Vergaderen. We doen het graag in ons polderlandje. Graag, en vooral ook veel. Hoewel bedoeld om juist met elkaar problemen op te lossen en knopen door te hakken, bereiken ze vaak het tegenovergestelde. Een vergadercultuur slokt vooral veel tijd op en roept eerder meer problemen op dan minder. Je kent het gevoel vast wel: meetings die uren duren, terwijl het effectief ook maar een uurtje in beslag zou kunnen nemen. Vraag aan een gemiddelde medewerker wat zijn grootste frustratie is, dan is de kans groot dat vergaderen in het lijstje met genomineerden terugkomt. Zijn jouw vergaderingen wel effectief?
Vergaderingen en effectief vergaderen
Onze vergadering zijn dus vaak een bron van irritatie en kosten meer tijd dan ze opleveren. Effectief vergaderen kan geld besparen en opleveren. Het grootste probleem is dat vergaderingen vaak geen structuur hebben. Totaal onvoorbereid stappen we de meeting in samen met collega’s, zonder te weten wat er precies besproken gaat worden, wat het doel is, wat de uitkomst zou moeten zijn en wie het woord gaat nemen. Het gevolg: onze vergaderingen gaan vaak meer over hoe en wat er besproken gaat worden, dan dat het daadwerkelijke onderwerp bij de horens gevat wordt. Door meer structuur aan te brengen in het proces, krijg je vergaderingen die WEL wat opleveren. Graag delen we met jullie een aantal tips uit onze jarenlange ervaring.
Tips om effectief te vergaderen
Een strikte agenda en voorbereiding
Als een agenda ontbreekt, kunnen de deelnemers zich niet voorbereiden en is er geen rode draad om aan vast te houden. Het gevolg is dat de vergadering wegens een gebrek aan structuur langer gaat duren dan nodig. Zorg dus dat de leider van de vergadering altijd uiterlijk 2 dagen voor de meeting een agenda rondstuurt.
Organisatie
Tal van kantoorpanden hebben een tekort aan vergaderruimte. Vaak wordt reserveren ook vergeten. Om effectief te kunnen vergaderen dient de logistiek geregeld te zijn. Hoe vaak maak jij mee dat je samen met je collega’s eerst 10 minuten aan het zoeken bent naar een ruimte? Dat gaat allemaal ten koste van je vergadertijd.
Pak je stopwatch erbij
Een vergadering zou nooit langer dan 60 tot 90 minuten moeten duren. Zo lang kunnen we simpelweg onze concentratie niet behouden. Pak de klok erbij en zet de stopwatch aan. Dit dwingt je om effectief te zijn en focus te leggen bij de prioriteiten.
Staand vergaderen
We zitten al de hele dag. Zo ook in vergaderingen. De helft van het team hang achterover in de stoel, hetgeen niet bepaald de effectiviteit en interactie van je vergadering bevordert. Ga dus staand vergaderen, het werkt echt. Bovendien is het veel beter voor je lichaam!
Het ‘emotie’ rondje
De waan van de dag brengt op kantoor tal van emoties met zich mee. Euforie, frustratie, irritatie, stress. Vergaderingen worden vaak gebruikt om deze emoties te uiten. Uiteraard is het belangrijk om emoties te uiten, maar het is niet handig dit tijdens de gehele vergadering te doen. Begin of eindig de vergadering daarom met een ‘emotie rondje’ waarin iedereen zich kan uiten.
Maak een wrap-up
Een paar uur flink vergaderd, van alles besproken, om vervolgens uit elkaar te gaan en niet meer echt te weten wat er allemaal besproken is of wie welke taken heeft meegekregen. Zelden worden er concrete afspraken gemaakt aan het eind van de vergadering. Het is verstandig om iemand te belasten met het maken van een wrap-up waarin de actiepunten per persoon benoemd staan. Een soort van samenvatting dus, inclusief taakverdeling en planning.
Leiderschap begint bij zelfkennis
Effectieve leiders kennen hun eigen sterke punten en valkuilen. Ze weten wanneer ze moeten sturen en wanneer ze moeten loslaten. Die zelfkennis komt niet vanzelf, maar vraagt om bewuste reflectie en de bereidheid om feedback te ontvangen. Vraag je team regelmatig hoe ze jouw leiderschap ervaren en neem hun input serieus.
Een veelgemaakte fout van leidinggevenden is denken dat ze overal het antwoord op moeten hebben. In werkelijkheid zijn de beste leiders degenen die de juiste vragen stellen, die ruimte geven aan de expertise van hun teamleden en die durven toe te geven wanneer ze iets niet weten. Dat is geen zwakte, maar kracht.
Ontdek onze training Next Generation Management bij Kenneth Smit en maak het verschil.