Molti manager conoscono bene questa sensazione: si desidera che le cose siano fatte bene, quindi si preferisce farle personalmente. Ma un manager che fa tutto da solo diventa un collo di bottiglia per il team. Delegare non è segno di debolezza; è una delle competenze più importanti per una leadership efficace. Fa parte del più ampio processo di sviluppo della leadership . Eppure, molti leader trovano difficile delegare i compiti. In questo articolo, leggerete esattamente cosa comporta la delega, perché è così importante e come potete migliorarla passo dopo passo.
Che cos'è la delega?
Delegare significa trasferire un compito, una responsabilità o un'autorità a qualcun altro. Va ben oltre il semplice "esternalizzare qualcosa". Con una buona delega, si trasferisce non solo l'esecuzione, ma anche l'autorità decisionale ad essa associata. Al dipendente viene data la possibilità di affrontare il compito a modo suo, entro i limiti stabiliti.
C'è una differenza fondamentale tra delegare e scaricare il lavoro. Quando si scarica il lavoro, si scarica un compito senza contesto, senza aspettative chiare e senza supporto. Quando si delega, invece, si investe tempo in un adeguato passaggio di consegne preliminare, in modo che l'altra persona possa svolgere il compito con successo. Questo richiede più tempo all'inizio, ma ripaga enormemente nel lungo periodo.
Perché la delega è essenziale per i manager
Il primo e più ovvio vantaggio è il tempo. Come manager, hai a disposizione un numero limitato di ore al giorno. Delegando le attività operative, crei spazio per il lavoro strategico: riflettere sulla direzione del tuo team, mantenere i rapporti con gli stakeholder e lavorare sugli obiettivi a lungo termine.
Il secondo vantaggio è lo sviluppo del team. I dipendenti crescono quando viene loro affidata la responsabilità. Chi non viene mai messo alla prova si demotiva. Delegando compiti che esulano dalla zona di comfort di qualcuno, si aiuta il personale a sviluppare nuove competenze. Questo non solo accresce le loro capacità, ma anche il loro coinvolgimento nel lavoro.
Il terzo vantaggio è la diversificazione del rischio. Quando tutte le conoscenze e le responsabilità sono concentrate nelle mani di una sola persona, il team è vulnerabile. Cosa succede se ti ammali o vai in vacanza? Delegando, si crea un team in grado di funzionare anche in tua assenza.
Perché i manager hanno difficoltà a delegare
La ragione più comune è: "Se lo faccio da solo, è più veloce". E spesso è vero, almeno la prima volta. Ma questo ragionamento ti intrappola in un circolo vizioso in cui ti ritrovi con sempre più lavoro da fare, mentre il tuo team rimane fermo.
Un altro ostacolo comune è il perfezionismo. Si teme che l'altra persona non svolga il lavoro in modo sufficientemente accurato. Ma in molti casi, "abbastanza buono" significa proprio questo: abbastanza buono. Non tutti i compiti devono essere eseguiti al tuo livello. A volte, l'80% della qualità è più che sufficiente, soprattutto se si considera cosa si può fare con il tempo risparmiato.
Alcuni manager faticano a rinunciare al controllo. Si sentono responsabili del risultato finale (e lo sono), ma confondono la responsabilità con il fare tutto il lavoro in prima persona. Si può essere responsabili del risultato senza dover fare tutto da soli. Questo è esattamente ciò che implica la leadership.
Delegare compiti in 6 passaggi
Passaggio 1: determina cosa deleghi
Non tutto si presta alla delega. Tra i compiti che puoi delegare ci sono: il lavoro di routine, i compiti in cui un collega ha più competenza di te, i progetti ben definiti e i compiti che contribuiscono allo sviluppo di un membro del team. Riserva per te i compiti strategici, quelli che contengono informazioni riservate o che richiedono una decisione diretta da parte del management.
Fase 2: Scegliere la persona giusta
La persona più adatta a un compito delegato non è sempre quella che lo svolge più velocemente. Bisogna anche considerare chi può imparare di più da esso, chi ne trae motivazione e chi ha le capacità per assumerselo. La leadership situazionale può essere d'aiuto in questo: il livello di supporto fornito dipende dall'esperienza e dalla motivazione del dipendente.
Fase 3: Fornire un briefing chiaro
Un buon briefing include: il risultato finale desiderato (non come raggiungerlo), la scadenza, il budget o le risorse disponibili, il grado di autonomia decisionale e i referenti. Utilizza il metodo SMART per rendere concrete le aspettative.
Passo 4: Offri supporto senza prendere il controllo
Afferma chiaramente: "Sono disponibile in caso di difficoltà, ma ho fiducia nelle tue capacità". Se necessario, programma un breve incontro intermedio, ma evita il micromanagement. Nulla è più demotivante della sensazione di essere controllati in ogni fase del lavoro.
Passo 5: Lascia andare e accetta un approccio diverso
Questa è la parte più difficile per molti manager. È probabile che il dipendente affronti il compito in modo diverso da come lo avreste fatto voi. Finché il risultato è conforme agli accordi, va bene. Anzi, a volte un approccio diverso porta a risultati sorprendentemente migliori. Intervenite solo se il risultato finale è a rischio, non se il processo si svolge in modo diverso da come avevate previsto.
