Onderhandelen: technieken, stijlen en tips voor professionals

Onderhandelen is een onmisbare vaardigheid in sales. Wil je jouw onderhandelvaardigheden verder ontwikkelen? Bekijk de salestrainingen van Kenneth Smit voor praktische training in onderhandeltechnieken en gespreksvoering.

>Wat is onderhandelen?

Onderhandelen is het proces waarbij twee of meer partijen proberen tot een overeenkomst te komen die voor iedereen acceptabel is. Het gaat niet om winnen of verliezen, maar om het vinden van een oplossing waar alle betrokkenen zich in kunnen vinden. In de zakelijke wereld is onderhandelen een vaardigheid die dagelijks terugkomt, van salarisonderhandelingen en contractbesprekingen tot klantgesprekken en interne afstemming.

Daarnaast bij Kenneth Smit zien we regelmatig dat professionals onderhandelen associeren met harde tactieken en druk uitoefenen. Dat beeld klopt niet. Effectief onderhandelen draait om voorbereiding, luisteren en het begrijpen van de belangen achter de standpunten. Het is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen, en die direct invloed heeft op je resultaten als manager, verkoper of ondernemer.

Waarom is onderhandelen zo belangrijk voor professionals?

Onderhandelen bepaalt in veel gevallen het verschil tussen een goed en een uitstekend resultaat. Of je nu een deal sluit met een klant, een samenwerking aangaat met een leverancier of intern middelen moet verdelen, je onderhandelvaardigheden bepalen wat je bereikt.

Bovendien uit onderzoek van Harvard Business School blijkt dat professionals die getraind zijn in onderhandelen gemiddeld 20 tot 30 procent betere resultaten behalen dan ongetrainde collega’s. Dat vertaalt zich direct naar omzet, marges en werkrelaties.

Verder voor managers geldt dat onderhandelen ook een leiderschapsvaardigheid is. Je onderhandelt met je team over prioriteiten, met je leidinggevende over budgetten en met externe partijen over voorwaarden. Wie goed onderhandelt, creeert ruimte voor zijn team en voor de organisatie. Lees ook ons artikel over leidinggeven als manager voor meer context over deze competentie.

Onderhandelen in sales

In sales is onderhandelen onlosmakelijk verbonden met het verkoopproces. Het moment waarop een prospect vraagt om korting of andere voorwaarden, is het moment waarop je onderhandelvaardigheden het verschil maken. Te snel toegeven betekent marge verliezen. Te star zijn betekent klanten kwijtraken.

Tevens de sleutel ligt in het begrijpen van de waarde die je biedt. Wie zijn eigen propositie goed kent en de behoeften van de klant begrijpt, kan onderhandelen vanuit kracht in plaats van vanuit angst. Bij Kenneth Smit trainen we sales professionals juist in deze combinatie van commercieel inzicht en onderhandelvaardigheden. Meer over effectieve verkooptechnieken vind je in ons artikel over koude acquisitie.

Onderhandelen als manager

Managers onderhandelen vaker dan ze denken. Elke keer dat je een medewerker vraagt om extra inzet, een deadline bespreekt of een budget verdedigt, ben je aan het onderhandelen. Het verschil met formele onderhandelingen is dat deze gesprekken vaak informeel verlopen, waardoor je ze niet altijd als onderhandeling herkent.

Daarom juist in deze situaties is het belangrijk om bewust te onderhandelen. Dat betekent: helder communiceren wat je wilt, begrijpen wat de ander nodig heeft en samen zoeken naar een oplossing. Dit sluit direct aan bij effectief delegeren en het opbouwen van vertrouwen binnen je team.

De vijf fasen van een onderhandeling

Elke succesvolle onderhandeling doorloopt een aantal fasen. Door deze fasen bewust te doorlopen, vergroot je je kans op een goed resultaat.

Fase 1: Voorbereiding

De voorbereiding is de belangrijkste fase van elke onderhandeling. Onderzoek toont aan dat 80 procent van het onderhandelresultaat wordt bepaald door de voorbereiding. In deze fase breng je in kaart wat je wilt bereiken, wat je minimale acceptabele uitkomst is (je BATNA, oftewel Best Alternative to a Negotiated Agreement) en wat de belangen van de andere partij zijn.

