La gestione degli stakeholder consiste nell'identificazione, nell'analisi e nell'influenza sistematica di tutte le parti interessate a un progetto, a un cambiamento o a un'organizzazione. Una buona gestione degli stakeholder fa la differenza tra progetti che falliscono e progetti che hanno successo. In questo articolo, imparerai l'approccio per una gestione efficace degli stakeholder.
Che cos'è la gestione degli stakeholder?
La gestione degli stakeholder comprende tutte le attività volte a costruire e mantenere relazioni con le parti interessate. Uno stakeholder è chiunque influenzi o sia influenzato dal vostro progetto, decisione o organizzazione: clienti, membri del team, fornitori, autorità di regolamentazione e altro ancora.
L'obiettivo della gestione degli stakeholder è creare consenso, prevenire resistenze e coinvolgere le persone giuste al momento giusto. Si tratta di una competenza fondamentale per i project manager, i responsabili del cambiamento e i dirigenti.
Analisi degli stakeholder: passo dopo passo
Fase 1: Identificare le parti interessate
Crea una panoramica di tutte le parti coinvolte, direttamente o indirettamente. Non limitarti a considerare solo i nomi più ovvi: anche gli stakeholder indiretti possono essere cruciali per il tuo successo.
Fase 2: Analizzare l'importanza e l'influenza
Non tutti gli stakeholder sono uguali. Analizza per ciascuno di essi: quanto è significativo il loro interesse nel progetto? E quanta influenza esercitano sul risultato finale? Questo determinerà quanta attenzione merita ciascuno di essi.
Fase 3: Definisci la tua strategia per ogni stakeholder
In base all'analisi, si sceglie un approccio per ciascuna parte interessata: stretta collaborazione, informazione regolare, mantenimento della soddisfazione o monitoraggio.
Applicare la matrice di potenza e interesse
La matrice potere-interesse (nota anche come matrice influenza-interesse) è lo strumento più utilizzato per l'analisi degli stakeholder. Essa suddivide gli stakeholder in quattro quadranti:
- Grande influenza, grande importanza — Collaborare strettamente e coinvolgere attivamente (le figure chiave)
- Grande influenza, scarsa importanza — Mantieniti soddisfatto e informa regolarmente
- Poca influenza, alta importanza — Informare bene e rimanere coinvolti
- Bassa influenza, scarsa importanza — Monitorare con il minimo sforzo
La matrice ti aiuta a concentrare il tuo tempo e le tue energie sugli stakeholder che contano di più. Usa la cerchia di influenza come ulteriore quadro concettuale.
Influenzare e coinvolgere le parti interessate
Una gestione efficace degli stakeholder va oltre la semplice analisi. La vera arte sta nell'influenzare e coinvolgere:
- Comunicare in modo proattivo — Non aspettare che siano le parti interessate a contattarti con domande o preoccupazioni
- Ascolta gli interessi — Dietro ogni posizione si cela un interesse. È fondamentale comprendere cosa motiva realmente le parti interessate.
- Cercare una soluzione vantaggiosa per tutti — Le soluzioni migliori servono contemporaneamente a molteplici interessi
- Costruire fiducia — Fai ciò che dici e dì ciò che fai. La fiducia è alla base dell'influenza.
- Sii trasparente — Condividi anche informazioni scomode. Le sorprese minano il sostegno
Formazione sulla gestione degli stakeholder
La gestione degli stakeholder è un'abilità che si può allenare. Alla Kenneth Smit, impari nel nostro formazione manageriale Come analizzare, influenzare e coinvolgere efficacemente le parti interessate.
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La gestione degli stakeholder nella pratica
La teoria della gestione degli stakeholder è chiara, ma la pratica è complessa. Ecco alcuni consigli concreti che possono fare la differenza:
Creare un piano di comunicazione con le parti interessate
Per ogni stakeholder o gruppo di stakeholder, è necessario stabilire: di quali informazioni hanno bisogno? Con quale frequenza? Attraverso quale canale? Una semplice matrice di comunicazione evita di dimenticare gli stakeholder o di sommergerli di informazioni irrilevanti.
Investi nelle relazioni prima di averne bisogno
Il momento migliore per costruire una relazione con uno stakeholder è quando non si ha bisogno di nulla da lui. Pause caffè informali, un interesse genuino per il suo lavoro o una breve telefonata per aggiornarsi: questi sono piccoli investimenti che producono grandi risultati quando in seguito si avrà bisogno di supporto.
Tenere un registro delle parti interessate
Documenta le tue interazioni con le principali parti interessate: cosa è stato discusso, quali accordi sono stati raggiunti e quali preoccupazioni sono state espresse. Questo ti aiuterà a fornire un follow-up coerente e affidabile.
Gestione delle parti interessate nei processi di cambiamento
La gestione degli stakeholder è particolarmente cruciale durante i cambiamenti organizzativi. Il cambiamento, per sua natura, genera resistenza, e il modo in cui ci si rapporta con gli stakeholder determina se tale resistenza si trasformi in un ostacolo o in una fonte di miglioramento.
Punti specifici da tenere in considerazione nei processi di cambiamento:
- Coinvolgere le parti interessate fin dalle prime fasi — Prima si coinvolgono le persone, maggiore sarà il senso di appartenenza e minore la resistenza in seguito.
- Distinguere tra influenza formale e informale — L'organigramma non racconta tutta la storia. Identifica anche i leader informali e coloro che formano le opinioni.
- Prevedere il cambiamento degli interessi — Le posizioni degli stakeholder cambiano nel corso del processo. Valuta regolarmente la tua analisi degli stakeholder e adatta il tuo approccio.
- Creare ambasciatori — Seleziona gli stakeholder che diffondono attivamente il cambiamento nella loro rete. Fornisci loro le informazioni e il supporto necessari per farlo.
Leggi anche il nostro articolo su gestione del cambiamento per una panoramica completa di modelli e approcci.
Strumenti digitali per la gestione degli stakeholder
Sebbene la gestione degli stakeholder sia principalmente un'attività umana, gli strumenti digitali possono essere d'aiuto nell'organizzazione e nel monitoraggio:
- Strumenti di mappatura degli stakeholder — Visualizza digitalmente la matrice potere-interessi per un facile aggiornamento
- Sistemi CRM — Utilizza il tuo CRM non solo per i clienti, ma anche per le relazioni con gli stakeholder interni.
- Software di gestione dei progetti — Collegare le parti interessate alle fasi del progetto e ai momenti di comunicazione
- Strumenti di collaborazione — Semplificare la possibilità per le parti interessate di fornire input e monitorare i progressi
Tuttavia, lo strumento non può mai sostituire il contatto personale. Usate la tecnologia per mantenere una visione d'insieme, non per evitare la conversazione.
Domande frequenti sulla gestione degli stakeholder
Quando si inizia con la gestione degli stakeholder?
Il prima possibile, preferibilmente già nella fase iniziale del progetto. Prima si identificano e si coinvolgono le parti interessate, minore sarà la probabilità di resistenze e imprevisti in seguito.
Come si gestiscono le parti interessate difficili?
Spesso, gli stakeholder più difficili sono quelli di cui non si comprendono ancora appieno gli interessi. Investite nella relazione: programmate incontri individuali, ascoltate le loro preoccupazioni e cercate punti in comune. La resistenza è spesso un segnale, non un ostacolo.