Feedback geven is een moeilijke, maar belangrijke taak van een manager en werkt als een tweesnijdend zwaard. Eenmaal op de correcte manier gegeven is feedback dé manier om de prestaties en ontwikkeling van jouw werknemers te bevorderen. Doe je dit echter niet, dan kan feedback juist averechts werken en al snel leiden tot een verslechterde relatie, demotivatie en verlies van respect. Om dit te doen voorkomen hieronder de do’s en dont’s van feedback geven, zodat je op een gestructureerde manier kan werken aan de ontwikkeling van jouw werknemers.
Do’s van feedback geven
Plan een afspraak in
De eerste stap in het geven van feedback is het plannen van een afspraak. Even snel commentaar geven in de wandelgangen is onprofessioneel, laat staan het feedback geven waar alle teamleden bij zijn. Plan een afspraak in, bereid deze tijdig voor en bedenk wat je graag meer of minder zou willen zien bij de werknemer.
Start van het gesprek
Loop tijdens het gesprek niet meteen vooruit op de zaken en begin niet met het geven van feedback. Breek eerst het ijs door bijvoorbeeld een compliment te geven, zodat de werknemer zich op zijn gemak voelt.
Houd emoties in bedwang
Het is niet aan te raden om iemand feedback te geven wanneer je nog boos of gefrustreerd bent over een ongeoorloofde actie. Houd je emoties in bedwang, neem de tijd om eerst even af te koelen en plan daarna pas een afspraak in om een constructieve manier feedback te geven.
Geef de ruimte
Eenmaal je feedback gegeven, positief of negatief, is het essentieel om simpelweg even te stoppen met praten. Geef de ruimte zodat de feedback door de werknemer verwerkt kan worden, want aanmerkingen op iemand zijn functioneren kan als een donderslag bij een heldere hemel komen.
Follow-up
Het geven van feedback is een doorlopend proces. Creëer tijdens het gesprek (nieuwe) doelen, hang hier afspraken aan en documenteer deze, zodat je bij een eventueel functioneringsgesprek meteen kan doorpakken op de gemaakte afspraken.
Dont’s van feedback geven
Persoonlijk maken
Er is een groot verschil tussen het geven van negatieve feedback en een persoonlijke aanval. Probeer tijdens het feedback geven de persoon los te koppelen van het proces. Maakt de werknemer bijvoorbeeld constant dezelfde fout in het maken van rapportages, ga dan niet benoemen dat de werknemer incapabel of lui is. Laat in plaats daarvan weten dat je gelooft dat de fout voortaan voorkomen kan worden, mits de werknemer bereid is hier aan te werken.
Teveel feedback
Ook al zijn er verschillende aspecten wat je graag anders zou willen zien in het functioneren van de werknemer, zorg dat je de werknemer niet overspoelt met feedback. Focus op enkele vlakken waar de werknemer zich kan verbeteren en maak deze verbeterpunten meteen meetbaar.
Wachten
Geef feedback als de situatie er naar vraagt en stel dit niet uit. Een veelvoorkomende vergissing is het verzamelen van feedback en deze pas tijdens de jaarlijkse meeting te uiten.
Geen feedback geven
De ergste don’t is het geven van géén feedback. Door het niet geven van feedback geef je de werknemer niet de kans om zijn of haar tekortkomingen te verbeteren, wat ook niet ten goede is van de uiteindelijke bedrijfsresultaten.
