Nell'era digitale, un incontro di persona come un pranzo di lavoro potrebbe essere un ricordo del passato. Le web conference e le videoconferenze consentono di incontrarsi virtualmente, e una riunione online fa anche risparmiare tempo. Eppure, un pranzo di lavoro ha i suoi vantaggi. È più personale di una riunione virtuale, si condividono le stesse esperienze con il proprio interlocutore e si ha un maggiore controllo sull'ambiente. Un motivo più che sufficiente per organizzare un pranzo di lavoro con il cliente o il potenziale cliente, ma come affrontarlo? Come garantire di apparire professionali e di non danneggiare la propria immagine o quella dell'azienda?
Galateo e telefono spento o in modalità silenziosa
Una scelta logica, ma spesso trascurata: l'uso corretto del telefono. Proprio come nei film, spegnerlo potrebbe essere un po' eccessivo, ma almeno assicuratevi che il telefono sia in modalità silenziosa e non appoggiato sul tavolo. Inoltre, è poco professionale controllare la posta in arrivo o i messaggi dei colleghi durante la pausa pranzo.
Il luogo del pranzo di lavoro
Un pranzo di lavoro non dovrebbe essere visto come un'opportunità per provare l'aragosta per la prima volta. Infatti, l'aragosta è generalmente sconsigliata a un evento aziendale a causa della scomodità. Non correre rischi; scegli ristoranti che conosci e assicurati di suggerire diversi posti all'invitato. Potrebbero essere vegetariani e tu potresti aver appena scelto un ristorante rinomato per la sua bistecca. Una scelta sbagliata che ti farebbe perdere immediatamente un punto. Se sei l'invitato, non dimenticare di complimentarti per la scelta del ristorante.
Ordini
Ci sono tre regole quando si ordina il pranzo. Regola uno: non ordinare mai nulla per il tuo compagno di pranzo. Lascia che scelga e chiedi un suggerimento se necessario. Regola due: non ordinare alcolici a caso. Fallo solo se il tuo compagno di pranzo vuole festeggiare qualcosa o se è una pratica comune nel suo paese d'origine. Regola tre: evita piatti che ti creano problemi. Pensa agli spaghetti (che si mangiano avidamente), all'aragosta (che può esplodere) o agli spinaci e broccoli (che tendono ad annidarsi tra i denti).
La regola del sale e del pepe
Non usare mai sale e pepe prima di iniziare il pranzo. Potrebbe sembrare un po' esagerato, ma questa azione può letteralmente rovinare un pranzo di lavoro. Usare sale e pepe prima di assaggiare suggerisce che stai traendo conclusioni affrettate; dai per scontato che il pranzo sarà meno piacevole senza. È un affronto per chi ha scelto il ristorante, facendoti apparire involontariamente come una persona che salta alle conclusioni.
Il conto
Chi paga il pifferaio sceglie la musica, ma a un pranzo di lavoro, è più un approccio "chi comanda". In altre parole, l'ospite invitato non dovrebbe pagare il conto. A meno che non si tratti di un pranzo di lavoro con i colleghi, è abbastanza comune che il conto venga diviso. Quando arriva il conto, assicurati di tenere d'occhio il tuo commensale mentre parla e non sembrare sorpreso se il conto è un po' alto.
Il seguito
È appropriato e professionale inviare una breve email di follow-up il pomeriggio dopo il pranzo di lavoro o la mattina seguente. Ringrazia la persona per il tempo dedicato, le intuizioni e il contributo, e fornisci un breve riepilogo dei punti discussi e dei passaggi successivi da intraprendere. Documenta questi e altri punti di apprendimento in un sistema CRM, ad esempio, in modo da essere ben preparato per un potenziale incontro di follow-up.
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