Wellicht heb je het al een keer meegemaakt, een medewerker die niet kan leveren wat je van hem verwacht, en/of eentje die last heeft van een dipje. Het komt erop neer dat het deze medewerker niet lukt om zijn deel bij te dragen aan het geheel. Natuurlijk weet jij dat je het probleem bespreekbaar moet maken en moet aanpakken, mede doordat de rest van het team wellicht ook op de hoogte is van de prestaties van deze medewerker. Je kunt niet stil blijven en zal je geloofwaardigheid hoog moeten houden door actie te ondernemen. Maar wat moet je dan zeggen?

Het uitgangspunt van een dergelijk gesprek is altijd om een verandering in de prestaties teweeg te brengen, wat een sterke reden is om niet langer te wachten met het voeren van dit gesprek. Doe je dit niet, dan worden deze prestaties door de medewerker als voldoende beschouwd. Om je op weg te helpen beschrijven wij enkele punten die je kunt gebruiken in dit gesprek.

• Stel de medewerker op de hoogte van jouw bezorgdheid

Dit is een serieus gesprek, daarom is het belangrijk om niet om de hoofdzaak heen te draaien. Je hoeft dus niet een half uur lang small talk te voeren alvorens je jouw bezorgdheid ter sprake brengt. Door meteen duidelijk te zijn benadruk je ook het belang dat jij ziet van een nodige verandering.

• Deel specifieke voorbeelden

Het heeft geen nut om met vage voorbeelden te komen van iets dat jij opmerkt, zorg er daarom voor dat je specifieke voorbeelden kunt noemen waarin het tegenvallende gedrag tot uiting komt of noem een prestatie die tegenviel en de oorzaak die jij daarin herkent.

• Wat zijn de effecten op het team?

Probeer een link te leggen tussen het gedrag of de prestaties met de impact dat het heeft op de organisatie. Nog relevanter kunnen de gevolgen voor een specifiek team zijn, wellicht ontstaan er onbesproken spanningen tussen collega’s over tegenvallende resultaten. Indien je niet kunt uitleggen wat de negatieve impact is van het gedrag, dan is het lastiger voor de medewerker om in te zien waarom er verandering nodig is.

• Wat verwacht je van de medewerker?

Wellicht weet de medewerker zelf niet hoe hij een verandering teweeg kan brengen in zijn gedrag of in de prestaties die hij levert. Daarom is het van belang dat jij als manager hier al van te voren over nadenkt. Hoe kun jij de medewerker assisteren, en wat wordt er precies verwacht? Wees duidelijk in het stellen van verwachtingen.

• Wees duidelijk over het uitblijven van verandering

Het uitgangspunt van dit gesprek is vanzelfsprekend verandering, maar wees ook duidelijk tegen de medewerkers of er eventuele volgende stappen indien er geen verandering komt in het gedrag of de prestaties van de medewerker. Er hoeft niet perse direct over disciplinaire acties gesproken te worden, alleen moet de medewerker wél weten dat het een serieuze kwestie is.

• Eigen initiatief van de medewerker

Zorg ervoor dat jij als manager niet alle stappen voor de medewerker voorkauwt, laat de medewerker zelf nadenken en oplossingen voorleggen. Hoe wilt hij/zij een verandering teweeg brengen?

• Plan een evaluatiemoment in

Nadat de medeweker heeft toegezegd om te werken aan zijn prestaties is het belangrijk om meteen een vervolggesprek in te plannen.

• Sluit af met vertrouwen

Na een dergelijk gesprek is het belangrijk om als manager ook het vertrouwen uit te spreken in de medewerker. Het feit dat je dit gesprek gebruikt om een verandering teweeg te brengen laat zien dat je erop vertrouwt dat de medewerker in staat is een verandering teweeg te brengen.

Dergelijke gesprekken kunnen altijd spannend zijn voor beide partijen, daarom is het belangrijk om te onthouden dat het gesprek uiteindelijk het doel heeft de medewerker te helpen. Ook hier geldt dat een goede voorbereiding het halve werk is!