Onderhandelen doe je vaker dan je denkt. Niet alleen bij het sluiten van een deal of het bespreken van je salaris, maar ook bij het verdelen van taken in je team, het afstemmen van deadlines met een klant of het overtuigen van je directie voor extra budget. Toch leren de meeste professionals het niet op school of in hun opleiding. Het gevolg: onderhandelingen verlopen op gevoel, met wisselend resultaat. In dit artikel ontdek je bewezen onderhandelingstechnieken, leer je veelgemaakte fouten vermijden en krijg je concrete strategieen die je direct kunt toepassen.
Wat is onderhandelen?
Onderhandelen is het proces waarbij twee of meer partijen tot een overeenkomst proberen te komen over zaken waar ze het (nog) niet over eens zijn. Het gaat om het vinden van een uitkomst die voor alle betrokkenen acceptabel is, of in het beste geval, waardevol.
Een veelgehoord misverstand is dat onderhandelen draait om winnen. Dat klopt niet. Bij effectief onderhandelen zoek je naar oplossingen die waarde creeren voor beide partijen. De Harvard-methode, ontwikkeld door Roger Fisher en William Ury, noemt dit “principieel onderhandelen”: hard op de inhoud, zacht op de relatie.
Voor managers en salesprofessionals is onderhandelen een kerncompetentie. Of je nu een contract bespreekt met een leverancier, een projectplanning onderhandelt met een opdrachtgever of een arbeidsconflict oplost, de principes zijn overal toepasbaar.
De vijf fasen van een onderhandeling
Elke succesvolle onderhandeling doorloopt vijf fasen. Wie deze fasen kent en bewust doorloopt, heeft een voorsprong op de tegenpartij.
Fase 1: voorbereiding
De voorbereiding bepaalt voor tachtig procent de uitkomst van je onderhandeling. Toch slaan veel mensen deze stap over. Een goede voorbereiding omvat drie elementen. Eerst bepaal je je BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement): wat is je beste alternatief als de onderhandeling mislukt? Dit bepaalt je ondergrens. Vervolgens stel je je streefresultaat vast: het resultaat dat je het liefst wilt bereiken. Tot slot breng je de belangen van de andere partij in kaart. Wat willen zij echt? Vaak zit daar meer ruimte dan je denkt.
Fase 2: opening
De opening zet de toon voor het hele gesprek. Begin met het opbouwen van rapport: een kort persoonlijk gesprek, een gemeenschappelijk belang benoemen of waardering uitspreken voor de samenwerking. Stel vervolgens de agenda vast. Wie het kader bepaalt, stuurt de onderhandeling. Durf een ambitieus eerste bod te doen, want onderzoek laat zien dat het eerste bod een sterk ankereffect heeft op het eindresultaat.
Fase 3: verkenning
In deze fase ontdek je de werkelijke belangen achter de standpunten. Stel open vragen: “Wat is voor jullie het belangrijkst in deze samenwerking?” of “Waar zitten jullie grootste zorgen?” Luister actief en vat samen wat je hoort. Hoe beter je de belangen van de ander begrijpt, hoe creatiever je kunt zoeken naar oplossingen die voor beiden werken. Dit is ook het moment om gezamenlijke belangen te benoemen. Die vormen de basis voor een akkoord.
Fase 4: onderhandelen en concessies
Nu begint het eigenlijke onderhandelen. De gouden regel bij concessies: geef nooit iets weg zonder er iets voor terug te krijgen. Gebruik de “als… dan…”-formule: “Als jullie akkoord gaan met de langere looptijd, dan kunnen wij de prijs met vijf procent verlagen.” Doe concessies in afnemende grootte. Begin met je grootste concessie en maak elke volgende kleiner. Dit signaleert dat je de grens nadert.
Fase 5: afsluiting en vastlegging
Een goede afsluiting is net zo belangrijk als een goede opening. Vat de gemaakte afspraken samen, controleer of beide partijen hetzelfde begrijpen en leg alles schriftelijk vast. Neem de tijd om de relatie te bestendigen. Een onderhandeling is geen eenmalig evenement maar onderdeel van een langere samenwerking. Zorg dat de ander met een goed gevoel de deur uitgaat, ook als je stevig hebt onderhandeld.
