Ben jij baas over je eigen agenda?

En, wat is jouw antwoord? Ben jij baas over je agenda en planning, of zie je soms door de bomen het bos niet meer en word je soms ‘geleefd’ door je agenda en taken? Stress is een van de grootste problemen op de Nederlandse arbeidsmarkt. De mate van stress neemt in Nederland zelfs flink toe, zo bleek uit onderzoek van Loyalis. Deze ervaring is voor een groot deel te wijten aan de perceptie van controle verlies. Het verlies van controle over je agenda, over je taken, waardoor de stressgevoelens toenemen.  En toch is dit verschijnsel voor een groot deel relatief eenvoudig op te lossen. Time management is een van de meest cruciale manieren om je stress perceptie te verlagen en de controle over je agenda terug te krijgen. En het mooiste…..iedereen kan het leren!

Leren van sporters

Er werd door veel mensen schande van gesproken. Sven Kramer die als geplaatste schaatser besloot niet mee te doen aan de 1.500 meter op de Olympische spelen. Hij werd als een watje neergezet en arrogant genoemd. We kunnen echter op het vlak van time management veel leren van topsporters. Ze zijn als geen ander in staat hun prioriteiten te bepalen en zich volledig te focussen op de belangrijkste taak/taken. Ook al moeten daarvoor harde beslissingen genomen worden.

Time management tips uit de praktijk

Bij Kenneth Smit geven we al jaren Timemanagement trainingen. Daar hebben we veel ervaring opgedaan met tal van praktische manieren op je agenda beter onder controle te krijgen en je stress te beperken. We delen er graag een aantal met je, wellicht kun je ze direct gebruiken tijdens je werk.

1. Durf  “nee” te zeggen

Op de werkvloer ben je vaak afhankelijk van je collega’s. Hoe hard het ook klinkt, je collega’s zijn veruit de grootste veroorzaker van stress en daarmee de belangrijkste ‘stoorzender’ voor goed timemanagement. Zeker personen die van nature niet graag nee zeggen en erg behulpzaam zijn, worden hier de dupe van. Ze voeren op een dag talloze klusjes uit op verzoek van collega’s en verliezen daarmee volledig te controle over eigen werkzaamheden. Durf dus, ook al is het nog zo vervelend, nee te zeggen! Je zult merken dat dit over het algemeen geaccepteerd wordt. Laat dus niet te makkelijk over je heen lopen en pak daarmee de controle over je werkdag terug.

2. Check niet voortdurend je e-mail

Het internet heeft ons veel gebracht. Aan de andere kant is het ook een van de voornaamste afleiders. Hoe vaak check jij je mail op een dag? Waarschijnlijk ga je bijna bij elke melding van een nieuw mailtje gelijk kijken. Herkenbaar….? Zelf ben ik voorstander van de ‘2 uur regel’, waarbij je slechts eens in de 2 uur je mail bekijkt op drukke dagen, zodat je aandacht kunt schenken aan je prioriteiten.

3. Stel prioriteiten

Nee durven zeggen en niet te vaak je mail checken zijn twee belangrijke componenten van timemanagement. De derde basiscomponent is prioriteiten bepalen! Je takenlijst bevat voor je het weet 50 of meer taken. Echter, de een is belangrijker dan de ander. Bepaal aan het begin van je werkdag (of beter nog, de dag vooraf) al de top 5 prioriteiten die echt afgerond moeten worden. Er zijn tal van manieren om je takenlijst overzichtelijk uit te werken. Sommige mensen gebruiken Excel, anderen Notepad of Teksteditor, en weer anderen speciale tools zoals Basecamp of Google Task. Ieder heeft zo zijn eigen voorkeur, het hebben van overzicht kan op vele manieren worden bereikt.

Ben jij er klaar voor de controle over je agenda weer terug te pakken? We zijn erg benieuwd naar jouw time management ervaringen! Laat het ons weten in een reactie.