La conversazione che tutti rimandano

Sai che è necessario affrontare l'argomento. Spesso lo sa anche il dipendente, e i colleghi se ne accorgono nel loro lavoro quotidiano. Eppure, la questione continua a essere rimandata di settimana in settimana, di mese in mese.

È sorprendente constatare come il contenuto sia solitamente già predeterminato. Gli accordi non vengono raggiunti, la collaborazione è difficoltosa o il comportamento di qualcuno crea malumori. Ciò di cui bisogna discutere è noto. La domanda è: perché la conversazione rimane comunque bloccata? La risposta risiede in alcuni prevedibili errori di valutazione, e chi li conosce può porvi rimedio.

Perché rimandare una conversazione il cui contenuto è già stato definito?

Spesso rimandiamo le conversazioni difficili perché valutiamo in anticipo il potenziale costo della conversazione stessa, anziché il costo del rimandarla. Ci aspettiamo una reazione spiacevole, temiamo che l'altra persona si senta attaccata o che la relazione ne risenta. Di conseguenza, aspettare nel breve termine spesso ci sembra più sicuro.

In pratica, questa valutazione si rivela spesso errata. La ricerca sulle conversazioni sincere dimostra che le persone si aspettano un disagio e conseguenze negative maggiori di quelle che effettivamente sperimentano in seguito. Di conseguenza, sovrastimiamo quanto spiacevole sarà la conversazione e quanto a lungo persisteranno i suoi effetti.

Allo stesso tempo, spesso sottovalutiamo la chiarezza e il feedback che l'altra persona ne ricava. Ad esempio, un manager potrebbe pensare: "Non voglio demotivare il mio dipendente ", mentre quest'ultimo in realtà desidera sapere cosa si può migliorare. Questo crea un interessante paradosso: rimandare la conversazione può sembrare più comodo per noi, ma in realtà lascia l'altra persona nell'incertezza più a lungo. Di conseguenza, la questione si ingigantisce sempre di più nella nostra mente, mentre l'altra persona potrebbe aver bisogno di chiarezza già da tempo.

La questione più importante non è quindi solo quanto difficile potrebbe diventare la conversazione, ma anche quali costi comporta il suo rinvio.

Perché una conversazione sul lavoro sembra così personale?

Una conversazione sul lavoro si trasforma rapidamente in qualcosa di più di una semplice discussione su ciò che qualcuno ha fatto. Quando si critica una scadenza, un incontro con un cliente o la collaborazione, l'altra persona potrebbe interpretarlo come un giudizio sulle proprie capacità.

Pertanto, in una conversazione difficile, spesso entrano in gioco simultaneamente tre livelli:

• Quello che è successo. I fatti, la loro interpretazione e la questione di chi sia responsabile di cosa.
• Ciò che una persona prova. Frustrazione, delusione o vergogna a volte rimangono inespresse, ma influenzano comunque il modo in cui una persona reagisce.
• Cosa rivela sulla personalità di una persona. Un'osservazione critica può riguardare la percezione di competenza, affidabilità o ruolo di una persona all'interno del team.

È proprio questo terzo livello che a volte rende il feedback più pesante del contenuto stesso. Ad esempio, un dipendente che sente dire che le scadenze continuano a slittare potrebbe interpretarlo come: sei meno affidabile di quanto credi. Anche per un manager, una conversazione del genere può toccare una questione personale: posso essere chiaro senza mettere a dura prova il rapporto?

Chiunque tenga conto di questo aspetto può condurre una conversazione difficile in modo più costruttivo. È importante rimanere specifici sul comportamento e sui suoi effetti, riconoscere le qualità dell'altra persona e lasciare spazio per riflettere insieme su una soluzione. In questo modo, si chiarisce che il feedback riguarda una situazione o un comportamento, e non il valore professionale di qualcuno.

Cosa impara un team da una conversazione che non si concretizza?

La mancata comunicazione di un dialogo invia anche un messaggio al team: apparentemente, questo comportamento è accettabile. Sulla carta, accordi e aspettative possono essere chiari, ma i dipendenti guardano soprattutto a ciò che accade nella pratica. Se qualcuno non rispetta regolarmente gli accordi e non segue alcuna discussione, questo diventa rapidamente la norma.

La discrepanza tra ciò che si dice e ciò che si fa ha un impatto diretto sul senso di equità all'interno di un team. I dipendenti che mantengono le promesse vedono gli altri farla franca e a volte finiscono per dover portare a termine il lavoro lasciato incompiuto. Di conseguenza, il loro impegno può iniziare a sembrare sempre meno scontato.

Inoltre, il silenzio può perpetuare uno schema in cui tutti vedono il problema, ma nessuno lo solleva per discuterne. Il manager che avvia la conversazione rompe questo schema. Perché il comportamento viene discusso e perché diventa chiaro quale norma si applica realmente all'interno del team.

Come si sviluppa l'apertura durante la conversazione?

L'apertura nasce quando qualcuno si rende conto di poter condividere onestamente i propri pensieri senza essere immediatamente ritenuto responsabile. Questa fiducia si costruisce principalmente su come si reagisce a ciò che l'altro dice. Una reazione brusca può interrompere immediatamente la conversazione, mentre una risposta calma e curiosa crea spazio per approfondire l'argomento.

In una buona conversazione, emergono spesso tre livelli uno dopo l'altro:

1. La posizione. Il dipendente spiega il suo punto di vista sulla situazione. A prima vista, potrebbe sembrare un atteggiamento un po' sulla difensiva: Non avevo già detto qualcosa a riguardo?
2. Lo sfondo. Ponendo ulteriori domande con calma, emergono maggiori dettagli. Forse c'è un'elevata pressione lavorativa, priorità poco chiare o tensione con un collega.
3. La vera causa. Se si prende sul serio anche questo contesto, si crea lo spazio necessario per indagare su cosa perpetui realmente il problema.

Ogni livello successivo richiede spazio nel livello precedente. Se reagisci immediatamente con un giudizio, la conversazione spesso si blocca alla spiegazione iniziale. Se poni una domanda aperta di approfondimento, potresti ottenere informazioni che prima non avevi. È proprio qui che emerge il valore di una buona conversazione.

Quale conversazione ci attende nella vostra organizzazione?

Molte problematiche relative alla collaborazione, alla responsabilità e alla leadership emergono in conversazioni che, ripetutamente, rimangono in secondo piano. È proprio in questi momenti che spesso emergono le intuizioni che aiutano i team a progredire. Cosa fa sì che le aspettative rimangano inespresse? Perché la collaborazione si blocca? E quali schemi comportamentali perpetuano una situazione?

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