Dare feedback: modelli, tecniche e consigli per i manager

Che cos'è il feedback?

Fornire feedback significa condividere in modo strutturato osservazioni, esperienze e suggerimenti con un collega, un dipendente o un superiore. L'obiettivo è migliorare il comportamento, le prestazioni o la collaborazione.

Un buon feedback è concreto, tempestivo e focalizzato sul comportamento piuttosto che sulla persona. Per i manager e i team leader, è una delle competenze più importanti per far crescere i team e migliorare i risultati.

Noi di Kenneth Smit, nei nostri corsi di formazione manageriale, riscontriamo che dare feedback è spesso percepito come difficile. Eppure, è un'abilità che si può apprendere e migliorare.

In questo articolo troverai tutto ciò che c'è da sapere su come fornire un feedback efficace: modelli, tecniche, insidie ​​e consigli pratici da applicare immediatamente.

Perché è importante fornire feedback?

Il feedback è la forza trainante della crescita personale e dello sviluppo del team. Senza feedback, i dipendenti non sanno cosa stanno facendo bene e dove possono migliorare. Le ricerche dimostrano che i team che si scambiano regolarmente feedback ottengono risultati migliori, sono più coinvolti e registrano un minor tasso di ricambio del personale.

Vantaggi di una cultura del feedback

Un'organizzazione in cui fornire feedback è la norma offre numerosi vantaggi. I dipendenti si sentono ascoltati e apprezzati quando il loro responsabile fornisce feedback regolarmente.

Ciò si traduce in una maggiore motivazione e in prestazioni migliori. Inoltre, una cultura del feedback aperta garantisce che i problemi vengano identificati tempestivamente, prima che si trasformino in conflitti.

Noi di Kenneth Smit abbiamo notato che le organizzazioni che investono nelle competenze di feedback, ad esempio attraverso la formazione manageriale , ottengono risultati più rapidamente nei processi di cambiamento. Dopotutto, il feedback è anche un prerequisito per una gestione del cambiamento efficace.

Cosa succede senza feedback?

Quando manca il feedback, si crea un vuoto. I dipendenti colmano questo vuoto con le proprie supposizioni, che spesso sono più negative della realtà.

In assenza di feedback, le persone ripetono comportamenti indesiderati semplicemente perché nessuno glielo fa notare. Per i manager, questo significa che piccole seccature si trasformano in problemi strutturali.

La differenza tra feedback e critica

Spesso si confondono feedback e critica, ma esiste una differenza fondamentale. La critica si concentra su ciò che non funziona e spesso suscita una reazione difensiva. Il feedback, al contrario, è orientato al futuro e offre una prospettiva di miglioramento.

Un feedback efficace descrive un comportamento concreto che hai osservato, ne indica l'effetto e si conclude con un suggerimento o una domanda. La critica dice "stai sbagliando", il feedback dice "ho visto che hai fatto X, l'effetto è stato Y e ti suggerisco di provare Z".

Questa differenza di approccio fa la differenza tra una conversazione che motiva e una che demotiva.

Modelli di feedback che funzionano nella pratica

Esistono diversi modelli collaudati che aiutano a fornire un feedback strutturato. Di seguito, analizzeremo i metodi più comunemente utilizzati.

Il modello 4G

Il modello 4G è uno dei modelli di feedback più accessibili per i manager. Le quattro G stanno per Comportamento, Sentimento, Conseguenza e Desiderio. Per prima cosa, si descrive il comportamento concreto osservato.

Successivamente, descrivi la sensazione che questo ha suscitato in te. Poi, delinea le conseguenze di tale comportamento. Infine, indica quale situazione desideri raggiungere.

Un esempio: "Ho notato che continuavi a controllare il telefono durante la riunione (Comportamento). Questo mi ha dato l'impressione che non fossi coinvolto (Sensazione).

Anche gli altri membri del team se ne sono accorti e si sono distratti (Conseguenza). Apprezzerei se mettessi via il telefono durante le riunioni (Desiderio).