Hierdoor stel jezelf de volgende vragen: Wat is mijn ideale uitkomst? Wat is het minimum dat ik accepteer? Welke belangen spelen er achter mijn positie? Wat drijft de andere partij in deze onderhandeling? Zijn er creatieve opties die voor beide partijen waarde creeren?

Fase 2: Opening

De opening zet de toon voor de rest van de onderhandeling. Onderzoek laat zien dat het eerste bod een sterk ankereffect heeft. Wie als eerste een ambitieus maar realistisch bod doet, stuurt het gesprek in een gunstige richting.

Vervolgens belangrijk is dat je de opening gebruikt om de relatie te leggen en de agenda te bepalen. Begin met het benoemen van gemeenschappelijke belangen en het schetsen van het doel van het gesprek. Dit creeert een constructieve sfeer.

Fase 3: Verkenning

In de verkenningsfase stel je vragen en luister je actief naar de antwoorden. Het doel is om de werkelijke belangen van de andere partij te begrijpen. Vaak liggen achter een standpunt meerdere belangen die ruimte bieden voor creatieve oplossingen.

Ook gebruik de LSD-methode (luisteren, samenvatten, doorvragen) om dieper te komen dan de oppervlakte. Veel onderhandelingen mislukken omdat partijen blijven hangen op standpunten in plaats van te zoeken naar onderliggende belangen.

Fase 4: Onderhandelen en concessies doen

In deze fase vindt het daadwerkelijke geven en nemen plaats. De kunst is om concessies te doen die voor jou weinig kosten maar voor de ander veel waarde hebben. Dit wordt ook wel “waarde creeren” genoemd, in tegenstelling tot “waarde claimen” waarbij je alleen probeert een groter deel van de taart te pakken.

Kortom een effectieve techniek is het koppelen van concessies: als ik dit voor jou doe, kun jij dan dat voor mij doen? Dit voorkomt dat je eenzijdig toegeeft en zorgt voor wederkerigheid in het proces.

Fase 5: Afsluiting en vastlegging

De laatste fase is het samenvatten van de gemaakte afspraken en het vastleggen ervan. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het hier regelmatig mis. Partijen denken dat ze het eens zijn, maar interpreteren de afspraken anders.

Bijvoorbeeld vat de afspraken mondeling samen, bevestig ze schriftelijk en leg vast wie wat doet en wanneer. Dit voorkomt misverstanden en biedt houvast voor de uitvoering.

Onderhandelstijlen: welke stijl past bij jou?

Net zoals er verschillende communicatiestijlen zijn, bestaan er ook verschillende onderhandelstijlen. Het kennen van je eigen stijl helpt je om effectiever te worden. Meer over communicatiestijlen lees je in ons artikel over de roos van Leary.

Competitief onderhandelen

De competitieve onderhandelaar wil winnen. Deze stijl werkt goed in eenmalige transacties waar de relatie minder belangrijk is, maar is riskant in langdurige zakelijke relaties. Het gevaar is dat de andere partij zich benadeeld voelt en de samenwerking opzegt.

Cooperatief onderhandelen

De cooperatieve onderhandelaar zoekt naar win-win oplossingen. Deze stijl is effectief in langdurige relaties en complexe onderhandelingen waar meerdere belangen spelen. Het risico is dat je te veel toegeeft als de andere partij competitief onderhandelt.

Vermijdend onderhandelen

Sommige professionals vermijden onderhandelingen liever. Ze geven snel toe of stellen het gesprek uit. Deze stijl leidt vrijwel altijd tot suboptimale resultaten en ondermijnt je positie op de lange termijn.

Compromis zoeken

De compromiszoeker wil snel tot een middenweg komen. Dit kan efficient zijn, maar het risico is dat je creatieve oplossingen mist die voor beide partijen beter zijn dan een simpel compromis.

Tien praktische tips voor beter onderhandelen

1. Bereid je grondig voor

Ken je eigen belangen, je BATNA en de belangen van de andere partij. Hoe beter je voorbereid bent, hoe zekerder je je voelt en hoe beter je kunt inspelen op onverwachte wendingen.

