10 effectieve tools voor interne communicatie

Mede door de komst van het nieuwe werken zijn bedrijven steeds meer op zoek naar manieren om slimmer, efficiënter en effectiever te werken. Neem bijvoorbeeld het thuiswerken, een ideale manier om zowel tijd als kosten te besparen. Maar hoe meer collega’s thuiswerken, des te minder je hen zult tegenkomen bij het koffiezetapparaat voor het dagelijkse praatje. Als manager moet je kunnen inspelen op deze veranderingen en durven te experimenteren met nieuwe vormen van onderlinge communicatie. Wij geven je alvast een voorzetje met 10 effectieve tools voor interne communicatie.

Interne chat

Een snel antwoord op een korte vraag. Normaal tik je even iemand aan of schreeuw je even naar de overkant van het bureau. Online is dit iets lastiger en daarom biedt een online chat hierbij uitkomst. Naast het direct chatten met collega’s, zijn er allerlei andere functies binnen een chattool. Denk bijvoorbeeld aan een groepschat met jouw afdeling op WhatsApp of nodig je klanten uit om deel te nemen aan een discussie middels de chattools Slack en HipChat.

De cloud

De cloud. Eigenlijk een veel te hippe naam voor iets wat eigenlijk minder ingewikkeld is dan het lijkt. Met de cloud kan je namelijk bestanden opslaan en deze vervolgens opvragen op een andere plek dan je eigen locatie. Erg handig wanneer je samen met collega’s online aan dezelfde bestanden wil werken. Bekende tools zijn Dropbox en Google Drive.

Videoconferencing

Vergaderingen zijn van essentieel belang binnen jouw bedrijf, waarbij het soms behoorlijk lastig kan zijn om alle koppen bij elkaar te steken. Met videoconferencing wordt deze drempel verlaagd, waarbij je middels audio- en telecommunicatie een videogesprek tussen verschillende locaties tot stand brengt. Natuurlijk kun je ook gewoon bellen, maar het ideale aan videoconferencing is dat je ook samen informatie zoals presentaties kan doorspreken, wat de productiviteit ten goede brengt. Bekende videoconferencing oplossingen zijn Skype en Google Hangouts.

Projectmanagement

Hoe groot of klein jouw bedrijf ook is, het is de overweging zeker waard om aan de slag te gaan met een projectmanagement tool. Ten eerste zullen projectplanningen een stuk overzichtelijker worden, omdat je precies weet welke stappen de belangrijkste zijn en welke stappen elkaar opvolgen. Ten tweede kan je diverse taken verdelen, zodat inzichtelijk wordt wie verantwoordelijk is voor wat. Ten derde bewaar je het overzicht, omdat je logischerwijze ook meteen weet wie waaraan werkt en of iemand hulp nodig heeft om zijn taak te voltooien. Tenslotte kan je direct meten hoeveel tijd iemand aan een taak spendeert, zodat de planning bij soortgelijke taken in een ander project makkelijker wordt. Er zijn tal van projectmanagement tools beschikbaar, allen natuurlijk afhankelijk van het budget. Wil je nog niet te veel investeren in een projectmanagement tool? Kijk dan eens naar de projectmanagement tools Trello, Asana of Teamleader.

De nieuwsbrief

Het klinkt ouderwets, maar is nog steeds effectief: de maandelijkse nieuwsbrief. Een ideaal medium om je werknemers te informeren over belangrijkste updates, doelstellingen of nieuws binnen jouw sector. En voor de kosten hoef je het meestal niet te laten, want bij software zoals Mailchimp kan je gratis aan de slag.

Wellicht smaakt jouw koffie thuis sowieso beter dan op het werk. Maar wanneer je niet op kantoor bent, hoe communiceer jij dan met je collega’s? Welke tools gebruik jij, en zijn deze effectief?