Là où les gens travaillent, il y a toujours des conflits. Grande ou petite, vous rencontrez des situations problématiques dans chaque entreprise et chaque projet. Le chef de projet ou le manager a la tâche ingrate de faire face à de telles situations de crise et, lorsque cela est possible, de les transformer en une nouvelle énergie pour toute l'équipe. Tout comme dans les situations de service client, un conflit est également une excellente opportunité de prendre un tournant positif. Comment? Nous en discutons dans ce blog.

Comment surgit une crise ?

Votre projet présente de sérieux problèmes. Vous dépassez votre budget, vous êtes en retard et/ou les membres de l'équipe se disputent entre eux. Nous connaissons tous de telles situations. Le moral est bas et les enjeux diminuent. Le début de la solution consiste souvent à analyser soigneusement comment la crise est survenue. Alors, avant d’agir, essayez de tester les raisons possibles suivantes par rapport à la situation. 9 situations de crise sur 10 sont provoquées par un ou plusieurs des points ci-dessous :

Soutien insuffisant du ou des sponsors du projet : il y a trop peu d'engagement de la part des clients ou de la direction, de sorte qu'il n'y a pas besoin de performer.

Des attentes floues : personne ne sait exactement ce qui est attendu ni quelle est la portée du projet.

Membres d’équipe inexpérimentés : en particulier au sein des organisations gouvernementales, les membres de projet sont souvent affectés à des projets avec lesquels ils ont relativement peu d’expérience. Ce n’est pas grave, mais c’est peut-être un facteur inhibiteur.

Planification médiocre ou réalisable : surtout si le souhait vient d'en haut, il peut y avoir trop de pression sur la planification ou la planification initiale peut ne pas être réalisable du tout.

Manque de structure : la gestion de projet est un métier en soi. Un processus de gestion de projet clair a-t-il été formulé ?

Problèmes culturels : les membres de l'équipe proviennent-ils de différents départements, unités ou même de différentes entreprises (fusionnées) ? Il se peut alors que les cultures d’entreprise soient à l’origine de problèmes.

Répartition des rôles peu claire : dans de nombreux projets, le rôle de chacun et ce que l'on attend des différents membres de l'équipe n'est pas tout à fait clair.

Communication inadéquate : la cause la plus fréquente des situations de crise est bien sûr la communication. Ou plutôt son absence.

Comment affrontez-vous la crise ?

Une fois que vous avez découvert la cause du conflit et sa direction, vous pouvez agir pour transformer cette menace en opportunité.

Reconnaître les signes

N’intervenez pas tant que la crise n’est pas complètement mûrie et que l’atmosphère n’est pas redevenue nulle. Généralement, les signes sont déjà reconnaissables. De petites plaintes ou des plaintes prudentes à l'égard de certains membres de l'équipe, par exemple. Ou encore le fait que les livraisons intermédiaires ne sont réalisées que juste à temps. Traitez immédiatement les irritations mineures et n’attendez pas que les frustrations s’accumulent et que le volcan entre en éruption.

Reconnaître la crise, prendre les choses en main

La reconnaissance est la première étape du rétablissement. Lorsqu'un projet est en crise, il est souvent nié par les membres de l'équipe. En tant que manager, c'est votre rôle de prendre les choses en main, c'est ce que l'on attend de vous. Reconnaissez la crise, faites-le comprendre à toute l’équipe et fixez les lignes directrices. Votre équipe de projet n'a pas été en mesure de mener à bien le projet de manière indépendante, qu'elle en soit consciente ou non. C'est à vous d'intervenir et de prendre en charge.

Enquêter sur l'affaire avant de juger

La préparation est cruciale. Surtout quand on est nommé gestionnaire de crise pour gérer un projet en difficulté. Lisez toutes les conversations (par courrier électronique) et les documents livrés avant de parler personnellement aux membres de l'équipe. En suivant les voies de communication, vous êtes en mesure de faire une analyse objective par vous-même avant qu'elle ne puisse être influencée par des émotions et des arguments personnels.

Avoir une conversation en tête-à-tête avec les membres de l'équipe

Rassembler les parties prenantes et discuter de tout ouvertement. Cela semble souvent être la solution la plus pragmatique. Et pourtant, ce n’est pas toujours le cas. En raison de la vulnérabilité, de l’incertitude, de la peur ou de toute autre émotion, les discussions d’équipe en cas de crise peuvent s’avérer plutôt négatives que positives. Si les tensions sont fortes, vous pouvez envisager de parler d’abord à tous les membres de l’équipe en tête-à-tête, puis de rencontrer l’ensemble de l’équipe.

Soutenez votre équipe

Quoi qu’il arrive, restez aux côtés de votre équipe. Même lorsque vous êtes nommé par la haute direction ou même par la direction pour sauver un projet. En tant que chef de projet, il est de votre devoir de tirer le meilleur parti des membres de l'équipe. Cela ne fonctionnera pas si vous les salissez dans le dos ou si vous vous plaignez de la motivation de votre équipe. Peu importe l’irritation que vous ressentez, restez positif et défendez toujours les intérêts des membres de votre équipe.

Peut-être êtes-vous déjà un gestionnaire de crise expérimenté ou un chef de projet ayant l'ambition de devenir chef de projet. La gestion de situations complexes nécessite une bonne dose d’expérience, mais peut certainement être formée et coachée. Chez Kenneth Smit, nous ne choisissons pas le chemin le plus facile. Parfois, nos programmes de formation et de coaching sont conflictuels. C'est dur, mais ça vous y mène !