Delegeren, hoe doe je dat?

We krijgen het allemaal steeds drukker en drukker. Ondernemers en managers draaien soms weken van 70-80 uur en zijn tot laat in de avond aan het werk. En het weekend? Zelfs het weekend moet er aan geloven. Waar komt dat toch door? Kloppen onze planningen niet? Plannen we structureel te weinig capaciteit in? Of heeft de hoge werkdruk andere redenen? Wij denken dat dat laatste het geval is en dat hebben we (deels) aan onszelf te danken. Ondernemers en managers hebben grote moeite met het delegeren van werkzaamheden. Heb jij hier ook moeite mee? Dan is dit blog echt iets voor jou.

Waarom is delegeren zo belangrijk?

Delegeren van werk is de meest voor de hand liggende en meest efficiënte manier om je eigen werkdruk te verlagen en het maximale uit de beschikbare capaciteit van je organisatie te halen. En toch blijkt het in de praktijk vaak erg moeilijk. Vooral ondernemers, maar ook veel managers, hebben sterk de neiging tot micromanagement. Ze willen zich met alle details bemoeien en overal hun stempel op drukken om de optimale kwaliteit te kunnen bewaken. Een eigenschap die aan de ene kant aan te prijzen is, want een sterke visie kan het verschil natuurlijk maken, maar aan de andere kant vaak een enorm remmende werking op de organisatie heeft. Daarnaast is het ook nog eens een sterke verhoging van je eigen stressperceptie.

Delegeren was altijd al belangrijk, maar wordt in een zwaar economisch klimaat van steeds groter belang. Meer en meer worden met het oog op bezuinigingen ondersteunende functies verwijderd. Administratieve werkzaamheden en druk komen dus vaker dan voorheen bij het management of de senior medewerkers te liggen. Dat is een groot risico voor de organisatie. Dure mensen doen ‘goedkoop’ werk, waardoor ze zich niet meer volledig kunnen focussen op de meer strategische vraagstukken die je organisatie juist verder kunnen helpen. Delegeren is anno 2016 dus een hot item binnen tal van organisaties. Tijd voor actie en advies.

Delegeren doe je zo

Delegeren kan natuurlijk op tal van verschillende manieren. Veelal voeren ondernemers en managers het niet juist uitvoeren van de taken aan als argument tegen delegeren. Net als met veel andere werkzaamheden is er echter sprake van het ‘garbage in, garbage out’ principe. Brief jij niet goed, dan zal de output niet naar wens zijn. Wanneer je effectief wil delegeren kun je de volgende stappen overwegen.

Stap 1: je eigen zaakjes op orde!

Het begint allemaal met je eigen planning. Heb jij je takenlijst wel goed op orde en geregistreerd voor jezelf? Pas dan zul je in staat zijn om goed te bepalen welke dingen je toch echt zelf moet doen en wat je prima zou kunnen delegeren. Je eigen prioriteitenlijst is doorslaggevend voor het succes van hetgeen je gaat delegeren. Er zijn inmiddels tal van handige mobiele appjes beschikbaar, zoals de Any.do of Todoist.

Stap 2: aan wie ga je delegeren?

Heb je bepaald welke taken je wil en kunt delegeren? Dan is de volgende vraag natuurlijk aan wie je gaat delegeren. Heb je überhaupt wel capaciteit tot je beschikking en vertrouw je de persoon of personen die in aanmerking komen voldoende? En tot slot, heeft deze persoon zelf wel voldoende tijd om je taken over te nemen? Allemaal vragen die je zult moeten beantwoorden. Sinds kort kun je zelfs als je geen capaciteit beschikbaar hebt binnen je organisatie toch gewoon delegeren. Hoe? Met de app Do-its van Moneypenny. Deze ‘uber voor werk’ geeft je de mogelijkheid taken uit te zetten die dan vervolgens door virtuele assistenten of professionals op afstand worden afgerond. Een marktplaats voor het delegeren van werk dus.

Stap 3: it’s all about the briefing!

Zoals gezegd: garbage in, garbage out. Brief jij onduidelijk, slecht of onvolledig, dan mag je ook niet verwachten dat de output naar verwachting zal zijn. Werk dus waar mogelijk met een vast sjabloon voor het delegeren van je taken. Neem daar in ieder geval altijd in op wat er moet gebeuren, welke middelen er tot de beschikking zijn, wie of wat er nodig is om uit te kunnen voeren, wat het verwachte resultaat is, wat de deadline is, en tot waar de bevoegdheden van de uitvoerder gaan.

Stap 4: blijf in control

Delegeren stopt niet na de briefing. Iets over de schutting gooien en dan vervolgens afwachten is niet de juiste oplossing. Vooral ook voor je eigen gemoedsrust moet je altijd de controle houden over het proces. Je kunt bijvoorbeeld samen met je werknemers een project management tool bijhouden waarin taken aan personen worden toegewezen. Tools als Vivify of Basecamp zijn bijvoorbeeld interessante opties.

Naast dat er steeds meer taken geautomatiseerd kunnen worden heb je als ondernemer en manager dus steeds meer apps en tooltjes tot je beschikking om effectief te kunnen delegeren. De grootste drempel is echter het overwinnen van je eigen persoonlijkheid. Start vandaag nog met delegeren om te voorkomen dat je organisatie er onder gaat lijden.