Voor veel mensen is hun zakelijke e-mail een enorme bron van frustratie. Sterker nog, een bron die kan zorgen voor serieuze stressverschijnselen. Uit onderzoek van de Nederlandse beroepsvereniging van Professional Organizers, blijkt dat ruim 30% van de Nederlanders stress ervaart die samenhangt met hun werkmail. Herkenbaar? Dan is deze blog echt bedoeld voor jou!
Mailbox en veelvoorkomende frustraties
E-mails kunnen voor veel frustratie en irritatie zorgen. Wat te denken van de eeuwige stroom aan cc’tjes? ‘Dat heb je toch kunnen lezen, je stond in de CC!’. Of die collega’s die een mail sturen en 10 minuten later al aan je bureau staan. Maar, de grootste frustratie is toch wel de hoeveelheid mail die je ontvangt en waar je doorheen moet spitten als je terugkomt van vakantie. Honderden mails zijn het vaak. Je eerste werkdag is volledig verdwenen en dan nog ben je niet volledig bijgewerkt. Daarnaast komen er gedurende de dag ook gewoon weer nieuwe mails binnen. Je ziet door de bomen het bos niet meer, hetgeen voor stress zorgt. In de dagelijkse praktijk komen we mailboxen tegen met honderden zo niet duizenden openstaande berichten. Ons record? Een manager met 11.582 mails in zijn reguliere inbox!
6 gouden tips om je mail onder controle te krijgen
Zakelijke e-mail zorgt dus voor veel stress. Onnodig wat ons betreft. We hebben daarom onze 6 voornaamste tips voor je op een rij gezet.
Durf rigoureus te zijn
Mailbox management komt met name neer op het maken van keuzes. Rigoureuze keuzes. Is een mail ouder dan 2 weken? Verplaats deze dan zonder te twijfelen naar de archief box. Als het echt belangrijk is, dan had je er al wel wat van gehoord of zullen er zeker meer recente mails in je mailbox zitten over hetzelfde onderwerp. Of je collega staat aan je bureau natuurlijk. Kortom, archiveren. Niet verwijderen uiteraard. Verder doe je er goed aan om nieuwsbrieven, onbelangrijke mails en onbeduidende CC mailwisselingen gewoon direct te verwijderen. Je hebt wel belangrijkere dingen aan je hoofd.
Stel simpele reacties niet uit
Het is verleidelijk om bij het scannen van je inbox mails niet direct te beantwoorden omdat je eerst overzicht wil creëren. Echter, dit soort uitstel zorgt uiteindelijk alleen maar voor meer stress. Kortom, als er mailtjes tussen zitten (en die zijn er zeker) die je met een korte reactie direct kunt beantwoorden, doen! Elk weggewerkt mailtje is er een.
Werk met mappen, voor je eigen bestwil
Onlangs kregen we een mailbox onder ogen met 4.328 openstaande mails. Allemaal in de centrale inbox. Om gek van te worden natuurlijk, letterlijk. Werk voor je eigen bestwil dus met mappen zoals ‘archief’, ‘beantwoorden’ en ‘spoed’, zodat je ten alle tijden overzicht hebt en prioriteiten kunt bepalen.
Maak plaats in je agenda
Er zijn altijd een aantal mailtjes waar je echt in moet duiken, die meer uitzoekwerk vereisen. Belangrijke mails die je aandacht nodig hebben. Uitstelgedrag is ook voor dit soort mailtjes enorm gevaarlijk. Reserveer tijd in je agenda, bijvoorbeeld 30 minuten per dag, om dergelijke mails te beantwoorden.
Werk toe naar een lege inbox
Probeer toe te werken naar een mailbox die aan het einde van de dag standaard vrijwel leeg is, of maximaal uit 5-10 mailtjes bestaat. Zodra je moet gaan scrollen door je inbox, heb je het eigenlijk al niet meer onder controle en kan de stress toeslaan. Kortom, afgewerkte mails ook echt verwijderen, keuzes maken en zoals gezegd werken met mappen. Een lege inbox zorgt voor enorm veel rust in je hoofd.
Kies voor bijhouden of archiveren
De meningen verschillen. De een wil graag bij blijven tijdens zijn of haar vakantie, de ander wil zich even totaal afsluiten. Waar je ook voor kiest, maak een keuze. Op vakantie elke dag (of eens in de twee dagen) 15 minuutjes reserveren om je mailbox op te schonen kan veel stress vermijden. Mocht je dit niet willen, wat begrijpelijk is, maak dan bij terugkomst echt keuzes en archiveer, verwijder de minder belangrijke mail.
Hoe je jouw dagelijkse werkzaamheden kunt plannen en weer baas kunt worden over je agenda komt uitvoerig aan bod in onze Time Management trainingen. Meer weten over de mogelijkheden? Neem contact met ons op.