Heute ist Checklisten-Tag. Können Sie Ihre Checkliste jeden Tag vollständig abhaken? Oder haben Sie überhaupt keine Checkliste und hinken den Fakten jeden Tag hinterher? Sind Sie der Typ, der einen Abend im Büro verbringt, weil er sonst im Meer der Arbeit untergehen würde? Wenn Sie das Zeitmanagement richtig einsetzen, sind Sie wieder der ENDGÜLTIGE BOSS Ihrer eigenen Agenda. Nehmen Sie sich also ein paar Minuten Zeit, um diesen Blog zu lesen. Die Smart Checklist ist hierfür unerlässlich.
Checkliste, Zeitmanagement und intelligente Checkliste
Unter Zeitmanagement versteht man die effektive und effiziente Durchführung von Aktivitäten und Aufgaben. Ziel ist es, Effektivität, Effizienz und Produktivität zu steigern. Beim Zeitmanagement geht es darum, Prioritäten zu setzen und einen realistischen Zeitplan zu erstellen. Es ist eine Fähigkeit, die Sie erlernen können, indem Sie intelligenter arbeiten und Ihre Aufgaben besser planen. Räumen Sie also nicht erst das Konfetti auf Ihrem Schreibtisch auf und testen Sie die Lautstärke des Radios, während die Frist für Project Big näher rückt.
Bewusstsein für Ihre Zeit
Sind Sie sich bewusst, wie Sie Ihre Zeit verbringen? Bewusstsein ist der erste Schritt zur Veränderung. Machen Sie sich bewusst, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Behalten Sie daher im Auge, wie viel Zeit Sie in einem bestimmten Zeitraum, beispielsweise einem Tag oder einer Woche, für jede Aufgabe aufwenden. Schreiben Sie jede Aufgabe auf: von der Beantwortung Ihrer E-Mails bis zum Lesen langwieriger Berichte. Und vergessen Sie nicht, die Kaffeegespräche und unzähligen Telefonate zu beachten.
Identifizieren Sie Ihre Fallstricke
Und womit verbringst du die meiste Zeit? Werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihre notierten Aufgaben, mit denen Sie Ihre Zeit verbringen. Mit welchen wichtigen Aufgaben verbringen Sie die meiste Zeit? Und wie viel Zeit verbringen Sie mit Routinearbeiten? Schauen wir uns nun die Ursache an. Warum nimmt diese eine Aufgabe so viel Zeit in Anspruch? Hätten Sie das effizienter machen können? Betrachten Sie beispielsweise Folgendes:
– Erledigen Sie viele Aufgaben, die nicht zu Ihren Kernaufgaben gehören?
– Planen Sie Ihre Arbeit zu spät oder planen Sie zu wenig?
– Werden Sie bei der Erledigung Ihrer Aufgaben häufig unterbrochen?
– Leiden Sie unter mangelnder Disziplin, Perfektionismus oder lässigem Verhalten?
Indem Sie sich einen Überblick verschaffen, gewinnen Sie schnell einen Einblick in das, womit Sie viel Zeit verschwenden. Beheben Sie sofort die Fallstricke, die Sie sofort lösen können. Damit Sie nicht zweimal (oder besser gesagt hundertmal) in Ihre Falle tappen.
Mach einen Plan
Erstellen Sie einen Gesamtplan, in dem Sie Ihre Aktivitäten festhalten. Unterscheiden Sie zwischen Haupt- und Nebenthemen. Teilen Sie Ihre Arbeit dann auf mehrere Wochen auf. Mit einem Wochenplan wissen Sie genau, was Sie jede Woche tun müssen und sorgen so für Konzentration.
Denn seien wir ehrlich, es passiert uns allen, dass ein Kollege Sie um Hilfe bittet und Sie Ihre eigene Arbeit sofort fallen lassen. Natürlich möchten Sie diesem Kollegen helfen, fragen sich aber, ob dies sofort erfolgen sollte oder ob dies zu einem anderen Zeitpunkt möglich ist.
Nehmen Sie Ihre Wochenplanung und teilen Sie sie auf die Anzahl der Arbeitstage pro Woche auf. Durch die Erstellung eines Tagesplans bleiben Sie konzentriert und können leichter Entscheidungen treffen. Schieben Sie also die wichtigsten Aufgaben nicht auf, sondern beginnen Sie damit. Setzen Sie hier Ihre erste Priorität. Wichtig ist auch, dass Sie Ihren Terminkalender nicht komplett ausfüllen. Bedenken Sie, dass bestimmte Aufgaben länger dauern können, Sie aber auch diesem einen Kollegen helfen können.
Bewerten
Um herauszufinden, ob Sie Ihre Ziele und Planungen erreichen, müssen Sie regelmäßig evaluieren. Werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihre Planung und passen Sie diese gegebenenfalls an. Indem Sie an Dingen festhalten, die bereits gut laufen, und Dinge anpassen, werden Sie Ihr Zeitmanagement verbessern. Sie lernen, Ihre Zeit effektiver und effizienter zu verwalten, was zu (noch) besseren Ergebnissen führt.
Brauchen Sie Hilfe?
In diesem Blog haben wir Ihnen kurz den Einstieg in das Zeitmanagement erleichtert. Möchten Sie heute, am Tag der Checkliste, sofort mit dem Zeitmanagement beginnen? Dann melden Sie sich gleich an Zeitmanagement-Training.
Lesen Sie auch
Weitere Hintergrundinformationen zur Smart-Checkliste finden Sie unter intelligente Checkliste (Wikipedia).