"Buon pomeriggio, con chi sto parlando?" Rispondi mai al telefono in questo modo? Probabilmente no, perché come venditore o manager, sai quanto è importante il modo in cui ti presenti al telefono.
Durante una conversazione telefonica non c'è possibilità di comunicare con il linguaggio del corpo; il tuo interlocutore basa il suo giudizio esclusivamente su elementi linguistici. Sei in grado di fare una buona impressione al telefono?
Migliorare, e il telefono può fare la differenza tra il successo e il fallimento
Oggigiorno, la maggior parte delle comunicazioni interne alle aziende avviene tramite e-mail. Ciononostante, il contatto telefonico rimane di grande importanza. Alcune sfumature e dettagli difficili da trasmettere via e-mail, o questioni urgenti che richiederebbero troppo tempo per essere risolte tramite posta elettronica, vengono spesso gestiti telefonicamente.
Inoltre, il telefono è un mezzo di comunicazione più "coinvolgente", il che lo rende particolarmente adatto alle vendite (in entrata e in uscita). Che si tratti di chiamate a freddo o di contatti con clienti esistenti, il modo in cui si conduce una conversazione telefonica può determinare il successo o il fallimento delle future opportunità di vendita.
Molti fattori sono di grande importanza durante una conversazione telefonica. Innanzitutto, la connessione stessa e il rumore di fondo. Una connessione scadente o un forte rumore di fondo infastidiscono l'interlocutore. Anche se non si può fare nulla al riguardo, ciò influenzerà in parte la sua impressione su di voi.
Questo vale anche per il modo in cui parli. Mostra calma, soprattutto non parlare velocemente e sii molto chiaro in ciò che dici.
Se è necessario raggiungere degli accordi, assicurati di fornire regolarmente un breve riassunto e di ripetere le risposte, in modo che il tuo interlocutore abbia l'impressione che lo stai ascoltando attentamente e che hai compreso appieno le sue risposte.
Tutti questi aspetti si possono imparare! Che si tratti del tono di voce o del modo in cui ci si presenta (prima dando il benvenuto, poi menzionando il nome dell'azienda e infine il proprio nome), è questione di pratica e disciplina.
Insieme, questi componenti determinano forse il 50% dell'impressione che lasci.
Tuttavia, c'è una qualità autentica che non si può imparare e che fa la differenza: l'entusiasmo!
L'entusiasmo è la chiave!
"Wow, mi fa sempre piacere parlare con te al telefono, sei sempre così allegra." Sentiamo spesso queste parole da clienti e partner commerciali. Non c'è niente di più efficace!
Non c'è modo di superare la benevolenza che si conquista con un entusiasmo genuino. Sei sempre al meglio al telefono? Sai meglio di chiunque altro che una telefonata a volte può essere percepita come decisamente sgradita.
In questi casi, può essere difficile apparire sinceri e cordiali. Tuttavia, questo aspetto è così importante che vi consigliamo di non rispondere al telefono per un momento. Richiamate più tardi; sarà più vantaggioso sia per voi che per il vostro interlocutore.
Una reazione entusiasta al telefono può immediatamente stemperare tutta la negatività di, ad esempio, una conversazione che comunica una brutta notizia. Può anche rallegrare notevolmente la giornata della persona all'altro capo del filo.
Cogli questa opportunità e dimostra al tuo interlocutore che hai sempre un atteggiamento positivo nei confronti della relazione.
Telefono ed e-mail si rafforzano a vicenda
Infine, vogliamo mettervi in guardia da un potenziale inconveniente. Il contatto telefonico è ottimo per prendere decisioni decisive. Tuttavia, può risultare fastidioso il fatto che le questioni discusse al telefono raramente vengano messe per iscritto. È qui che entra in gioco l'e-mail.
La comunicazione via e-mail e telefonica si rafforzano a vicenda in modo significativo. Prenditi il tempo necessario per riassumere le conclusioni della telefonata in un'e-mail di riepilogo subito dopo la fine della conversazione.
In questo modo non potranno più presentarsi ambiguità che spesso compromettono il progresso di un progetto.
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