Cómo dar retroalimentación: modelos, técnicas y consejos para gerentes

¿Qué es dar retroalimentación?

Dar retroalimentación consiste en compartir de forma estructurada observaciones, experiencias y sugerencias con un colega, empleado o supervisor. El objetivo es mejorar el comportamiento, el desempeño o la colaboración.

Una buena retroalimentación es concreta, oportuna y se centra en el comportamiento, no en la persona. Para los gerentes y líderes de equipo, es una de las habilidades más importantes para el crecimiento de los equipos y la mejora de los resultados.

En Kenneth Smit, observamos en nuestros cursos de formación gerencial que dar retroalimentación suele percibirse como algo difícil. Sin embargo, es una habilidad que se puede aprender y perfeccionar.

En este artículo, leerás todo lo necesario para dar retroalimentación efectiva: modelos, técnicas, errores comunes y consejos prácticos que puedes aplicar de inmediato.

¿Por qué es importante dar retroalimentación?

La retroalimentación es fundamental para el crecimiento personal y el desarrollo de equipos. Sin ella, los empleados desconocen sus fortalezas y áreas de mejora. Diversos estudios demuestran que los equipos que intercambian retroalimentación con regularidad obtienen mejores resultados, están más comprometidos y presentan una menor rotación de personal.

Beneficios de una cultura de retroalimentación

Una organización donde dar retroalimentación es la norma se beneficia de múltiples maneras. Los empleados se sienten escuchados y valorados cuando su gerente les brinda retroalimentación periódica.

Esto conlleva una mayor motivación y un mejor desempeño. Además, una cultura de retroalimentación abierta garantiza que los problemas se identifiquen a tiempo, antes de que se conviertan en conflictos.

En Kenneth Smit, observamos que las organizaciones que invierten en habilidades de retroalimentación, por ejemplo a través de una capacitación en gestiónlograr resultados más rápidos en los procesos de cambio. Después de todo, la retroalimentación también es un requisito previo para el éxito. gestión del cambio.

¿Qué sucede sin retroalimentación?

Cuando falta retroalimentación, se crea un vacío. Los empleados llenan ese vacío con sus propias suposiciones, que a menudo son más negativas que la realidad.

Sin retroalimentación, las personas repiten comportamientos indeseables simplemente porque nadie se los señala. Para los gerentes, esto significa que las pequeñas molestias se convierten en problemas estructurales.

La diferencia entre retroalimentación y crítica

A menudo se confunden la retroalimentación y la crítica, pero existe una diferencia fundamental. La crítica se centra en lo que sale mal y suele provocar una reacción defensiva. La retroalimentación, en cambio, mira hacia el futuro y ofrece una perspectiva para mejorar.

La retroalimentación efectiva describe el comportamiento concreto que se ha observado, nombra el efecto de dicho comportamiento y concluye con una sugerencia o pregunta. La crítica dice "lo estás haciendo mal", la retroalimentación dice "vi que hiciste X, el efecto fue Y, y te sugiero que pruebes Z".

Esa diferencia de enfoque marca la diferencia entre una conversación que motiva y una conversación que desmotiva.

Modelos de retroalimentación que funcionan en la práctica

Existen diversos modelos probados que te ayudan a brindar retroalimentación estructurada. A continuación, analizamos los métodos más utilizados.

El modelo 4G

El modelo 4G es uno de los modelos de retroalimentación más accesibles para los gerentes. Las cuatro G representan Comportamiento, Sentimiento, Consecuencia y Deseo. Primero, se describe el comportamiento concreto observado.

A continuación, describe qué sentimiento te produjo. Luego, detalla las consecuencias de ese comportamiento. Finalmente, indica cuál es la situación que deseas.

Un ejemplo: “Noté que no dejabas de revisar tu teléfono durante la reunión (Comportamiento). Eso me dio la sensación de que no estabas involucrado (Sentimiento).

Otros miembros del equipo también lo notaron y se distrajeron (Consecuencia). Le agradecería que guardara su teléfono durante las reuniones (Deseado).

