Wat kun je als manager doen om de werkdruk van je medewerkers te verlagen?

Met plezier naar je werk gaan geeft veel energie, dat weten we allemaal. Een hoge werkdruk hoeft an sich helemaal niet erg te zijn en kan zelfs best een beetje lekker voelen. Zolang je het gevoel hebt ‘in control’ te zijn, kun je de wereld aan. Werkdruk slaat bij medewerkers echter vaak om in werkstress en wanneer dat gebeurt beginnen de problemen. In bijna 70% van de gevallen is psychisch verzuim gerelateerd aan stress op het werk, vaak met langdurig verzuim tot gevolg. Hoe kun jij als manager waken voor situaties waarin gezonde werkdruk omslaat naar stress?

Wanneer druk omslaat in stress

Stress ontstaat niet zomaar. Vaak is er sprake van een combinatie van factoren. Privéomstandigheden kunnen bijvoorbeeld een trigger zijn. Op zo’n moment kan de positief ervaren werkdruk omslaan in stress. Of op het moment dat de werkdruk dusdanig hoog wordt dat de medewerker controle verliest over zijn/haar werkzaamheden. De balans tussen werk en privé wordt verstoord, hetgeen tot stress en verzuim kan leiden. Het is te allen tijde belangrijk om beide kanten van de balans te monitoren. Een medewerker met een gezonde balans kan doorslaggevend zijn voor het succes van je bedrijf of afdeling, maar een medewerker met stress kan je behoorlijk in de problemen brengen. Zeker kleine bedrijven kunnen verzuim nauwelijks opvangen en/of financieren.

Minder taken is niet de oplossing

Wanneer een medewerker aangeeft stress te ervaren, of wanneer je dit als manager zelf opmerkt, is een van je eerste en meest logische reacties: de taken en verantwoordelijkheden van de betreffende medewerker beperken. Echter, onderzoeken hebben aangetoond dat het verminderen van werkzaamheden helemaal niet de oplossing is voor stress gerelateerde klachten. De medewerker gaat er zich zelfs vaak slechter door voelen, omdat hij of zij het gevoel heeft dat jouw ingrijpen als manager een oordeel is over zijn of haar kwaliteiten en kunde. Mensen krijgen energie van het onder controle brengen van uitdagende situaties, zolang ze behapbaar en te managen zijn. Er is een groot verschil tussen veel werk en TE veel werk. Haal dus niet de energie uit je medewerker door hem of haar minder taken en verantwoordelijkheden te geven, maar zorg vooral voor complimenten, steun van collega’s en meer beslissingsbevoegdheid over de eigen werkzaamheden. Dat kan bijvoorbeeld ook betekenen dat je meer ruimte geeft qua werktijden.

Wat kun je dan wel doen?

Taken wegnemen en verantwoordelijkheden beperken is dus niet de manier waarop je om moet gaan met werkdruk en werkstress onder je medewerkers. Maar, wat kun je dan wel doen?

Leer het omslagpunt herkennen

Als manager moet je het in veel gevallen hebben van je zintuigen en onderbuikgevoel. Het herkennen van situaties bij medewerkers die op het omslagpunt van werkdruk versus werkstress zitten is cruciaal. Maar, je hoeft het niet alleen te doen, je kunt ook als manager getraind worden om de juiste voelsprieten te ontwikkelen. Wat sowieso alarmbellen moet doen rinkelen is als medewerkers structureel het gevoel hebben dat ze moeten overwerken om hun taken af te ronden. Of wanneer je zelf merkt dat vermoeidheid een rol begint te spelen en de medewerker steekjes laat vallen die voorheen niet vielen. Verschuivende deadlines en een toenemende ‘ja maar’ mentaliteit zijn ook vaak een teken aan de wand.

Spreek 1 op 1 met je medewerkers

Stress is vaak een enorm taboe binnen bedrijven en bedrijfsculturen. Zeker in bedrijven met een sterk commerciële cultuur. Breek daar als manager doorheen en maak het bespreekbaar, zonder je medewerker voor het blok te zetten. In plaats van een paar keer per jaar een functioneringsgesprek te hebben kan het erg goed werken om bijvoorbeeld eens per twee weken of eens per maand even kort (10-15 minuutjes) met je medewerkers te praten tijdens een 1-op-1 gesprek. Wanneer je dit informeel en niet al te officieel insteekt kan het een perfect moment zijn om even te polsen hoe het staat met de werkdruk.

Maak time management een centraal thema

In veel gevallen is het niet eens de daadwerkelijke werkdruk die voor problemen zorgt, maar de perceptie van werkdruk. Het verlies van controle is een veel grotere drijfveer voor stress dan de daadwerkelijke takenlijst. Zeker jonge generaties hebben moeite met time management en het bepalen van prioriteiten. Ze missen op dat vlak nog een stukje ervaring. Bied je medewerkers de kans zich te ontwikkelen op het vlak van time management, bijvoorbeeld door een cursus of training op dat vlak te faciliteren.

Beperk de vergadercultuur

Vraag aan een willekeurige medewerker wat hem of haar stress bezorgt. De kans is groot dat “te hoog aantal vergaderingen en meetings” hoog op de lijst zal staan. Zeker in grote organisaties brengen medewerkers vaak meer tijd door in de vergaderzaal dan achter hun computer of werkplek. Dit levert veel werkdruk en eventueel stress op, aangezien taken blijven liggen en de mail zich ophoopt wanneer er veel vergaderd moet worden. Beperk op je afdeling het aantal vergaderingen. Doe bijvoorbeeld eens inspiratie op bij methodieken zoals agile/Scrum, waar er buiten een korte stand-up aan het begin van de dag niet veel (zo min mogelijk) vergaderd wordt in groepsvorm.

Geef je medewerkers een ‘flexibele schil’

Als drukte voorspelbaar zou zijn, kan deze gemanaged worden. Echter, drukte komt binnen bedrijven vaak met deels onverwachte pieken en dalen. Zeker in de zakelijke dienstverlening vormen pieken en dalen in de bezetting een grote uitdaging voor managers. Je medewerkers voelen dit ook. Het ene moment is het erg druk en is het werk bijna niet te behappen, op andere momenten is het relatief rustig. De drukke momenten blijven echter langer hangen in het geheugen dan de rustige momenten. Probeer te werken aan een flexibele schil van bijvoorbeeld freelancers, die je team kunnen versterken als het nodig is. Door te werken met een vaste groep freelancers/zzp’ers weet je wat je binnenhaalt en wat je mag verwachten. Het inschakelen van extra tijdelijke capaciteit is voor jouw medewerkers een belangrijk signaal dat je hun werkdruk serieus neemt.