Smartphones op de werkvloer, toestaan of verbieden?

We storen ons allemaal weleens aan het smartphone gebruik van een collega, toch? Daarnaast maken we er onszelf ook vaak schuldig aan om toch even op ons mobieltje te kijken tijdens een meeting. Een ruime meerderheid van de Nederlandse werknemers stoort zich flink aan collega’s die tijdens het werk zitten te appen of Facebooken. 31% Zegt zich er zelfs groen en geel aan te ergeren. De Australiërs hebben er zelfs een woord voor bedacht: phubbing, een samentrekking van phone en snubbing. De discussie of smartphonegebruik op de werkvloer moet worden uitgebannen steekt dan ook regelmatig weer de kop op. In een wereld waar privé en werk in hoge mate door elkaar lopen is de smartphone niet meer weg te denken uit ons leven, maar komt het de productiviteit ten goede, of juist niet?

Verbieden of toestaan?

Wettelijk gezien mogen werkgevers het gebruik van smartphones op de werkvloer verbieden, doordat zij het recht hebben te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd en met welke gereedschappen dat gebeurt. Een onderzoek door Wetten van de Werkvloer laat zien dat ongeveer 1/3^e van de werkgevers het (privé) gebruik van mobieltjes tijdens werktijd niet toestaat, ondanks dat 90% van de werknemers minstens één keer per dag even op zijn of haar mobieltje kijkt tijdens werktijd. Bijna de helft doet dit zelfs elk uur. Kortom, er lijken voldoende argumenten om het gebruik maar helemaal te verbieden, toch?

De vraag die we onszelf moeten stellen is of het anno 2018 nog wel realistisch is om zo rigoureus om te gaan met een fenomeen dat voor een belangrijk deel ons privé leven maar ook zakelijke leven beïnvloedt. Op een arbeidsmarkt die voor werkgevers steeds krapper wordt is het ook de vraag of het je kansen op het vinden van toptalent zal helpen wanneer je een streng smartphone beleid hebt. Zeker voor jonge generaties zal dit een grote afknapper zijn.

De voordelen en nadelen

Het gebruik van smartphones heeft absoluut een aantal nadelen. Echter, daar staan ook belangrijke voordelen tegenover. Om een goed beeld te krijgen van de omvang van deze maatschappelijke discussie hebben we de voor- en nadelen op een rij gezet.

Nadelen

Concentratieproblemen

Het veelvuldig gebruik van een smartphone zorgt zonder twijfel voor afleiding en dus concentratieproblemen. Zeker bij jongere generaties die al veel last hebben van afleiding in hun omgeving. Wanneer iemand hier gevoelig voor is, kan dat dus de kwaliteit van het werk en de efficiëntie verlagen.

Onderlinge irritaties

Zoals eerder is aangekaart kan het gebruik van smartphones voor onderlinge irritaties zorgen, wat negatief uitpakt voor de werkcultuur binnen je organisatie. Het lijkt misschien wat overdreven, maar kleine irritaties binnen het team kunnen de sfeer oprecht verzieken. Zeker als er vanuit het management ook geen duidelijke afspraken worden gecommuniceerd rondom het gebruik van mobieltjes.

Veiligheidsrisico

In een wereld waar hacken steeds nadrukkelijker aanwezig is, en de privacywetgeving enorm wordt aangescherpt, zijn mobieltjes een groot gevaar voor de veiligheid. Veel medewerkers hebben hun bedrijfsmail ook op hun privé mobiel staan, zonder deze altijd te beschermen met een wachtwoord (want het is zo’n gedoe om te unlocken elke keer). Als je dan bedenkt welke gevolgen dat kan hebben, is het veiligheidsrisico wel duidelijk, toch?

Voordelen

Verhoging productiviteit

Het grootste en belangrijkste voordeel van smartphonegebruik is dat het de productiviteit op de werkvloer verhoogt. Je had het wellicht niet verwacht, maar uit onderzoek van Samsung en Frost & Sullivan blijkt dat het gebruik van smartphones medewerkers een tijdwinst van zo’n 58 minuten per dag geeft. Meerdere redenen zijn daarvoor aan te wijzen, maar vooral het gebruik van apps die je helpen bij jouw werkzaamheden, zijn van invloed. Denk bijvoorbeeld aan de opkomst van apps als Slack of WhatsApp, waarmee je onderling snel en effectief kunt communiceren over projecten of snel wat zaken kunt afstemmen als je op een andere werklocatie zit.

IT kosten

Hoewel het gebruik van smartphones een risico is voor de veiligheid van je data, vormt het gelijktijdig ook een kostenbesparing. Het technische niveau van de moderne smartphone is dusdanig hoog dat je bedrijf niet altijd meer dure IT technologieën hoeft in te kopen.

Een beleid voor gebruik en veiligheid

Zoals zo vaak is de situatie dus niet zwart of wit. Het simpelweg verbieden van smartphones op de werkvloer is geen optie aangezien het de ontwikkeling van je bedrijf tegenhoudt. Het zomaar volledig toestaan kan echter ook voor problemen zorgen. De sleutel zit bij het management. Als werkgever ben je direct verantwoordelijk voor de positieve of juist negatieve effecten. Zorg daarom voor een duidelijk beleid die het voor iedereen binnen de organisatie helder maakt wat de houding ten opzichte van smartphones is. Op die manier voorkom je discussies, irritaties en veiligheidsproblemen.

Uit onderzoek van Citrix en METISfiles blijkt dat slechts een krappe 40% van de bedrijven een beleid heeft over het gebruik van smartphones op de werkvloer. Hoe zit dat bij jouw bedrijf?