Muchos gerentes conocen bien esta sensación: quieren que las cosas se hagan bien, así que prefieren hacerlas ellos mismos. Pero un gerente que lo hace todo por sí mismo se convierte en un cuello de botella para el equipo. Delegar no es un signo de debilidad; es una de las habilidades más importantes del liderazgo eficaz. Forma parte del proceso más amplio de desarrollo del liderazgo . Sin embargo, a muchos líderes les resulta difícil soltar las tareas. En este artículo, leerá exactamente qué implica la delegación, por qué es tan importante y cómo puede mejorarla paso a paso.
¿Qué es la delegación?
Delegar significa transferir una tarea, responsabilidad o autoridad a otra persona. Va más allá de simplemente subcontratar algo. Con una buena delegación, no solo se transfiere la ejecución, sino también la autoridad para tomar decisiones. El empleado tiene la libertad de abordar la tarea a su manera, dentro del marco establecido.
Existe una diferencia importante entre delegar y dejar pasar una tarea. Al dejar pasar una tarea, se la entregas sin contexto, sin expectativas claras y sin apoyo. Al delegar, se invierte tiempo en una correcta transferencia de responsabilidades previa, para que la otra persona pueda tener éxito. Esto requiere más tiempo al principio, pero a la larga resulta enormemente beneficioso.
Por qué delegar es esencial para los gerentes
La primera y más evidente ventaja es el tiempo. Como gerente, dispones de un número limitado de horas al día. Al delegar tareas operativas, creas espacio para el trabajo estratégico: reflexionar sobre la dirección de tu equipo, mantener relaciones con las partes interesadas y trabajar en objetivos a largo plazo.
El segundo beneficio es el desarrollo del equipo. Los empleados crecen al asumir responsabilidades. Quienes nunca se enfrentan a retos se desmotivan. Al delegar tareas que se encuentran ligeramente fuera de su zona de confort, se ayuda a los empleados a desarrollar nuevas habilidades. Esto aumenta no solo sus competencias, sino también su compromiso con el trabajo.
La tercera ventaja es la diversificación del riesgo. Cuando todo el conocimiento y las responsabilidades recaen en una sola persona, el equipo es vulnerable. ¿Qué sucede si te enfermas o te vas de vacaciones? Al delegar, creas un equipo que puede funcionar incluso sin ti.
¿Por qué los gerentes tienen dificultades para delegar?
La razón más común es: "Es más rápido si lo hago yo mismo". Y suele ser cierto, al menos la primera vez. Pero este razonamiento te atrapa en un círculo vicioso donde cada vez tienes más trabajo mientras tu equipo permanece estancado.
Otro obstáculo común es el perfeccionismo. Temes que la otra persona no lo haga lo suficientemente bien. Pero en muchos casos, "suficientemente bien" es precisamente eso: suficiente. No todas las tareas tienen que estar a tu nivel. A veces, un 80 % de calidad es suficiente, sobre todo si consideras lo que puedes hacer con el tiempo libre.
A algunos gerentes les cuesta soltar el control. Se sienten responsables del resultado final (y lo son), pero confunden la responsabilidad con hacer el trabajo ellos mismos. Se puede ser responsable del resultado sin hacerlo todo uno mismo. Eso es precisamente lo que implica el liderazgo.
Delegar tareas en 6 pasos
Paso 1: Determina qué vas a delegar.
No todo es apto para la delegación. Entre las tareas que puedes delegar se incluyen: trabajo rutinario, tareas en las que un compañero tenga más experiencia que tú, proyectos bien definidos y tareas que contribuyan al desarrollo de un miembro del equipo. Conserva para ti las tareas estratégicas, que contengan información confidencial o que requieran una decisión directa de la dirección.
Paso 2: Elige a la persona adecuada
La persona idónea para una tarea delegada no siempre es la que la realiza más rápido. También conviene considerar quién puede aprender más de ella, quién se motiva y quién tiene la capacidad para asumirla. El liderazgo situacional resulta útil en este sentido: el nivel de orientación que se proporciona depende de la experiencia y la motivación del empleado.
Paso 3: Proporcionar una explicación clara
Una buena sesión informativa debe incluir: el resultado final deseado (no cómo lograrlo), la fecha límite, el presupuesto o los recursos disponibles, el grado de autonomía en la toma de decisiones y las personas de contacto. Utilice el método de objetivos SMART para concretar las expectativas.
Paso 4: Ofrecer apoyo sin tomar el control
Deja claro: «Estoy disponible si tienes algún problema, pero confío en que puedes hacerlo». Si es necesario, programa una breve reunión de seguimiento, pero evita la microgestión. Nada desmotiva más que la sensación de estar siendo vigilado a cada paso.
Paso 5: Suelta y acepta un enfoque diferente.
Esta es la parte más difícil para muchos gerentes. Es probable que el empleado aborde la tarea de manera diferente a como lo haría usted. Siempre y cuando el resultado cumpla con los acuerdos, no hay problema. De hecho, a veces un enfoque diferente produce resultados sorprendentemente mejores. Solo intervenga si el resultado final está en riesgo, no si el proceso se desarrolla de manera diferente a lo esperado.
Paso 6: Evaluar y proporcionar retroalimentación.
