Cosa puoi fare come manager per ridurre il carico di lavoro dei tuoi dipendenti?

Sappiamo tutti che godersi il lavoro è incredibilmente energizzante. Un carico di lavoro elevato non deve necessariamente essere negativo; può persino dare una sensazione piacevole. Finché ci si sente in controllo, si può affrontare il mondo. Tuttavia, per i dipendenti, il carico di lavoro spesso si trasforma in stress lavorativo, ed è qui che sorgono i problemi. In quasi il 70% dei casi, l'assenteismo per problemi di salute mentale è correlato allo stress sul posto di lavoro, che spesso si traduce in assenze prolungate. Come puoi, in qualità di manager, prevenire situazioni in cui carichi di lavoro salutari si trasformino in stress?

Manager e quando la pressione si trasforma in stress

Lo stress non è un fenomeno improvviso. Spesso è dovuto a una combinazione di fattori. Le circostanze personali, ad esempio, possono essere un fattore scatenante. In un momento del genere, il carico di lavoro positivo può trasformarsi in stress. Oppure quando il carico di lavoro diventa così elevato che il dipendente perde il controllo sul proprio lavoro. L'equilibrio tra lavoro e vita privata viene compromesso, il che può portare a stress e assenteismo. È sempre importante monitorare entrambi i lati dell'equazione. Un dipendente con un sano equilibrio tra lavoro e vita privata può essere cruciale per il successo della tua azienda o del tuo reparto, ma un dipendente stressato può causare problemi significativi. Le piccole imprese, in particolare, hanno difficoltà ad assorbire e/o finanziare l'assenteismo.

Meno compiti non sono la soluzione

Quando un dipendente segnala di essere stressato, o quando tu, in qualità di manager, te ne accorgi, una delle tue prime e più logiche reazioni è quella di ridurre i suoi compiti e le sue responsabilità. Tuttavia, la ricerca ha dimostrato che ridurre il carico di lavoro non è la soluzione ai problemi legati allo stress. Anzi, spesso fa sentire peggio il dipendente, perché percepisce il tuo intervento come manager come un giudizio sulle sue qualità e competenze. Le persone traggono energia dal controllo di situazioni difficili, purché siano gestibili e gestibili. C'è una grande differenza tra molto lavoro e TROPPO lavoro. Quindi non prosciugare le energie del tuo dipendente assegnandogli meno compiti e responsabilità; piuttosto, offrigli complimenti, il supporto dei colleghi e maggiore autorità decisionale sul suo lavoro. Questo potrebbe anche significare, ad esempio, concedergli maggiore flessibilità per quanto riguarda l'orario di lavoro.

Cosa puoi fare allora?

Quindi, eliminare compiti e limitare le responsabilità non è il modo giusto per gestire il carico di lavoro e lo stress tra i dipendenti. Ma cosa si può fare?

Impara a riconoscere il punto di svolta

Come manager, spesso devi affidarti ai tuoi sensi e al tuo istinto. Riconoscere le situazioni in cui i dipendenti si trovano al limite tra carico di lavoro e stress è fondamentale. Ma non devi farlo da solo; come manager, puoi anche essere formato per sviluppare le giuste antenne. Ciò che dovrebbe sicuramente far scattare un campanello d'allarme è quando i dipendenti hanno costantemente la sensazione di dover fare straordinari per completare i loro compiti. O quando noti che la stanchezza inizia a farsi sentire e il dipendente commette errori che prima non erano comuni. Anche le scadenze variabili e una crescente mentalità del "sì, ma" sono spesso un segno dei tempi.

Parla con i tuoi dipendenti uno a uno

Lo stress è spesso un tabù enorme all'interno delle aziende e nelle culture aziendali, soprattutto nelle aziende con una forte cultura commerciale. Come manager, affronta questo problema e affrontalo senza mettere in difficoltà i tuoi dipendenti. Invece di effettuare valutazioni delle prestazioni un paio di volte all'anno, può essere molto efficace parlare brevemente con i tuoi dipendenti (10-15 minuti ciascuno) durante un incontro individuale, ad esempio una volta ogni due settimane o una volta al mese. Se affronti questo argomento in modo informale e non troppo formale, può essere un'occasione perfetta per verificare il loro carico di lavoro.

Rendere la gestione del tempo un tema centrale

In molti casi, non è nemmeno il carico di lavoro effettivo a causare problemi, ma la percezione di esso. La perdita di controllo è un fattore di stress molto più importante della lista di cose da fare. Le generazioni più giovani, in particolare, hanno difficoltà a gestire il tempo e a stabilire le priorità. Mancano di esperienza in questo ambito. Offrite ai vostri dipendenti l'opportunità di sviluppare le proprie competenze di gestione del tempo, ad esempio facilitando un corso o un programma di formazione.

Limitare la cultura degli incontri

Chiedete a qualsiasi dipendente cosa lo stressa. Probabilmente, "troppe riunioni" sarà in cima alla lista. Soprattutto nelle grandi organizzazioni, i dipendenti spesso trascorrono più tempo in sala riunioni che al computer o alla postazione di lavoro. Questo crea un carico di lavoro elevato e potenzialmente stress, poiché le attività vengono lasciate in sospeso e le email si accumulano quando le riunioni sono frequenti. Limitate il numero di riunioni nel vostro reparto. Ad esempio, traete ispirazione da metodologie come Agile/Scrum, dove, a parte un breve stand-up all'inizio della giornata, le riunioni di gruppo sono ridotte al minimo.

Offri ai tuoi dipendenti un "involucro flessibile"

Se i carichi di lavoro fossero prevedibili, potrebbero essere gestiti. Tuttavia, all'interno delle aziende, i carichi di lavoro spesso presentano picchi e cali in parte inaspettati. Soprattutto nei servizi alle imprese, i picchi e i cali del carico di lavoro rappresentano una sfida importante per i manager. Anche i vostri dipendenti lo percepiscono. In un momento sono estremamente impegnati e il lavoro è quasi ingestibile, mentre in altri momenti sono relativamente tranquilli. Tuttavia, i momenti di maggiore attività rimangono impressi nella memoria più a lungo di quelli tranquilli. Cercate di creare una forza lavoro flessibile, composta, ad esempio, da freelance che possano rafforzare il vostro team quando necessario. Lavorando con un gruppo fisso di freelance/liberi professionisti, sapete cosa state apportando e cosa aspettarvi. L'assunzione di ulteriore personale temporaneo è un segnale importante per i vostri dipendenti, che dimostra che prendete sul serio il loro carico di lavoro.