Treffen. Wir machen das gerne in unserem kleinen Polderland. Gefällt mir, und vor allem sehr. Obwohl sie darauf abzielen, gemeinsam Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen, bewirken sie oft das Gegenteil. Eine Meeting-Kultur nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht mehr Probleme statt weniger. Sie kennen wahrscheinlich das Gefühl: Meetings dauern Stunden, obwohl sie eigentlich nur eine Stunde dauern könnten. Wenn Sie einen durchschnittlichen Mitarbeiter fragen, was ihn am meisten frustriert, stehen die Chancen gut, dass Besprechungen auf der Liste der Kandidaten stehen. Sind Ihre Meetings effektiv?
Besprechungen und effektive Besprechungen
Unsere Meetings sind daher oft ein Ärgernis und kosten mehr Zeit als sie sparen. Effektive Meetings können Geld sparen und generieren. Das größte Problem besteht darin, dass es Meetings oft an Struktur mangelt. Wir betreten das Meeting völlig unvorbereitet zusammen mit Kollegen, ohne genau zu wissen, was besprochen wird, was das Ziel ist, was das Ergebnis sein soll und wer sprechen wird. Das Ergebnis: In unseren Meetings geht es oft mehr darum, wie und was besprochen wird, als darum, das eigentliche Thema an den Hörnern zu packen. Indem Sie dem Prozess mehr Struktur verleihen, erhalten Sie Besprechungen, die Ergebnisse liefern. Wir möchten Ihnen einige Tipps aus unserer jahrelangen Erfahrung weitergeben.
Tipps für effektive Meetings
Eine strenge Agenda und Vorbereitung
Fehlt eine Agenda, können sich die Teilnehmer nicht vorbereiten und es gibt keinen roten Faden, an dem man festhalten kann. Die Folge ist, dass das Meeting aufgrund mangelnder Struktur länger als nötig dauert. Stellen Sie daher sicher, dass der Leiter der Besprechung immer spätestens 2 Tage vor der Besprechung eine Tagesordnung verschickt.
Organisation
In vielen Bürogebäuden mangelt es an Besprechungsräumen. Reservierungen werden oft vergessen. Um effektive Meetings abzuhalten, muss die Logistik organisiert werden. Wie oft erleben Sie, dass Sie und Ihre Kollegen 10 Minuten mit der Suche nach einem Raum verbringen? Dies alles geht zu Lasten Ihrer Besprechungszeit.
Schnappen Sie sich Ihre Stoppuhr
Ein Meeting sollte nie länger als 60 bis 90 Minuten dauern. Wir können unsere Konzentration einfach nicht so lange aufrechterhalten. Nehmen Sie eine Uhr und starten Sie die Stoppuhr. Das zwingt Sie, effektiv zu sein und sich auf die Prioritäten zu konzentrieren.
Treffen im Stehen
Wir haben den ganzen Tag gesessen. Dasselbe gilt auch für Meetings. Die Hälfte des Teams lehnt sich im Stuhl zurück, was die Effektivität und Interaktion Ihres Meetings nicht gerade fördert. Halten Sie Besprechungen also im Stehen ab, das funktioniert wirklich. Darüber hinaus ist es viel besser für Ihren Körper!
Die „Emotion“-Runde
Die Themen des Tages bringen im Büro viele Emotionen mit sich. Euphorie, Frustration, Irritation, Stress. Meetings werden oft genutzt, um diese Emotionen auszudrücken. Natürlich ist es wichtig, Emotionen auszudrücken, aber es ist nicht sinnvoll, dies während des gesamten Meetings zu tun. Beginnen oder beenden Sie das Treffen daher mit einer „Emotionsrunde“, in der sich jeder äußern kann.
Machen Sie eine Zusammenfassung
Wir trafen uns ein paar Stunden, besprachen alles, trennten uns dann und wussten nicht mehr so ​​recht, was besprochen wurde und wem welche Aufgaben übertragen wurden. Selten werden am Ende des Treffens konkrete Vereinbarungen getroffen. Es ist ratsam, jemanden damit zu beauftragen, eine Zusammenfassung zu erstellen, in der die Aktionspunkte für jede Person aufgeführt sind. Eine Art Zusammenfassung, inklusive Aufgabenteilung und Planung.
Führung beginnt mit Selbsterkenntnis.
Effektive Führungskräfte kennen ihre Stärken und Schwächen. Sie wissen, wann sie lenken und wann sie loslassen müssen. Diese Selbsterkenntnis entwickelt sich nicht von selbst, sondern erfordert bewusste Reflexion und die Bereitschaft, Feedback anzunehmen. Fragen Sie Ihr Team regelmäßig, wie es Ihre Führung erlebt, und nehmen Sie dessen Feedback ernst.
Ein häufiger Fehler von Führungskräften ist die Annahme, sie müssten auf alles eine Antwort wissen. In Wirklichkeit sind die besten Führungskräfte diejenigen, die die richtigen Fragen stellen, dem Fachwissen ihrer Teammitglieder Raum geben und den Mut haben, Wissenslücken einzugestehen. Das ist keine Schwäche, sondern eine Stärke.
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