Zeven bewezen onderhandelingstechnieken
Naast de fasering zijn er specifieke technieken die je onderhandelingsresultaat verbeteren. Deze zeven technieken zijn gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en jarenlange praktijkervaring.
1. Het ankereffect. Het eerste bod beinvloedt het hele verloop van de onderhandeling. Wie als eerste een getal noemt, “ankert” het gesprek rond dat punt. Durf daarom als eerste een ambitieus (maar realistisch) bod te doen. De ander zal onbewust redeneren vanuit jouw anker.
2. Stilte als wapen. Na het noemen van je bod of na een voorstel van de ander: zwijg. Veel onderhandelaars vullen de stilte met onnodige concessies. Laat de stilte werken. De ander voelt de druk om te reageren en komt vaak met extra informatie of een tegenvoorstel.
3. De salami-tactiek. Vraag niet alles in een keer, maar in kleine stapjes. Elke stap voelt voor de ander als een kleine concessie, maar het totaal kan aanzienlijk zijn. Dit werkt vooral goed bij langlopende onderhandelingen met meerdere onderwerpen.
4. Framing. Hoe je iets presenteert, beinvloedt hoe de ander het waardeert. “U krijgt 15% korting” klinkt aantrekkelijker dan “de prijs is 850 euro”, ook als het bedrag hetzelfde is. Frame je voorstellen altijd vanuit het perspectief van de ander: wat levert het hen op?
5. Pakketonderhandelen. Onderhandel niet over afzonderlijke punten, maar bundel ze in pakketten. “Wij bieden een langere garantietermijn, snellere levering en een vast aanspreekpunt. In ruil vragen wij een tweejarig contract.” Pakketten creeren meer ruimte voor creatieve oplossingen dan punt-voor-punt onderhandelen.
6. De hoger-beroep-techniek. Houd altijd een beslisser achter de hand. “Ik moet dit even voorleggen aan mijn directie” geeft je tijd om na te denken en voorkomt dat je onder druk beslissingen neemt die je later betreurt. Dit is een veelgebruikte techniek in professionele salesomgevingen.
7. ZOPA identificeren. ZOPA staat voor Zone of Possible Agreement: het gebied waar de belangen van beide partijen overlappen. Als jouw ondergrens 80.000 euro is en de ander maximaal 95.000 euro wil betalen, ligt de ZOPA tussen 80.000 en 95.000. Probeer zo vroeg mogelijk de ZOPA in te schatten om te weten hoeveel ruimte er is.
De vijf meest gemaakte fouten bij onderhandelen
Zelfs ervaren onderhandelaars trappen in valkuilen. Ken deze vijf veelgemaakte fouten en vermijd ze.
Fout 1: je BATNA niet kennen. Zonder alternatief ben je overgeleverd aan de andere partij. Ontwikkel altijd een sterk BATNA voordat je aan tafel gaat. Hoe beter je alternatief, hoe sterker je positie.
Fout 2: te snel concessies doen. Onder druk of uit angst de deal te verliezen geven onderhandelaars vaak te snel toe. Elke concessie die je doet zonder tegenprestatie verlaagt je positie. Neem de tijd. Een onderhandeling mag best even duren.
Fout 3: focussen op standpunten in plaats van belangen. “Wij willen 10% korting” is een standpunt. Het achterliggende belang kan zijn: budgetzekerheid, goedkeuring van de directie of een concurrerend alternatief. Door te vragen naar het belang vind je vaak creatievere oplossingen dan simpelweg korting geven.
Fout 4: de relatie verwaarlozen. Een gewonnen onderhandeling maar een verloren relatie is geen overwinning. Zeker niet als je vaker met dezelfde partij te maken hebt. Investeer in de relatie, ook (juist) als de onderhandeling lastig wordt. Dit sluit aan bij het belang van goede gesprekstechnieken in sales.
Fout 5: niet schriftelijk vastleggen. “We hadden toch afgesproken dat…” is een zin die je nooit wilt horen. Leg afspraken direct vast, bij voorkeur al tijdens het gesprek. Een korte e-mail met de samenvatting van de afspraken na afloop voorkomt discussie achteraf.
