besluitvaardigheid, ook wanneer niet alle informatie beschikbaar is. Uitstel van besluiten creëert onzekerheid en ondermijnt het vertrouwen van je team. Neem liever een besluit op basis van de beschikbare informatie en stuur bij wanneer dat nodig blijkt.
Communiceer je besluiten helder en leg uit waarom je deze keuze maakt. Medewerkers hoeven het niet altijd met je eens te zijn, maar ze moeten begrijpen waar je vandaan komt. Die transparantie bouwt vertrouwen op en maakt het makkelijker om samen een koers te varen, ook wanneer die koers soms schuurt.
Ontdek onze training Next Generation Management bij Kenneth Smit en maak het verschil.
Lees ook
Meer achtergrondinformatie over timemanagement krijg vind je op timemanagement krijg (Wikipedia).