2. Luister meer dan je praat

De beste onderhandelaars luisteren 70 procent van de tijd en praten 30 procent. Door goed te luisteren, ontdek je informatie die je kunt gebruiken om betere oplossingen te vinden.

3. Stel open vragen

Open vragen geven je meer informatie dan gesloten vragen. In plaats van “Is de prijs bespreekbaar?” vraag je “Hoe zijn jullie tot deze prijs gekomen?” Dit geeft inzicht in de achterliggende overwegingen.

4. Benoem emoties

Onderhandelingen zijn niet puur rationeel. Door emoties te benoemen (“Ik merk dat dit punt belangrijk voor je is”) laat je zien dat je de ander begrijpt. Dit bouwt vertrouwen op en maakt het makkelijker om tot overeenstemming te komen.

5. Gebruik stilte als wapen

Na een bod of voorstel is het verleidelijk om direct verder te praten. Maar stilte is een krachtig instrument. Het geeft de andere partij de ruimte om na te denken en vaak kom je met een betere reactie dan wanneer je direct reageert.

6. Focus op belangen, niet op standpunten

Het klassieke voorbeeld: twee zussen ruzien om een sinaasappel. De ene wil het sap, de andere de schil om te bakken. Door te focussen op belangen in plaats van standpunten, vind je oplossingen die voor iedereen werken.

7. Wees bereid om weg te lopen

De krachtigste positie in een onderhandeling is de bereidheid om weg te lopen. Als je geen acceptabel alternatief hebt, ben je afhankelijk van de andere partij en verlies je onderhandelkracht.

8. Onderhandel nooit met jezelf

Een veelgemaakte fout is om je eigen bod te verlagen voordat de andere partij heeft gereageerd. Doe een voorstel en wacht op een reactie. Laat de ander de eerste concessie doen.

9. Zoek naar meerdere opties

Hoe meer opties op tafel liggen, hoe groter de kans op een oplossing die voor beide partijen werkt. Brainstorm vooraf over mogelijke oplossingen en wees creatief in het combineren van verschillende elementen.

10. Evalueer achteraf

Na elke onderhandeling is het waardevol om te evalueren wat goed ging en wat beter kan. Dit maakt je een betere onderhandelaar voor de volgende keer. Overweeg ook om feedback te vragen aan de andere partij. Meer over effectief feedback geven en ontvangen lees je in ons artikel over feedback modellen.

Veelgemaakte fouten bij onderhandelen

Zelfs ervaren professionals maken fouten bij het onderhandelen. De meest voorkomende zijn het onvoldoende voorbereiden, te snel concessies doen, zich laten leiden door emoties en het vergeten van de langetermijnrelatie.

Immers een andere veelgemaakte fout is het framen van de onderhandeling als een nulsomspel: wat de ander wint, verlies ik. In werkelijkheid zijn de meeste zakelijke onderhandelingen geen nulsomspellen. Er is bijna altijd ruimte om de taart groter te maken voordat je hem verdeelt.

Tot slot onderschatten veel professionals het belang van de relatie. Een goede deal die de relatie beschadigt, is op de lange termijn geen goede deal. Dit geldt vooral in de Nederlandse zakelijke cultuur, waar relaties en vertrouwen een grote rol spelen.

Onderhandelen kun je leren

Het goede nieuws is dat onderhandelen een vaardigheid is die je kunt ontwikkelen. Net zoals je leert presenteren, feedback geven of leidinggeven, kun je leren onderhandelen. Het vraagt oefening, reflectie en de bereidheid om je comfortzone te verlaten.

Daarbij bij Kenneth Smit bieden we trainingen aan die specifiek gericht zijn op onderhandelvaardigheden voor professionals. Of je nu in sales werkt, manager bent of als ondernemer betere deals wilt sluiten, een training onderhandelen geeft je de tools en het zelfvertrouwen om betere resultaten te bereiken.

Overigens wil je meer weten over het ontwikkelen van je professionele vaardigheden? Lees dan ook ons artikel over persoonlijke ontwikkeling voor leiders of ontdek hoe emotionele intelligentie je kan helpen in onderhandelingen.

Veelgestelde vragen over onderhandelen