Pour de nombreuses personnes, leur messagerie professionnelle est une énorme source de frustration. En fait, une source qui peut provoquer de graves symptômes de stress. Une étude menée par l'Association néerlandaise des organisateurs professionnels montre que plus de 30 % des Néerlandais ressentent du stress lié à leur courrier électronique professionnel. Reconnaissable? Alors ce blog est vraiment fait pour vous !
Boîte aux lettres et frustrations courantes
Les e-mails peuvent provoquer beaucoup de frustration et d’irritation. Qu’en est-il du flux éternel de CC ? 'Tu as pu lire ça, tu étais dans le CC !'. Ou ces collègues qui envoient un e-mail et sont à votre bureau 10 minutes plus tard. Mais la plus grande frustration réside dans la quantité de courrier que vous recevez et que vous devez trier à votre retour de vacances. Il s'agit souvent de centaines d'e-mails. Votre premier jour de travail a complètement disparu et vous n'êtes toujours pas complètement à jour. De plus, de nouveaux emails arrivent tout au long de la journée. On ne voit plus la forêt derrière les arbres, ce qui provoque du stress. Dans la pratique quotidienne, nous rencontrons des boîtes aux lettres contenant des centaines, voire des milliers de messages en attente. Notre bilan ? Un manager avec 11.582 XNUMX emails dans sa boîte de réception habituelle !
6 conseils en or pour garder votre courrier électronique sous contrôle
Le courrier électronique professionnel provoque donc beaucoup de stress. Inutile en ce qui nous concerne. Nous avons donc répertorié pour vous nos 6 conseils les plus importants.
Osez la rigueur
La gestion des boîtes mail se résume principalement à faire des choix. Des choix rigoureux. Un e-mail date-t-il de plus de 2 semaines ? Déplacez-le ensuite dans la boîte d'archives sans hésiter. Si c'est vraiment important, c'est que vous en avez déjà entendu parler ou qu'il y aura certainement des emails plus récents dans votre boîte mail sur le même sujet. Ou votre collègue est à votre bureau, bien sûr. Bref, l'archivage. Ne le supprimez pas, bien sûr. Par ailleurs, il est conseillé de supprimer immédiatement les newsletters, les emails sans importance et les échanges d’emails CC insignifiants. Vous avez des choses plus importantes en tête.
Ne retardez pas les réponses simples
Il est tentant de ne pas répondre immédiatement aux e-mails lors de l'analyse de votre boîte de réception, car vous souhaitez d'abord créer une vue d'ensemble. Cependant, ce type de procrastination ne fait finalement qu’engendrer davantage de stress. Bref, s’il y a des emails (et il y en a certainement) auxquels vous pouvez répondre immédiatement par une réponse courte, faites-le ! Chaque e-mail supprimé en est un.
Travaillez avec des dossiers, pour votre propre bien
Nous avons récemment vu une boîte aux lettres contenant 4.328 XNUMX e-mails ouverts. Le tout dans la boîte de réception centrale. Pour vous rendre fou bien sûr, littéralement. Alors, pour votre propre bien, travaillez avec des dossiers tels que « archives », « réponse » et « urgent », afin d'avoir toujours une vue d'ensemble et de pouvoir déterminer les priorités.
Faites de la place dans votre agenda
Il y a toujours un certain nombre d’e-mails dans lesquels il faut vraiment se pencher, qui nécessitent des recherches plus approfondies. E-mails importants qui nécessitent votre attention. La procrastination est également extrêmement dangereuse pour ce type d’emails. Réservez du temps dans votre calendrier, par exemple 30 minutes par jour, pour répondre à ces e-mails.
Travailler vers une boîte de réception vide
Essayez de travailler sur une boîte aux lettres presque vide à la fin de la journée ou composée d'un maximum de 5 à 10 e-mails. Dès qu’il faut commencer à parcourir sa boîte de réception, on ne la contrôle plus et le stress peut s’installer. En bref, supprimez les e-mails terminés, faites des choix et, comme mentionné, travaillez avec des dossiers. Une boîte de réception vide offre une grande tranquillité d’esprit.
Choisissez de conserver ou d'archiver
Les avis diffèrent. L’un veut suivre le rythme pendant ses vacances, l’autre veut se déconnecter complètement. Quoi que vous choisissiez, faites un choix. En vacances, réserver 15 minutes chaque jour (ou une fois tous les deux jours) pour nettoyer sa boîte aux lettres peut éviter bien du stress. Si vous ne le souhaitez pas, ce qui est compréhensible, faites de vrais choix lorsque vous revenez et archivez et supprimez le courrier le moins important.
La façon dont vous pouvez planifier votre travail quotidien et reprendre le contrôle de votre agenda est abordée en détail dans nos formations sur la gestion du temps. Vous voulez en savoir plus sur les possibilités ? Contactez-nous.