Después, analizan juntos el resultado. ¿Qué salió bien? ¿Qué se podría mejorar la próxima vez? Este es el momento de aprender, tanto para el empleado como para usted, quien delega. Una retroalimentación eficaz después de delegar aumenta la confianza y facilita la delegación en el futuro.
Los niveles de delegación
La delegación no es una cuestión de blanco o negro. Existen diferentes niveles, desde poca libertad hasta autonomía total. Un modelo ampliamente utilizado distingue cinco niveles:
Nivel 1: Investigación e informe. El empleado recopila información y presenta opciones. Usted toma la decisión.
Nivel 2: Investigación y asesoramiento. El empleado realiza la investigación, ofrece una recomendación y usted toma la decisión.
Nivel 3: Investigar, asesorar y ejecutar tras la aprobación. El empleado presenta una propuesta. Tras su aprobación, se pone manos a la obra.
Nivel 4: Tomar medidas y proporcionar retroalimentación. El empleado actúa de forma independiente y le informa del resultado.
Nivel 5: Actúa por tu cuenta, sin necesidad de retroalimentación. Autonomía total. El empleado actúa de forma independiente y solo informa en casos excepcionales.
Al elegir conscientemente el nivel adecuado, se le otorga al empleado la libertad justa. Un empleado principiante comienza en el nivel 1 o 2. Un profesional con experiencia puede desempeñarse en el nivel 4 o 5. Es tarea del gerente guiar gradualmente a los empleados hacia niveles superiores.
Delegación y gestión del tiempo
La delegación es una de las herramientas más eficaces para una mejor gestión del tiempo . La Matriz de Eisenhower te ayuda con esto: las tareas importantes pero no urgentes a menudo se pueden delegar. Las tareas urgentes pero no importantes casi siempre se pueden delegar. De esta forma, liberas tiempo para lo que es verdaderamente importante y urgente.
Reserva un momento semanal para revisar qué tareas tienes pendientes y cuáles puedes delegar. Este momento para delegar no tiene por qué ser largo; quince minutos son suficientes, pero te ayudará a evitar volver a la costumbre de hacerlo todo tú mismo.
Errores comunes al delegar
Expectativas poco claras. «¿Podrías echarle un vistazo a ese informe?» no es una delegación de tareas. ¿Qué se supone que debe hacer exactamente el empleado? ¿Dar su opinión? ¿Reescribir el informe? ¿Verificar los datos? Cuanto más específico sea, mejor será el resultado.
Retira la tarea ante el primer obstáculo. Si el empleado se atasca, la tentación de retomarla es grande. Es mejor preguntar: "¿Con qué tienes dificultades?" y "¿Qué has intentado ya?". De esta forma, ayudas a la otra persona a encontrar la solución por sí misma.
No reconocer el mérito. Cuando un empleado realiza bien una tarea, hay que darle el crédito que se merece. Nada desmotiva más que sentir que uno, como gerente, se atribuye el mérito del trabajo ajeno.
Delega solo las tareas tediosas. Si solo delegas el trabajo administrativo, los empleados no se sentirán tomados en serio. Atrévete a asignar también tareas desafiantes y visibles. Eso demuestra que confías en tu equipo.
Empiece a delegar mejor hoy mismo.
Delegar es una habilidad que puedes desarrollar. Empieza poco a poco: elige una tarea esta semana que normalmente harías tú y asígnala a un miembro del equipo. Dedica tiempo a una buena reunión informativa, luego deja que la tarea se complete y evalúen juntos. Verás que se vuelve cada vez más fácil con el tiempo.
¿Quieres aprender a delegar con mayor eficacia y perfeccionar tus habilidades de gestión? Descubre los cursos de formación en gestión de Kenneth Smit . En nuestros cursos, desarrollarás habilidades prácticas que podrás aplicar de inmediato en tu entorno laboral.
La delegación eficaz es una habilidad fundamental del buen liderazgo. Descubre nuestros cursos de formación en liderazgo para fortalecer tus habilidades como directivo.
Al dar órdenes, le indicas a alguien exactamente qué hacer y cómo. Al delegar, transfieres la responsabilidad y le das a la otra persona libertad para elegir su enfoque. Te centras en el resultado, no en el proceso. Esto aumenta el compromiso y la implicación de los empleados.
Reserva para ti las tareas que requieran la toma de decisiones estratégicas, que contengan información confidencial o sensible, que estén relacionadas con asuntos de personal (como entrevistas de despido) y las tareas que te haya asignado específicamente la alta dirección.
Establezcan puntos de control claros con anticipación en lugar de monitorear constantemente. Concéntrense en el resultado final, no en el proceso. Pregúntense: si el resultado final es bueno, ¿importa cómo llegó el empleado a él? Generar confianza es fundamental.
Utilice los niveles de delegación. Comience con el nivel 1 (investigación e informe) y, a medida que aumente la confianza, asigne gradualmente más responsabilidades al empleado. Dedique tiempo adicional a explicar y guiar al principio. Esto dará excelentes resultados más adelante.
Una delegación eficaz requiere una buena gestión de las partes interesadas : es necesario saber quién tiene qué intereses y cómo involucrarlos.