Il metodo del sandwich

Con il metodo "a sandwich", si inserisce un feedback costruttivo tra due commenti positivi. Sebbene questo metodo sia diffuso, presenta anche degli svantaggi.

I dipendenti esperti si accorgono subito di questo stratagemma, il che può far sì che i commenti positivi risultino insinceri. Pertanto, è consigliabile utilizzare questo metodo con parsimonia e assicurarsi che tutti e tre gli elementi siano sinceri.

Il modello SBI (Situazione, Comportamento, Impatto)

Il modello SBI, sviluppato dal Center for Creative Leadership, è particolarmente adatto agli ambienti professionali. Descrivi la situazione specifica, il comportamento osservato e il suo impatto.

Questo modello è più efficace del metodo "a sandwich" perché è diretto e onesto, senza fronzoli.

Il feedforward come alternativa

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Conoscendo le insidie ​​più comuni, è possibile evitarle.

Dare feedback troppo tardi

Il feedback perde di efficacia con il passare del tempo tra il comportamento e la sua comunicazione. Non aspettate la valutazione annuale delle prestazioni, ma fornite un feedback il prima possibile dopo l'accaduto.

Dare feedback in pubblico

Il feedback costruttivo va fornito in un colloquio individuale. Rivolgersi a qualcuno in presenza di colleghi crea imbarazzo e resistenza. Il feedback positivo, al contrario, può essere dato in pubblico, poiché ciò ne rafforza l'effetto.

Rimane troppo vago

"Devi comunicare meglio" non è un feedback utile. Senza esempi concreti, chi lo riceve non sa esattamente cosa deve cambiare. Più sei specifico, meglio l'altra persona potrà intervenire.

Attaccare la persona anziché il comportamento

C'è una grande differenza tra "quel rapporto conteneva errori" e "sei negligente". Il feedback sul comportamento è costruttivo; il feedback sulla persona è distruttivo. Mantieni sempre chiara questa distinzione in ogni conversazione di feedback.

Ricevere feedback: l'altro lato

Dare feedback è un'abilità, ma riceverlo lo è altrettanto. Come manager, dai il buon esempio mostrandoti aperto al feedback del tuo team. Questo rafforza la comunicazione all'interno dell'organizzazione e crea fiducia.

Quando ricevi un feedback, ascolta senza reagire immediatamente. Poni domande per comprenderlo meglio. Ringrazia chi te l'ha dato per il coraggio di condividerlo. E riflettici in seguito per decidere cosa farne.

Feedback in un ambiente di lavoro ibrido

Con la diffusione del lavoro ibrido, fornire feedback è diventato più complesso. Si incontrano i dipendenti di persona meno frequentemente, il che fa sì che i momenti informali per dare feedback vengano meno.

Allo stesso tempo, il feedback è particolarmente importante in un contesto ibrido, perché i dipendenti che lavorano da remoto possono avere più facilmente la sensazione di non essere considerati.

Pianifica incontri individuali regolari, anche virtuali. Utilizza le videochiamate invece di affidarti esclusivamente a chat o e-mail per ricevere feedback, in modo da poter cogliere anche i segnali non verbali.

Tenete presente che il feedback scritto (tramite chat o e-mail) può essere frainteso più facilmente rispetto al feedback verbale.

Il feedback come parte integrante della leadership

Per i manager e i leader, fornire feedback non è un'opzione, ma una responsabilità fondamentale. Fa la differenza tra un team che ristagna e un team che cresce.

Noi di Kenneth Smit, nei nostri corsi di formazione manageriale, osserviamo che i manager che integrano il feedback come parte integrante del loro stile di leadership sono più efficaci nella gestione dei loro team.

Lo sviluppo della leadership inizia con l'autoriflessione e la comunicazione, e il feedback è il ponte tra le due. Dando e ricevendo feedback, si crea un ambiente di apprendimento in cui tutti, compresi voi stessi, possono crescere.