Verhandlungstechniken, Strategien und Fallstricke für Profis

Sie verhandeln häufiger, als Sie denken. Nicht nur beim Vertragsabschluss oder bei Gehaltsverhandlungen, sondern auch bei der Aufgabenverteilung im Team, der Abstimmung von Kundenterminen oder der Überzeugung des Vorstands von einem zusätzlichen Budget. Doch die meisten Berufstätigen lernen dies weder in der Schule noch während ihrer Ausbildung. Die Folge: Verhandlungen werden intuitiv geführt – mit durchwachsenen Ergebnissen. In diesem Artikel entdecken Sie bewährte Verhandlungstechniken, lernen, häufige Fehler zu vermeiden, und erhalten konkrete Strategien, die Sie sofort anwenden können.

Was ist Verhandeln?

Verhandlung ist der Prozess, in dem zwei oder mehr Parteien versuchen, eine Einigung in Angelegenheiten zu erzielen, in denen sie (noch) nicht übereinstimmen. Es geht darum, ein Ergebnis zu finden, das für alle Beteiligten akzeptabel oder, im besten Fall, wertvoll ist.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass es beim Verhandeln ums Gewinnen geht. Das stimmt nicht. Erfolgreiche Verhandlungen zielen darauf ab, Lösungen zu finden, die für beide Parteien einen Mehrwert schaffen. Die von Roger Fisher und William Ury entwickelte Harvard-Methode nennt dies „prinzipienorientiertes Verhandeln“: hart in der Sache, rücksichtsvoll gegenüber den Beziehungen.

Für Führungskräfte und Vertriebsmitarbeiter ist Verhandlungsgeschick eine Kernkompetenz. Ob es um Vertragsverhandlungen mit Lieferanten, Projektterminvereinbarungen mit Kunden oder die Beilegung von Arbeitskonflikten geht – die Prinzipien sind überall anwendbar.

Die fünf Phasen einer Verhandlung

Jede erfolgreiche Verhandlung durchläuft fünf Phasen. Wer diese Phasen kennt und sie bewusst durchläuft, hat einen Vorteil gegenüber der Gegenseite.

Phase 1: Vorbereitung

Die Vorbereitung entscheidet zu 80 % über den Ausgang Ihrer Verhandlung. Dennoch lassen viele diesen Schritt aus. Eine gute Vorbereitung umfasst drei Elemente. Erstens bestimmen Sie Ihre BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement): Was ist Ihre beste Alternative, falls die Verhandlung scheitert? Dies bestimmt Ihre Untergrenze. Zweitens legen Sie Ihr Zielergebnis fest: das Ergebnis, das Sie unbedingt erreichen möchten. Drittens analysieren Sie die Interessen der Gegenseite. Was will sie wirklich? Oftmals gibt es hier mehr Verhandlungsspielraum, als Sie denken.

Phase 2: Öffnung

Der Einstieg gibt den Ton für das gesamte Gespräch vor. Beginnen Sie mit dem Aufbau einer guten Gesprächsatmosphäre: ein kurzes persönliches Gespräch, die Identifizierung gemeinsamer Interessen oder ein Ausdruck der Wertschätzung für die Zusammenarbeit. Legen Sie anschließend die Agenda fest. Wer den Rahmen vorgibt, bestimmt die Verhandlung. Wagen Sie ein ambitioniertes erstes Angebot, denn Studien zeigen, dass das erste Angebot einen starken Einfluss auf das Endergebnis hat.

Phase 3: Erkundung

In dieser Phase entdecken Sie die wahren Interessen hinter den Positionen. Stellen Sie offene Fragen: „Was ist Ihnen bei dieser Zusammenarbeit am wichtigsten?“ oder „Was sind Ihre größten Bedenken?“ Hören Sie aktiv zu und fassen Sie das Gehörte zusammen. Je besser Sie die Interessen Ihres Gegenübers verstehen, desto kreativer können Sie nach Lösungen suchen, die für beide Seiten tragbar sind. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um gemeinsame Interessen zu identifizieren. Diese bilden die Grundlage für eine Vereinbarung.

Phase 4: Verhandlung und Zugeständnisse

Jetzt beginnt die eigentliche Verhandlung. Die goldene Regel für Zugeständnisse: Niemals etwas preisgeben, ohne eine Gegenleistung zu erhalten. Nutzen Sie die „Wenn…dann…“-Formel: „Wenn Sie einer längeren Laufzeit zustimmen, können wir den Preis um fünf Prozent senken.“ Machen Sie schrittweise Zugeständnisse. Beginnen Sie mit dem größten und verringern Sie jedes weitere. Dies signalisiert, dass Sie sich der Schmerzgrenze nähern.

