De etiquette van de zakelijke lunch

In dit digitale tijdperk is een face-to-face meeting als een zakelijke lunch eigenlijk iets dat zou kunnen behoren tot het verleden, want met web- en videoconferencing kun je tenslotte elkaar virtueel ontmoeten en bovendien bespaart een online ontmoeting tijd. Toch heeft de zakelijke lunch zijn voordelen. Het is persoonlijker dan een virtuele ontmoeting, je deelt dezelfde ervaringen met je lunchpartner en bovendien heb je meer controle over de omgeving. Reden genoeg om een afspraak te maken met de opdrachtgever of potentiële klant voor een zakelijke lunch, maar hoe pak je dit aan? Hoe zorg je dat jij professioneel overkomt en geen schade toebrengt aan jouw imago of die van het bedrijf?

Telefoon uit of op stil

Een logische keuze, maar iets wat nog vaak wordt vergeten is het juiste gebruik van je telefoon. Net als in de bioscoop is uitzetten wellicht ietwat overdreven, maar zorg tenminste dat je telefoon op stil staat en niet op tafel verschijnt. Het is bovendien onprofessioneel dat je tijdens de lunch je binnenkomende mail of berichten van collega’s gaat checken.

De plek van de zakelijke lunch

Een zakelijke lunch moet je niet zien als een kans om voor de eerste keer in je leven kreeft te proberen. Sterker nog, kreeft is sowieso af te raden tijdens een zakelijke aangelegenheid vanwege het gepruts. Neem geen risico, kies restaurants waar je bekend mee bent en zorg dat je meerdere plekken aandraagt bij de genodigde. Wellicht is hij of zij namelijk vegetarisch en heb jij net een restaurant uitgekozen die geroemd wordt om zijn steak. Een onhandige keuze waardoor je meteen al één nul achter staat. Mocht jij juist diegene zijn die uitgenodigd wordt, vergeet dan niet om hem of haar te complimenteren over de gekozen plek.

Bestellen

Met het bestellen van de lunch zijn er drie regels. Regel één: bestel nooit iets voor je lunchpartner. Laat hem of haar zelf kiezen en vraag eventueel of je een suggestie kan geven. Regel twee: bestel niet zomaar alcohol. Doe dit alleen als je lunchpartner iets wil vieren of wanneer het een algemeen gebruik is in het land waar jouw lunchpartner vandaan komt. Regel drie: vermijd gerechten die vragen om problemen. Denk bijvoorbeeld aan spaghetti (slurpen), kreeft (kan ontploffen) of spinazie en broccoli (nestelt zich graag tussen de tanden).

De Zout-en-Peper regel

Gebruik nooit ofte nimmer zout en peper voordat je begint met je lunch. Het klinkt een beetje als een overdreven regel, maar met deze actie kun je letterlijk een zakelijke lunch verknoeien. Het gebruik van zout en peper voor het proeven insinueert namelijk dat je al snel conclusies trekt, je gaat er al van uit dat zonder zout en peper de lunch minder zal smaken. Confronterend voor diegene die het restaurant heeft uitgekozen, waardoor jij onbedoeld overkomt als iemand die snel conclusies trekt.

De rekening

Wie betaalt bepaalt, maar bij een zakelijke lunch is het meer wie bepaalt betaalt. Oftewel, de genodigde zou niet de rekening moeten betalen. Tenzij je een zakelijke lunch hebt met collega’s, dan is het vrij normaal dat de rekening wordt gedeeld. Wanneer de rekening arriveert, zorg dan dat je jouw lunchpartner blijft aankijken wanneer deze spreekt en kijk niet geschrokken wanneer de rekening ietwat hoog uitvalt.

De follow-up

Het is gepast en professioneel om de middag na de zakenlunch of de volgende ochtend een korte follow-up te sturen via de e-mail. Bedank diegene voor zijn tijd, inzichten en input en maak een korte samenvatting van de besproken punten en de vervolgstappen die genomen moeten worden. Documenteer deze en andere leerpunten in bijvoorbeeld een CRM-systeem, zodat je goed voorbereid bent voor een eventuele vervolgafspraak.

Wil je meer weten over etiquette tijdens zakelijke eetgelegenheden? Het Etiquette bureau biedt verschillende workshops aan zodat jij  aan tafel een onberispelijke indruk achterlaat.