Onderhandelen als manager: interne onderhandelingen
Onderhandelen is niet alleen een sales-vaardigheid. Als manager onderhandel je dagelijks binnen je eigen organisatie. Over budgetten met de financiele afdeling, over prioriteiten met andere teamleiders, over deadlines met je opdrachtgever en over arbeidsvoorwaarden met je teamleden.
Interne onderhandelingen hebben een extra dimensie: je moet daarna blijven samenwerken. De relatie is vaak belangrijker dan het resultaat op korte termijn. Kies daarom bewust voor een collaboratieve aanpak. Zoek naar oplossingen waar beide partijen beter van worden. Een manager die altijd “wint” in interne onderhandelingen, verliest uiteindelijk het vertrouwen van collega’s.
Een goede voorbereiding op interne onderhandelingen omvat het in kaart brengen van de belangen van alle stakeholders, niet alleen van jezelf en je directe gesprekspartner. Wie heeft er nog meer belang bij de uitkomst? Welke afdelingen worden geraakt? Door breder te kijken, vind je meer aanknopingspunten voor een akkoord. Wil je hier beter in worden? Bekijk de mogelijkheden van een salestraining of managementtraining bij Kenneth Smit.
Online onderhandelen: tips voor videocalls en e-mail
Steeds meer onderhandelingen vinden online plaats, via videobellen of e-mail. Dit vraagt om aanpassing van je aanpak.
Bij videobellen mis je een deel van de non-verbale communicatie. Compenseer dit door vaker samen te vatten (“Begrijp ik goed dat…?”) en door expliciet te checken hoe de ander erbij zit. Zorg voor een professionele setting en minimaliseer afleiding. Gebruik de chatfunctie om afspraken direct vast te leggen.
Bij onderhandelen per e-mail is het risico op misverstanden groter. Toon en intentie zijn lastig over te brengen in tekst. Gebruik e-mail voor het uitwisselen van voorstellen en documenten, maar voer de echte onderhandeling mondeling. Bel op als je merkt dat een e-mailwisseling escaleert.
Verbeter je onderhandelingsvaardigheden
Onderhandelen is een vaardigheid die je kunt leren en trainen. De beste manier om beter te worden is door bewust te oefenen. Bereid je volgende onderhandeling voor met de vijf fasen uit dit artikel. Kies een techniek die je wilt uitproberen en evalueer achteraf wat werkte en wat niet.
Wil je sneller vooruitgang boeken? In de salestrainingen van Kenneth Smit oefen je onderhandelingstechnieken in realistische simulaties. Je krijgt direct feedback van ervaren trainers en leert van de situaties van andere deelnemers. Of je nu klantonderhandelingen voert of interne stakeholders moet overtuigen, een gerichte training maakt het verschil.
Bij onderhandelen zoeken twee partijen samen naar een overeenkomst, waarbij beide concessies doen. Bij overtuigen probeer je de ander van jouw standpunt te overtuigen zonder zelf iets te hoeven inleveren. Onderhandelen is tweerichtingsverkeer, overtuigen is eenrichtingsverkeer. In de praktijk combineer je vaak beide vaardigheden.
BATNA staat voor Best Alternative to a Negotiated Agreement. Het is je beste alternatief als de onderhandeling mislukt. Een sterke BATNA geeft je onderhandelingskracht, omdat je weet dat je kunt wegstappen zonder grote gevolgen. Bepaal je BATNA altijd voordat je aan een onderhandeling begint.
Blijf kalm en zakelijk. Benoem het gedrag zonder te oordelen: Ik merk dat het gesprek scherper wordt. Laten we teruggaan naar de feiten. Stel grenzen aan onacceptabel gedrag. Neem een pauze als de spanning oploopt. Focus op belangen in plaats van posities en laat je niet meeslepen in emotioneel gedrag. Een sterke BATNA helpt je om niet onder druk te bezwijken.
In de meeste situaties wel. Onderzoek laat zien dat het eerste bod een sterk ankereffect heeft op het eindresultaat. De uitzondering is wanneer je heel weinig informatie hebt over de waarde of verwachtingen van de andere partij. In dat geval kan het slim zijn om eerst vragen te stellen en de ander het eerste bod te laten doen.