Phase 5: Abschluss und Dokumentation

Ein guter Abschluss ist genauso wichtig wie ein guter Einstieg. Fassen Sie die getroffenen Vereinbarungen zusammen, vergewissern Sie sich, dass beide Parteien dasselbe verstanden haben, und halten Sie alles schriftlich fest. Nehmen Sie sich Zeit, die Beziehung zu festigen. Eine Verhandlung ist kein einmaliges Ereignis, sondern Teil einer längerfristigen Zusammenarbeit. Sorgen Sie dafür, dass die andere Partei mit einem guten Gefühl geht, selbst wenn Sie hart verhandelt haben.

Sieben bewährte Verhandlungstechniken

Neben der Phasenplanung gibt es spezifische Techniken, die Ihr Verhandlungsergebnis verbessern. Diese sieben Techniken basieren auf wissenschaftlicher Forschung und jahrelanger praktischer Erfahrung.

1. Der Ankereffekt. Das erste Angebot beeinflusst den gesamten Verhandlungsverlauf. Wer als Erster eine Zahl nennt, lenkt die Diskussion auf diesen Punkt. Wagen Sie es daher, als Erster ein ambitioniertes (aber realistisches) Angebot zu machen. Die Gegenseite wird unbewusst von Ihrem Ankerpunkt ausgehen.

2. Schweigen als Waffe. Nachdem Sie Ihr Angebot unterbreitet oder die Gegenseite einen Vorschlag gemacht hat: Schweigen Sie. Viele Verhandler nutzen die Stille für unnötige Zugeständnisse. Lassen Sie das Schweigen wirken. Die Gegenseite spürt den Druck zu reagieren und bringt oft zusätzliche Informationen oder einen Gegenvorschlag ein.

3. Die Salamitaktik. Fordern Sie nicht alles auf einmal, sondern in kleinen Schritten. Jeder Schritt fühlt sich wie ein kleines Zugeständnis an die Gegenseite an, kann aber insgesamt beträchtlich sein. Diese Taktik eignet sich besonders gut für langwierige Verhandlungen mit mehreren Themen.

4. Die richtige Präsentation. Wie Sie etwas präsentieren, beeinflusst, wie Ihr Gegenüber es bewertet. „Sie erhalten 15 % Rabatt“ klingt attraktiver als „Der Preis beträgt 850 Euro“, selbst wenn der Betrag gleich ist. Versetzen Sie sich bei Ihren Angeboten immer in die Lage Ihres Gegenübers: Welchen Vorteil hat er oder sie davon?

5. Paketverhandlung. Verhandeln Sie nicht über Einzelpunkte, sondern bündeln Sie diese zu Paketen. „Wir bieten eine längere Garantiezeit, schnellere Lieferung und einen festen Ansprechpartner. Im Gegenzug bitten wir um einen Zweijahresvertrag.“ Paketverhandlungen schaffen mehr Spielraum für kreative Lösungen als die Verhandlung einzelner Punkte.

6. Die Technik mit der höheren Attraktivität. Halten Sie immer einen Entscheidungsträger bereit. „Ich muss das nur kurz mit meinem Vorstand abklären“ gibt Ihnen Zeit zum Nachdenken und bewahrt Sie davor, unter Druck Entscheidungen zu treffen, die Sie später bereuen. Dies ist eine weit verbreitete Technik im professionellen Vertrieb.

7. Ermitteln Sie die ZOPA. ZOPA steht für Zone of Possible Agreement (Zone der möglichen Übereinkunft): der Bereich, in dem sich die Interessen beider Parteien überschneiden. Wenn Ihre Untergrenze bei 80.000 Euro liegt und die andere Partei bereit ist, maximal 95.000 Euro zu zahlen, liegt die ZOPA zwischen 80.000 und 95.000 Euro. Schätzen Sie die ZOPA möglichst frühzeitig ein, um zu wissen, wie viel Spielraum besteht.

Die fünf häufigsten Fehler beim Verhandeln

Auch erfahrene Verhandler tappen in Fallen. Kennen Sie diese fünf häufigen Fehler und vermeiden Sie sie.

Fehler 1: Sie kennen Ihre beste Alternative (BATNA) nicht. Ohne Alternative sind Sie dem Verhandlungspartner ausgeliefert. Entwickeln Sie immer eine überzeugende BATNA, bevor Sie sich an den Verhandlungstisch setzen. Je besser Ihre Alternative, desto stärker Ihre Position.

Fehler 2: Zu schnelle Zugeständnisse machen. Unter Druck oder aus Angst, den Deal zu verlieren, geben Verhandlungspartner oft zu schnell nach. Jedes Zugeständnis ohne Gegenleistung schwächt Ihre Position. Lassen Sie sich Zeit. Es ist völlig in Ordnung, wenn eine Verhandlung etwas Zeit in Anspruch nimmt.