Fase 6: Valutare e fornire un feedback
In seguito, discutete insieme il risultato. Cosa è andato bene? Cosa si potrebbe migliorare la prossima volta? Questo è il momento di imparare, sia per il dipendente che per voi in qualità di deleganti. Un feedback efficace dopo la delega aumenta la fiducia e facilita la delega in futuro.
I livelli di delega
La delega non è una questione di bianco o nero. Esistono diversi livelli, da una libertà limitata alla completa autonomia. Un modello ampiamente utilizzato distingue cinque livelli:
Livello 1: Ricerca e relazione. Il dipendente raccoglie informazioni e presenta le opzioni. La decisione spetta a te.
Livello 2: Ricerca e consulenza. Il dipendente effettua una ricerca, fornisce una raccomandazione e tu prendi la decisione.
Livello 3: Indagare, fornire consulenza ed eseguire dopo l'approvazione. Il dipendente presenta una proposta. Dopo la tua approvazione, si mette al lavoro.
Livello 4: Agire e fornire feedback. Il dipendente agisce in modo indipendente e ti informa del risultato.
Livello 5: Agire d'impulso, senza bisogno di feedback. Piena autonomia. Il dipendente agisce in modo indipendente e segnala solo in casi eccezionali.
Scegliendo consapevolmente il livello da applicare, si offre al dipendente la giusta dose di autonomia. Un dipendente junior inizia al livello 1 o 2. Un professionista esperto può operare al livello 4 o 5. È compito del manager guidare gradualmente i dipendenti verso livelli superiori.
Delega e gestione del tempo
La delega è uno degli strumenti più efficaci per una migliore gestione del tempo . La matrice di Eisenhower può esservi d'aiuto: i compiti importanti ma non urgenti possono spesso essere delegati. I compiti urgenti ma non importanti possono quasi sempre essere delegati. In questo modo, liberate tempo per ciò che è veramente importante e urgente.
Programma un momento settimanale per fare il punto sui compiti che devi svolgere e su quelli che puoi delegare. Questo "momento di delega" non deve essere lungo – quindici minuti sono sufficienti – ma ti impedisce di ricadere nell'abitudine di fare tutto da solo.
Errori comuni nella delega
Aspettative poco chiare. "Potresti dare un'occhiata a quel report?" non è un compito da delegare. Cosa dovrebbe fare esattamente il dipendente? Fornire un feedback? Riscrivere il report? Controllare i dati? Più si è specifici, migliore sarà il risultato.
Rinunciate al primo ostacolo. Quando il dipendente si blocca, la tentazione di riprendere il controllo del compito è forte. È meglio porre domande come: "Qual è la difficoltà che incontri?" e "Cosa hai già provato?". In questo modo, aiuterete l'altra persona a trovare la soluzione da sola.
Non dare il giusto riconoscimento. Quando un dipendente porta a termine un compito in modo eccellente, bisogna dargli il merito che gli spetta. Nulla è più demotivante della sensazione di prendersi, in qualità di manager, il merito del lavoro altrui.
Delega solo i compiti noiosi. Se deleghi solo il lavoro amministrativo, i dipendenti non si sentiranno presi sul serio. Abbi il coraggio di affidare anche compiti impegnativi e visibili. Questo dimostra che hai fiducia nel tuo team.
Inizia a delegare meglio oggi stesso
Delegare è un'abilità che si può sviluppare. Inizia con piccoli passi: scegli questa settimana un compito che normalmente svolgeresti tu e affidalo a un membro del team. Dedica del tempo a una buona spiegazione, poi lascia fare e valutate insieme i risultati. Noterai che diventerà sempre più facile dopo qualche tentativo.
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Quando si impartiscono ordini, si dice a qualcuno esattamente cosa fare e come. Quando si delega, si trasferisce la responsabilità e si dà all'altra persona libertà di approccio. Ci si concentra sul risultato, non sul processo. Questo aumenta il coinvolgimento e il senso di appartenenza dei dipendenti.
Riservati i compiti che richiedono decisioni strategiche, che contengono informazioni riservate o sensibili, che riguardano questioni di personale (come i colloqui di licenziamento) e i compiti che ti vengono assegnati individualmente dalla dirigenza.
Concordate in anticipo dei punti di controllo chiari, invece di monitorare costantemente. Concentratevi sul risultato finale, non sul processo. Chiedetevi: se il risultato finale è buono, importa davvero come il dipendente ci è arrivato? Dimostrare fiducia è fondamentale.
Utilizzate i diversi livelli di delega. Iniziate con il livello 1 (ricerca e reportistica) e, man mano che la fiducia cresce, affidate gradualmente al dipendente maggiori responsabilità. Investite tempo extra in spiegazioni e indicazioni all'inizio. Questo si rivelerà molto utile in seguito.
Una delega efficace richiede una buona gestione delle parti interessate : è necessario sapere chi ha quali interessi e come coinvolgerli.
