Für viele stehen die Ferien schon wieder vor der Tür. Nach wochenlangem Countdown ist es endlich soweit: Der Urlaub rückt näher. Doch bevor es soweit ist, graut es Ihnen vor der ganzen Arbeit, die noch vor Ihnen liegt. Wie sollen Sie bloß all das schaffen, bevor Sie in den Urlaub fahren? Ein Arbeitstag hat nur acht Stunden, und Sie haben noch tausendundeine Aufgaben zu erledigen. Hilfe! Läuft Ihnen der Schweiß schon über die Stirn? Keine Sorge: Kenneth Smit eilt zur Hilfe! In diesem Blog geben wir Ihnen fünf Tipps, damit Sie pünktlich in den Urlaub fahren und beruhigt Ihr Büro abschließen können.
Also, und 1. Erstellen Sie eine To-Do-Liste
Wahrscheinlich erstellen Sie bereits regelmäßig (monatlich, wöchentlich oder täglich) eine To-Do-Liste. Schnappen Sie sich Ihre To-Do-Liste und sehen Sie, was Sie vor Ihrem Urlaub erledigen können. Tun Sie dies rechtzeitig, beispielsweise einen Monat vor Ihrem Urlaub. Fragen Sie sich: Was kann ich noch selbst erledigen und welche Aufgaben sollte ich einem Kollegen übertragen? Eine realistische Sichtweise ist wichtig: Seien Sie sich bewusst, dass Sie kein höchster Gott sind. Sie können jeweils nur eine Aufgabe erledigen. Entscheiden Sie selbst, was Sie vor Ihrem Urlaub unternehmen und was bis nach dem Urlaub warten kann.
Und bevor Sie in den Urlaub fahren, erledigen Sie Ihre To-Do-Liste für die Zeit nach dem Urlaub. So wissen Sie genau, was Sie nach Ihrem Urlaub erwartet. Das gibt Ihnen Ruhe und erleichtert Ihnen den Wiedereinstieg.
2. Legen Sie Ihren Back-to-Office-Termin ein paar Tage später fest
Bevor Sie in den Urlaub fahren, richten Sie in Ihrer geschäftlichen E-Mail eine Abwesenheitsbenachrichtigung ein. Geben Sie in dieser Benachrichtigung Ihre Rücksendung bewusst ein paar Tage später an (z. B. zwei). Wie viele Tage später Sie am besten ausfüllen, hängt davon ab, wie viel Platz Sie für die ordnungsgemäße Verarbeitung Ihrer E-Mails benötigen. Indem Sie den Termin bewusst etwas später eingeben, haben Sie bei Ihrer Rückkehr mehr Zeit für Ihren Posteingang und können leichter Prioritäten setzen. Und noch ein Vorteil: Es hilft auch gegen Stress und Angst, denn externe Parteien können von Ihnen erwarten, dass Sie nach Ihrer Rückkehr sofort auf ihre E-Mails antworten.
3. Vereinbaren Sie keine Termine
Um beruhigt in den Urlaub zu fahren, vereinbaren Sie keine Termine. Vereinbaren Sie beispielsweise keine Termine zwei Tage vor Ihrem letzten Arbeitstag. So können Sie die verbleibende Zeit nutzen, um Ihre To-Do-Liste abzuhaken. Und durch den Verzicht auf Termine entstehen keine neuen Aufgaben und Sie können sich voll und ganz auf die verbleibenden Aufgaben konzentrieren. Ist es an Ihrem Arbeitsplatz nicht möglich, Termine zu vereinbaren? Dann beschränken Sie es auf ein Minimum.
4. Vereinbaren Sie einen Ersatz
Während Ihres Urlaubs muss jemand Ihre Aufgaben übernehmen. Vereinbaren Sie, welcher Ihrer Kollegen Ansprechpartner für Ihre Arbeit sein soll. Diese Person muss außerdem genau wissen, was Ihre Position mit sich bringt und an welchen aktuellen Projekten Sie arbeiten. Kommunizieren Sie Ihre Aufgaben klar, damit die Person genau weiß, was sie tun muss. Und geben Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz den Namen und die Kontaktdaten Ihres Vertreters an, damit wichtige Angelegenheiten wie gewohnt weiterlaufen können.
5. Lassen Sie Ihre Arbeit zu Hause
Ein Feiertag ist ein Feiertag und das bedeutet, dass Sie nicht mit Ihrer Arbeit beschäftigt sind. Versuchen Sie nicht, zur Arbeit zu gehen, indem Sie Ihre geschäftlichen E-Mails öffnen oder im Intranet nachsehen. Denn sobald Sie mit der Arbeit beginnen, sind es nur noch wenige Stunden bis zur Arbeit... Kann man im Urlaub nicht ohne Sie arbeiten? Dann vereinbaren Sie, dass Sie zu festen Zeiten erreichbar sind. Wenn Ihre Kollegen wissen, dass Sie jeden Werktag von 10 bis 11 Uhr erreichbar sind, haben Sie den Rest des Tages für sich. Anschließend können Sie ein erfrischendes Bad nehmen, eine Safari unternehmen oder auf dem Boulevard einkaufen gehen.
Fazit
Mit den obigen Tipps können Sie entspannt in den Urlaub fahren. Möchten Sie das wunderbare Urlaubsgefühl auch nach Ihrem Urlaub bewahren und Ihre Zeit weiterhin selbst einteilen? Dann ist ein Zeitmanagement-Training genau das Richtige für Sie.
