Dag van de checklist: Slim omgaan met je spaarzame tijd

Vandaag is de dag van de checklist.  Kun jij elke dag je checklist geheel afvinken? Of heb jij helemaal geen checklist en loop jij elke dag achter de feiten aan? Ben jij het type dat een avondje doorhaalt op kantoor omdat je anders verzuipt  in de grote zee aan werkzaamheden? Wanneer je op de juiste manier gebruik maakt van timemanagement dan ben je weer een ware EINDBAAS over je eigen agenda. Plan dus even wat minuten in om deze blog te lezen.

Timemanagement

Timemanagement is het effectief en efficiënt uitoefenen van activiteiten en taken. Het heeft als doel om de effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te verhogen. Bij timemanagement gaat het erom dat je prioriteiten stelt en een realistische planning maakt. Het is een vaardigheid die je kunt leren door slimmer te werken en beter je taken in te plannen. Ga dus niet eerst de confetti op je bureau opruimen & het volume van de radio uittesten terwijl de deadline van Project Big nadert.

Bewustwording van je tijd

Ben jij je bewust hoe jij met je tijd omgaat? Bewustwording is namelijk de eerste stap naar verandering. Word je bewust van hoe je met je tijd omgaat. Houd daarom gedurende een bepaalde periode zoals een dag of week bij hoeveel tijd je met elke taak kwijt bent. Noteer elke taak: van het beantwoorden van je e-mail tot aan lezen van langdradige rapportages. En vergeet hierbij niet om de koffiepraatjes en talloze telefoontjes te noteren.

Identificeer je valkuilen

En waar besteed jij de meeste tijd aan? Bekijk kritisch naar je genoteerde taken waaraan je je tijd besteedt. Aan welke belangrijke taken ben je het meeste tijd kwijt? En hoeveel tijd besteed je aan routinematige klusjes? Ga nu eens kijken naar de oorzaak. Hoe komt het dat het uitvoeren van die ene taak zoveel tijd kost? Had je dit efficiënter kunnen doen? Denk hierbij bijvoorbeeld eens aan de volgende zaken:

– Doe je veel taken die niet tot jouw kerntaken behoren?
– Plan je te laat je werkzaamheden in of plan je juist te weinig?
– Word je vaak onderbroken tijdens het uitvoeren van je taken?
– Heb je last van te weinig discipline, perfectionisme of nonchalant gedrag?

Door een overzicht te maken, heb je snel inzichtelijk waar je veel tijd mee kwijt ben.  Pak direct de valkuilen aan die je direct kunt oplossen. Zodat jij je niet tweemaal (of eerder honderdmaal) in jouw valkuil valt.

Maak een planning

Maak een globale planning waarin je vast legt wat je werkzaamheden zijn. Maak hierin onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Ga vervolgens je werkzaamheden verdelen over verschillende weken. Door een weekplanning weet je precies wat je elke week moet doen en dit zorgt voor focus.

Want zeg nu eens eerlijk het gebeurt ons toch allemaal  dat een collega jou om hulp vraagt en dat je dan direct je eigen werk laat vallen. Natuurlijk wil je die collega helpen, maar vraag je wel af of dit ook direct moet of dat dit ook op een ander moment kan.

Pak je weekplanning erbij en verdeel dit over het aantal werkdagen per week. Door het maken van een dag planning behoud je focus en kun je gemakkelijker keuzes maken. Stel dus de belangrijkste taken niet uit maar begin hiermee. Leg hier je eerste prioriteit. Ook is het belangrijk dat je je planning niet helemaal volstopt. Houd er rekening mee dat bepaalde taken kunnen uitlopen maar dat je ook nog die ene collega behulpzaam kunt zijn.

Evalueer

Om te achterhalen of je je doelen en planning haalt, moet je regelmatig evalueren. Kijk kritisch naar je planning en stel het bij indien dit nodig is. Door vast te houden aan zaken die al goed gaan en dingen aan te passen, word je steeds beter in  timemanagement. Je leert om je tijd effectiever en efficiënter te managen en dit levert (nog) betere resultaten op.

Hulp nodig?

In deze deze blog hebben wij je in het kort op weg geholpen met timemanagement. Wil je vandaag, op de dag van de Checklist, direct aan de slag met timemanagement? Schrijf je dan direct in voor de training Timemanagement.