Für viele Menschen sind ihre geschäftlichen E-Mails eine große Quelle der Frustration. Tatsächlich eine Quelle, die schwerwiegende Stresssymptome verursachen kann. Untersuchungen des niederländischen Verbands professioneller Organisatoren zeigen, dass mehr als 30 % der Niederländer unter Stress im Zusammenhang mit ihren geschäftlichen E-Mails leiden. Erkennbar? Dann ist dieser Blog genau das Richtige für Sie!

Häufige Frustrationen

E-Mails können viel Frustration und Ärger hervorrufen. Was ist mit dem ewigen Strom von CCs? „Das konntest du lesen, du warst im CC!“. Oder die Kollegen, die eine E-Mail senden und 10 Minuten später an Ihrem Schreibtisch sitzen. Aber die größte Frustration ist die Menge an Post, die Sie erhalten und die Sie nach der Rückkehr aus dem Urlaub sortieren müssen. Oft sind es Hunderte von E-Mails. Ihr erster Arbeitstag ist komplett verschwunden und Sie sind immer noch nicht ganz auf dem neuesten Stand. Darüber hinaus treffen im Laufe des Tages neue E-Mails ein. Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr, was Stress verursacht. In der täglichen Praxis stoßen wir auf Postfächer mit Hunderten, wenn nicht Tausenden ausstehenden Nachrichten. Unser Rekord? Ein Manager mit 11.582 E-Mails in seinem regulären Posteingang!

6 goldene Tipps, um Ihre E-Mails unter Kontrolle zu bekommen

Geschäftliche E-Mails verursachen daher viel Stress. Für uns unnötig. Wir haben daher unsere 6 wichtigsten Tipps für Sie aufgelistet.

Trauen Sie sich, streng zu sein

Bei der Postfachverwaltung kommt es vor allem darauf an, Entscheidungen zu treffen. Strenge Entscheidungen. Ist eine E-Mail älter als 2 Wochen? Dann verschieben Sie es bedenkenlos in die Archivbox. Wenn es wirklich wichtig ist, dann haben Sie schon etwas davon gehört oder es liegen sicherlich noch weitere E-Mails aus der letzten Zeit zum gleichen Thema in Ihrem Postfach. Oder natürlich sitzt Ihr Kollege an Ihrem Schreibtisch. Kurz gesagt: Archivierung. Löschen Sie es natürlich nicht. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Newsletter, unwichtige E-Mails und unbedeutende CC-E-Mail-Austausche sofort zu löschen. Du hast Wichtigeres im Kopf.

Verzögern Sie einfache Antworten nicht

Es ist verlockend, E-Mails beim Scannen Ihres Posteingangs nicht sofort zu beantworten, weil Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen möchten. Allerdings verursacht diese Art des Aufschiebens letztendlich nur noch mehr Stress. Kurz gesagt: Wenn es E-Mails gibt (und das gibt es auf jeden Fall), auf die Sie sofort mit einer kurzen Antwort antworten können, dann tun Sie das! Jede gelöschte E-Mail ist eine.

Arbeiten Sie zu Ihrem eigenen Besten mit Ordnern

Wir haben kürzlich ein Postfach mit 4.328 offenen E-Mails gesehen. Alles im zentralen Posteingang. Um Sie natürlich wahnsinnig zu machen, im wahrsten Sinne des Wortes. Arbeiten Sie also zu Ihrem eigenen Wohl mit Ordnern wie „Archiv“, „Antworten“ und „Dringend“, damit Sie stets den Überblick behalten und Prioritäten festlegen können.

Schaffen Sie Platz in Ihrer Agenda

Es gibt immer eine Reihe von E-Mails, in die Sie sich wirklich vertiefen müssen und die mehr Recherche erfordern. Wichtige E-Mails, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Auch das Aufschieben ist bei dieser Art von E-Mails äußerst gefährlich. Reservieren Sie in Ihrem Kalender Zeit, zum Beispiel 30 Minuten am Tag, um solche E-Mails zu beantworten.

Arbeiten Sie auf einen leeren Posteingang hin

Versuchen Sie, auf ein Postfach hinzuarbeiten, das am Ende des Tages fast leer ist oder aus maximal 5-10 E-Mails besteht. Sobald Sie anfangen müssen, durch Ihren Posteingang zu scrollen, haben Sie ihn nicht mehr unter Kontrolle und es kann zu Stress kommen. Kurz gesagt: Löschen Sie tatsächlich fertige E-Mails, treffen Sie Entscheidungen und arbeiten Sie, wie bereits erwähnt, mit Ordnern. Ein leerer Posteingang bietet viel Sicherheit.

Wählen Sie „Behalten“ oder „Archivieren“.

Die Meinungen gehen auseinander. Der eine möchte im Urlaub mithalten, der andere möchte komplett abschalten. Was auch immer Sie wählen, treffen Sie eine Wahl. Wenn Sie sich im Urlaub jeden Tag (oder alle zwei Tage) 15 Minuten Zeit nehmen, um Ihren Briefkasten zu leeren, können Sie viel Stress vermeiden. Wenn Sie dies nicht möchten, was verständlich ist, dann treffen Sie bei Ihrer Rückkehr echte Entscheidungen und archivieren und löschen Sie die weniger wichtigen E-Mails.

Wie Sie Ihren Arbeitsalltag planen und die Kontrolle über Ihre Agenda wiedererlangen, besprechen wir ausführlich in unseren Zeitmanagement-Schulungen. Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren? Kontaktiere uns.