Fehler 3: Fokus auf Positionen statt auf Interessen. „Wir wollen 10 % Rabatt“ ist eine Position. Das zugrunde liegende Interesse könnte Budgetsicherheit, die Zustimmung des Aufsichtsrats oder eine konkurrierende Alternative sein. Indem man nach dem Interesse fragt, findet man oft kreativere Lösungen, als einfach einen Rabatt anzubieten.

Fehler 4: Die Beziehung verhandeln. Eine gewonnene Verhandlung, aber eine verlorene Beziehung ist kein Sieg. Schon gar nicht, wenn man häufig mit demselben Geschäftspartner zu tun hat. Investieren Sie in die Beziehung, auch (und gerade dann), wenn die Verhandlung schwierig wird. Dies deckt sich mit der Bedeutung guter Gesprächstechniken im Vertrieb.

Fehler 5: Fehlende schriftliche Dokumentation. „Wir haben das doch so vereinbart, oder?“ ist ein Satz, den man nie hören möchte. Vereinbarungen sollten sofort, am besten noch während des Gesprächs, festgehalten werden. Eine kurze E-Mail mit der Zusammenfassung der Vereinbarungen im Nachhinein beugt späteren Streitigkeiten vor.

Verhandlungsführung als Manager: Interne Verhandlungen

Verhandlungsgeschick ist nicht nur eine Vertriebskompetenz. Als Führungskraft verhandeln Sie täglich innerhalb Ihres eigenen Unternehmens: über Budgets mit der Finanzabteilung, über Prioritäten mit anderen Teamleitern, über Fristen mit Ihrem Kunden und über Anstellungsbedingungen mit Ihren Teammitgliedern.

Interne Verhandlungen haben eine zusätzliche Dimension: Die Zusammenarbeit muss auch im Anschluss fortgesetzt werden. Die Beziehung ist oft wichtiger als das kurzfristige Ergebnis. Wählen Sie daher bewusst einen kooperativen Ansatz. Suchen Sie nach Lösungen, die beiden Seiten zugutekommen. Eine Führungskraft, die in internen Verhandlungen immer „gewinnt“, verliert letztendlich das Vertrauen ihrer Kollegen.

Eine gute Vorbereitung auf interne Verhandlungen beinhaltet die Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten, nicht nur Ihrer eigenen und der Ihres direkten Gesprächspartners. Wer hat noch ein Interesse am Ergebnis? Welche Abteilungen sind betroffen? Durch eine umfassendere Betrachtung finden Sie mehr Gemeinsamkeiten für eine Einigung. Möchten Sie sich in diesem Bereich verbessern? Informieren Sie sich über die Möglichkeiten eines Vertriebstrainings oder Managementtrainings bei Kenneth Smit.

Online-Verhandlung: Tipps für Videoanrufe und E-Mails

Immer mehr Verhandlungen finden online, per Videoanruf oder E-Mail statt. Dies erfordert eine Anpassung Ihrer Vorgehensweise.

Bei Videoanrufen geht ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren. Gleichen Sie dies aus, indem Sie häufiger zusammenfassen („Habe ich das richtig verstanden, dass…?“) und sich explizit nach dem Befinden Ihres Gegenübers erkundigen. Sorgen Sie für eine professionelle Atmosphäre und minimieren Sie Ablenkungen. Nutzen Sie die Chatfunktion, um Termine direkt zu vereinbaren.

Bei Verhandlungen per E-Mail ist das Risiko von Missverständnissen höher. Tonfall und Absicht lassen sich schriftlich nur schwer vermitteln. Nutzen Sie E-Mails für den Austausch von Angeboten und Dokumenten, führen Sie die eigentliche Verhandlung jedoch mündlich. Rufen Sie an, wenn Sie merken, dass sich der E-Mail-Verkehr zuspitzt.

Verbessern Sie Ihre Verhandlungsfähigkeiten

Verhandeln ist eine Fähigkeit, die man lernen und trainieren kann. Am besten verbessert man sich durch gezieltes Üben. Bereiten Sie sich mithilfe der fünf Phasen in diesem Artikel auf Ihre nächste Verhandlung vor. Wählen Sie eine Technik, die Sie ausprobieren möchten, und analysieren Sie anschließend, was funktioniert hat und was nicht.

Möchten Sie schneller vorankommen? In Kenneth Smits Verkaufstrainings üben Sie Verhandlungstechniken in realistischen Simulationen. Sie erhalten direktes Feedback von erfahrenen Trainern und lernen aus den Erfahrungen anderer Teilnehmer. Ob Sie Kundengespräche führen oder interne Stakeholder überzeugen müssen – gezieltes Training macht den entscheidenden Unterschied.