El método sándwich

Con el método del sándwich, se intercalan comentarios constructivos entre dos comentarios positivos. Si bien este método es popular, también tiene desventajas.

Los empleados con experiencia detectan rápidamente las artimañas, lo que puede hacer que los comentarios positivos parezcan poco sinceros. Por lo tanto, utilice este método con moderación y asegúrese de que los tres elementos sean genuinos.

El modelo SBI (Situación, Comportamiento, Impacto)

El modelo SBI, desarrollado por el Centro para el Liderazgo Creativo, es especialmente adecuado para entornos profesionales. Se describe la situación específica, el comportamiento observado y su impacto.

Este modelo es más eficaz que el método sándwich porque es directo y honesto, sin envoltorios.

La retroalimentación anticipada como alternativa

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Si conoces los errores más comunes, podrás evitarlos.

Dar retroalimentación demasiado tarde

La retroalimentación pierde efectividad a medida que pasa el tiempo entre el comportamiento y la retroalimentación. No espere hasta la evaluación anual de desempeño, sino que brinde retroalimentación lo antes posible después de que ocurra el incidente.

Dar retroalimentación en público

La retroalimentación constructiva debe darse en una conversación individual. Dirigirse a alguien en presencia de compañeros genera incomodidad y resistencia. En cambio, la retroalimentación positiva puede darse en público, ya que esto refuerza su efecto.

Permanecer demasiado vago

Decir «Necesitas comunicarte mejor» no es una retroalimentación útil. Sin ejemplos concretos, quien la recibe no sabe exactamente qué debe cambiar. Cuanto más específico seas, mejor podrá la otra persona comprenderlo.

Atacar a la persona en lugar de la conducta.

Hay una gran diferencia entre decir "ese informe contenía errores" y decir "eres descuidado". Dar retroalimentación sobre el comportamiento es constructivo; dar retroalimentación sobre la persona es destructivo. Ten siempre presente esta distinción en cada conversación sobre retroalimentación.

Recibir retroalimentación: la otra cara de la moneda

Dar retroalimentación es una habilidad, pero recibirla lo es igualmente. Como gerente, usted lidera con el ejemplo estando abierto a recibir retroalimentación de su equipo. Esto fortalece la comunicación dentro de su organización y genera confianza.

Cuando recibas comentarios, escucha sin reaccionar de inmediato. Haz preguntas para comprenderlos mejor. Agradece a quien los dio su valentía al compartirlos. Y reflexiona sobre ellos más tarde para decidir qué hacer al respecto.

Retroalimentación en un entorno de trabajo híbrido

Con el auge del trabajo híbrido, dar retroalimentación se ha vuelto más complejo. Se ve a los empleados con menos frecuencia en persona, lo que provoca que desaparezcan los momentos informales para dar retroalimentación.

Al mismo tiempo, la retroalimentación es especialmente importante en un entorno híbrido, porque los empleados que trabajan a distancia pueden sentir más rápidamente que no importan.

Programa reuniones individuales periódicas, incluidas las virtuales. Utiliza las videollamadas en lugar de depender únicamente del chat o el correo electrónico para obtener retroalimentación, de modo que puedas captar las señales no verbales.

Tenga en cuenta que los comentarios escritos (a través de chat o correo electrónico) pueden malinterpretarse con mayor facilidad que los comentarios verbales.

La retroalimentación como parte del liderazgo

Para los gerentes y líderes, brindar retroalimentación no es una opción, sino una responsabilidad fundamental. Marca la diferencia entre un equipo estancado y un equipo que crece.

En Kenneth Smit, observamos en nuestros cursos de formación directiva que los directivos que incorporan la retroalimentación como parte integral de su estilo de liderazgo son más eficaces en la gestión de sus equipos.

Desarrollo de liderazgo Todo comienza con la autorreflexión y la comunicación, y la retroalimentación es el vínculo entre ambas. Al dar y recibir retroalimentación, se crea un entorno de aprendizaje en el que todos, incluyéndote a ti mismo, pueden crecer.