Hoe schrijf je een krachtige en succesvolle offerte?

Iedere verkoper schrijft offertes. Eigenlijk doen we het liever niet; we zijn mondeling meestal sterker dan schriftelijk. Maar het is wel een cruciaal onderdeel van het verkoopproces. Hoe goed je gesprek ook was, als de offerte vervolgens de plank misslaat kan de deal alsnog op losse schroeven komen te staan. Vandaag delen we graag een aantal praktische tips voor het schrijven van een knallende, succesvolle offerte.

Omschrijf een oplossing

Verplaats je in de klant. Wat wil hij of zij zien? Geen lang verhaal met waarom ze toch vooral voor jouw bedrijf moeten kiezen, wat je allemaal aanbiedt en hoeveel ervaring je wel niet hebt. Toch? De kern van jouw offerte moet je oplossing zijn. Welke concrete pragmatische oplossing(en) kun jij je klant bieden voor de omschreven probleemstelling of briefing?

Maak je business case concreet

Naast een oplossing wil jouw klant uiteraard ook weten wat zijn of haar return on investment gaat worden. Met andere woorden: wat krijgt men voor de prijs die je doorberekent? Neem in je offerte een korte maar krachtige business case op, met daarin de belangrijkste KPI’s en een kosten-batenanalyse.

Liever kort dan lang

We zijn geneigd hele lange offertes te maken, vaak ook nog met diverse bijlagen. We willen de klant overtuigen en denken dat te kunnen doen door maar zoveel mogelijk referenties aan te dragen, diensten te omschrijven en argumenten te benoemen. Dit zorgt in onze ogen echter enkel voor ruis op de lijn. Blijf kort, een offerte moet vooral concreet zijn. Beperk je tot de geboden oplossing, de business case, de besproken werkwijze, de prijsopgaaf, en uiteraard de call to action.

Liever beeld dan enkel tekst

Offertes zijn vaak lange documenten met flinke lappen tekst. In een tijdperk waarin mensen steeds grafischer denken en werken, moeten we proberen ook onze offertes visueel zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Voeg een stukje grafisch maatwerk toe, door bijvoorbeeld al in beeld te brengen hoe je geboden oplossing er in praktijk voor de klant uit kan komen te zien. Werk ook je referentiecase zo grafisch mogelijk uit.

Werk met scenario’s, als dat voor de hand ligt

In de ideale situatie vertelt de klant je al tijdens het verkoopgesprek wat het budget is. Echter, dit is helaas vaker níet dan wél het geval. In veel gevallen is het een grote uitdaging voor de verkoper om goed in te kunnen schatten wat de klant voor budget in zijn of haar hoofd heeft. Je kunt jezelf uit de markt prijzen door veel te duur of juist te goedkoop te zijn. In dat soort gevallen kan het slim zijn te werken met een aantal verschillende scenario’s. Zorg echter wel dat je duidelijk omschrijft hoe de scenario’s zijn opgebouwd, om de verwachtingen te kunnen blijven managen.

Vergeet de call to action niet Het lijkt een inkoppertje, maar toch vergeten we het vaak: de call to action. We slaan weleens door in het opstellen van een zo inspiratievol mogelijke offerte. Een schitterend slide deck is dan het gevolg, maar die bevat lang niet altijd een concrete call to action. Zie je offerte meer als een contract. Neem een pagina voor ondertekening op, liefst zelfs al aan het begin. Bijvoorbeeld door met een voorblad te werken waarin je een samenvatting van de offerte omschrijft, inclusief een call to action.